Halt den Mund hoer auf zu heulen und mach Deinen Job

Blickwinkel ist eine der am häufigsten verwendeten Techniken des modernen Geschäftslebens, die To-Do-Liste, auf der steht, was wir zu erledigen haben. Haben Sie eine To-Do-Liste? Haben Sie schon mal eine verwendet? Bestimmt. Es ist ein Werkzeug, das die Leute dazu bringen soll, ihre Arbeit einzuteilen, zu planen und zu strukturieren. Dabei geschieht leider oft das genaue Gegenteil. Lassen Sie mich mal ein bisschen ketzerisch werden und sagen: Die To-Do-Liste ist reine Zeitverschwendung und tötet Ihre Produktivität. Warum? Bitte beantworten Sie mir diese Frage: Was ist wichtiger – was Sie erledigen wollen oder was Sie gerade erledigen? Jeder auch nur halbwegs intelligente Mensch kennt die Antwort: das, was Sie gerade erledigen. Aber wir konzentrieren uns nicht auf das, was wir gerade tun. Wir konzentrieren uns auf das, was die Mitarbeiter tun sollen. Dazu meine nächste Frage: Warum ist es so wichtig, was die Leute tun sollen? Viel wichtiger ist doch, dass sie das Notwendige tun.
    Daran schließen sich jede Menge weitere Fragen an. Fragen zum Bereich Personalführung, Management, Produktivität, Leistungsübersichten, Quoten und Belohnungssystemen, um nur einige Dinge zu nennen.
    Die Arbeitgeber lieben es, wenn ihre Mitarbeiter geschäftig hin-und herwuseln. Die Abteilungsleiterin steht gerne stolz neben ihrem Chef und zeigt ihm, wie bienenhaft fleißig ihre Mitarbeiterinnen sind und wie viel in der Abteilung los ist. Aber ist das wirklich wichtig? Gut, es ist dann wichtig, wenn Kunden da sind, denn wenn die sehen würden, dass da einige nichts tun, wäre das schlecht fürs Firmenimage. Daher lautet die Antwort im Kundenbereich ja, es ist wichtig, dass die Mitarbeiter beschäftigt aussehen. Wenn Sie in für Kunden nicht zugänglichen Bereichen arbeiten, ist Ihr geschäftiges Aussehen kein Garant dafür, dass in Ihrer Abteilung ordentlich gearbeitet wird. Beurteilen Sie nicht die Geschäftigkeit, die sichtbare Aktivität. Beurteilen Sie lieber die tatsächliche Effektivität. Es zählt nicht, was die Mitarbeiter tun, sondern was sie leisten. Häufig ist der Mitarbeiter, der besonders fleißig wirkt, der ineffektivste. Aber der, der am fleißigsten aussieht, bekommt die Belohnung. Die Abteilungsleiter sollten sich nicht vom schönen Schein blenden lassen, sondern sich die getane Arbeit wirklich ansehen.
    Deshalb schlage ich vor: Werfen Sie die Zettel mit der Aufschrift „Zu erledigen“ in den Papierkorb. Werfen Sie Ihren in Leder gebundenen Planer mit der To-Do-Liste in der linken Spalte gleich hinterher. Drucken Sie lieber eine Liste mit den Worten „sofort erledigen” aus. Das ist meine Idee, und vielleicht werden Sie mir dafür noch sehr dankbar sein, aber es interessiert mich mehr, dass Sie Ihre Aufgaben auch wirklich erledigen. Wenn ich als Kunde in Ihrer Firma anrufe und nach meiner Bestellung frage, können Sie auf Ihre Liste schauen und fröhlich sagen: „Ist bereits erledigt, Herr Winget.” Das ist mir Belohnung genug.
    „Welchen Unterschied macht das schon?”
    Einen ziemlich großen. Zugegeben, beide Arten von Listen beschäftigen sich mit den künftig zu erledigenden Aufgaben. Aber es ist ein großer Unterschied in puncto Einstellung zwischen beiden Listen. Ihre To-Do-Liste ist nicht viel mehr als ein Wunschzettel. Ihre „Sofort erledigen“-Liste ist dringlicher und konzentrierter, es ist ein Handlungsplan für Ihren Arbeitstag. Sie zwingt Sie dazu, Ihre Aufgaben ständig zu überprüfen und in die zwei Kategorien „was ich noch heute erledigen muss” und „was ich sobald wie möglich erledigen möchte” zu trennen.
    Das ist die Quintessenz des ganzen Zeitmanagements: zu tun, was getan werden muss. Aber auch das Zeitmanagement hat sich über die Jahre hin total verändert.
    Sie haben keine Zeit für Zeitmanagement. Es ist zeitraubend. Sie sollten Ihre Zeit lieber für anderes verwenden als für Zeitmanagement – zum Beispiel, um all die Dinge zu erledigen, die dringend erledigt werden sollten.
    Überhaupt sollte man mit dem Zeitmanagement aufhören und sich stattdessen mit der Einteilung von Prioritäten befassen. Wenn man das Dringliche zuerst tut, braucht man sich keine Gedanken mehr um die Zeiteinteilung zu machen.
    Das Problem ist, dass die Prioritäten häufig nicht klar festgelegt sind. Sobald das Wichtigste gleich erledigt wird, wo ist dann das Problem? Aber man sollte natürlich immer wissen, was das Wichtigste ist.
    „Wenn die Prioritäten geklärt sind, fällt das Entscheiden