Gespraechsfuehrung (TaschenGuide)

eine Mitarbeiterbesprechung erforderlich ist, dann hängt es weitgehend von Ihnen als dem Vorgesetzten ab, die Weichen durch eine gute Vorbereitung und eine zügige und faire Gesprächsleitung auf Erfolg zu stellen.
    Vorbereitung einer Mitarbeiterbesprechung
Personelle Vorüberlegungen
Wer aus dem Team (der Abteilung) muss eingeladen werden?
Sind abteilungsexterne Teilnehmer zu berücksichtigen?
Ist der Teilnehmerkreis einigermaßen homogen?
Welche Kenntnisse bringen die Teilnehmer mit?
Was können die Teilnehmer zur Lösung des Problems beitragen?
Müssen alle Teilnehmer zu allen Besprechungspunkten anwesend sein?
Thematische Vorbereitung
Sind die Themen eindeutig formuliert?
Gibt es klare Besprechungsziele?
Lassen sich die Themen in begrenzter Zeit behandeln?
Welche alternativen Meinungen (Argumente) werden voraussichtlich vertreten?
Welche zusätzlichen Probleme können zur Sprache kommen?
Organisatorische Vorbereitung
Störungsfreier Besprechungsort
Zeitpunkt, Dauer
Unterlagen für die Teilnehmer
Bewirtung
Benötigte Hilfsmittel (Blöcke, Schreibzeug, Flipcharts, Pinnwände, Projektor usw.)
    Zur organisatorischen Vorbereitung gehört auch eine rechtzeitig verschickte und aussagekräftige Einladung der Teilnehmer unter Bekanntgabe der Tagesordnung. Achten Sie darauf, dass die einzelnen Tagesordnungspunkte so formuliert werden, dass die Teilnehmer das jeweilige Problem erkennen können.
    Beispiel
    Die Formulierung „Arbeitszeitregelung“ oder sogar nur „Arbeits-zeit“ lässt viele Auslegungen zu, während „Beschluss über die Einführung der neuen Arbeitszeitregelung ab …“ deutlich sagt, worum es geht.
    Auch der Tagesordnungspunkt „Vertrieb“ ist vieldeutig, während mit „Maßnahmen zur Umsatzsteigerung im Auslandsvertrieb“ den Teilnehmern ein klarer Hinweis gegeben wird.
    Inhalte einer Tagesordnung
Wo findet die Besprechung statt?
Termin und voraussichtliche Dauer
Berücksichtigen Sie jedes Einzelthema als eigenen Tagesordnungspunkt.
Verstecken Sie die „heißen Eisen“ nicht im Punkt „Verschiedenes“.
Aussagekräftige Formulierung jedes Tagesordnungspunkts. Welche Unterlagen sind mitzubringen?
Wer nimmt noch an der Besprechung teil?
    Wie Sie die Mitarbeiterbesprechung durchführen
    Die Verantwortung für den Besprechungsablauf liegt beim Vorgesetzten. Er hat eine geordnete Abwicklung sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass die Besprechungsziele erreicht werden. Er steuert die Diskussion, vermittelt Denkanstöße, unterbricht Vielredner und fasst – zwischendurch und am Schluss – die Ergebnisse zusammen.
    Wichtig
    Dem Besprechungsleiter muss es gelingen, den Kontakt zu und unter den Teilnehmern herzustellen, ihre Aufmerksamkeit für die verschiedenen Themen zu gewinnen und damit die Bereitschaft zur Mitarbeit sicherzustellen.
    Sorgen Sie dafür, dass auch die stilleren Mitarbeiter zu Wort kommen. Manche sind zu bequem oder zu ängstlich, um sich zu melden; sie verlassen dann die Mitarbeiterbesprechung unzufrieden und mit dem Hinweis, überhaupt nicht zu Wortgekommen zu sein. In solchen Fällen hilft das „Statement“. Zwingen Sie im Verlauf der Diskussion solche Mitarbeiter zu einer Stellungnahme, indem Sie in einer Rundumfrage jeden Teilnehmer um ein kurzes Statement zu dieser Fragestellung bitten. Selbst wenn sich manche nur kurz äußern oder sich der Meinung eines Vorredners anschließen, ist dies besser, als wenn sie ohne jeden Wortbeitrag die Besprechung verlassen.
    Checkliste: Durchführung einer Mitarbeiterbesprechung
Pünktlicher Beginn
Auf verspätete Teilnehmer wird nicht gewartet.
Nachzügler brauchen über den bisherigen Verlauf nicht informiert zu werden.
Begrüßung
Die Anrede muss dem Teilnehmerkreis entsprechen.
Auch bei Routinebesprechungen nicht auf die Begrüßung verzichten.
Gäste besonders begrüßen.
Noch nicht bekannte Teilnehmer vorstellen (Gäste, neue Mitarbeiter).
Allgemeine Einführungsinformationen (Regularien, Entschuldigungen usw.).
Darlegung der Themen (Tagesordnungspunkte)
Besprechungsziel formulieren
Teilnehmer zur Mitarbeit motivieren
weiteren Ablauf vorschlagen/vereinbaren
Zeitrahmen für den jeweiligen Besprechungspunkt bekannt geben
gegebenenfalls klären, wer Protokoll führt
Behandlung weiterer Themen wie vorher
Alle Teilnehmer zur Mitarbeit anregen
Eröffnungsfragen vorbereiten
grundsätzlich alle Teilnehmer ansprechen
auf Teilnehmer eingehen
Beiträge ernst nehmen
aktiv zuhören
mit Einwendungen korrekt umgehen
Alle zu Wort kommen