Blitzschnell entspannt

Jahres will ich vom Sachbearbeiter zum stellvertretenden Sachbereichsleiter aufgestiegen sein.«
Definieren Sie Zwischenziele für jedes Quartal, beginnend im laufenden Vierteljahr.
Schreiben Sie auf, welche konkreten Maßnahmen Sie unternehmen wollen, um die einzelnen Zwischenziele zu erreichen.
Überprüfen Sie einmal pro Quartal Ihre Ziele unter den Gesichtspunkten:
Bin ich im Zeitplan?
Beachte ich den Regelkreis des effektiven Arbeitens?
Sind mir die Ziele nach wie vor wichtig?
Prioritäten setzen
    Prioritäten setzen heißt zu entscheiden, welche Arbeiten Vorrang haben, was später oder gar nicht dran kommt. Wir setzen täglich mehrmals Prioritäten. Die Frage ist nur, ob wir das sachgerecht oder nach anderen Kriterien tun. Vielleicht setzen andere Menschen für uns die Prioritäten, indem sie uns unter Druck setzen, Stress auslösen, Drohungen ausstoßen.
    Wenn Sie künftig Prioritäten souverän und kompetent setzen wollen, kann Ihnen die Eisenhower-Matrix eine Hilfe sein. Das Besondere dieser Entscheidungshilfe besteht darin, dass sie zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheidet. Denn nicht alles, was wichtig und bedeutsam ist, hat gleichzeitig eine hohe Dringlichkeit. Sie werden eine Reihe positiver Wirkungen erleben:
Der große Arbeitsberg ist in drei bzw. vier kleine Stapel sortiert und dadurch überschaubarer geworden. Er hat seine Bedrohlichkeit verloren.
Sie können die Bearbeitung der Aufgaben entsprechend Ihrer persönlichen Leistungskurve planen (siehe nächstes Kapitel).
Sie können sicher sein, dass zum Feierabend die zentralen A-Aufgaben erledigt sind und nicht nur die vielen unwichtigen C-Aktivitäten.
    Die Matrix besteht aus einem Quadrat, das in vier Felder eingeteilt ist. Auf der horizontalen Achse des Quadrats nimmt die Dringlichkeit einer Aufgabe zu, auf der vertikalen die Wichtigkeit. So ergeben sich für die Dringlichkeit und Wichtigkeit jeweils zwei Stufen.

So wird’s gemacht
    Listen Sie alle Aufgaben auf und entscheiden Sie, in welches der vier Matrix-Felder die jeweilige Arbeit gehört:
Ist sie sowohl sehr dringend als auch sehr wichtig, handelt es sich um eine A-Aufgabe. Das bedeutet, sie hat heute oberste Priorität.
Ist sie zwar sehr wichtig, aber noch nicht so dringend, haben Sie eine B-Aufgabe vor sich. Tragen Sie sie für einen der nächsten Tage in Ihren Terminkalender ein.
Ist sie sehr dringend, aber nicht von besonders großer Bedeutung, dreht es sich um eine C-Aufgabe. Die können Sie – wenn möglich – delegieren oder sie in Ihrem Leistungstief, zum Beispiel kurz nach der Mittagspause bearbeiten.
Dann gibt es auch noch Arbeiten, die weder dringend noch wichtig sind. Das sind die so genannten P-Aufgaben. Die gehören unbearbeitet in den Papierkorb.
Leistungskurve beachten
    AUS DER PRAXIS
    »Erklären Sie mir bitte folgendes Phänomen«, bittet mich der Abteilungsleiter eines großen Unternehmens. »Vergangenen Dienstag habe ich mich daran gemacht, ein aktuelles Projekt zu bearbeiten, das für uns eine große Bedeutung hat. Doch ich konnte mich noch so sehr anstrengen. Ich war wie zugenagelt und kam einfach keinen Schritt voran. Nach zwei Stunden habe ich die ganzen Unterlagen entnervt in die Schublade gepackt. Zwei Tage später holte ich sie wieder auf den Schreibtisch, und was soll ich sagen, flott und zügig brachte ich die Arbeit zum Abschluss. Wie kann das möglich sein?«
    Zu welcher Uhrzeit, wollte ich von ihm wissen, er am Projekt gearbeitet habe. Am Dienstag sei es so gegen 14 Uhr und am Donnerstag ab 9 Uhr gewesen. Die Antwort lag auf der Hand: Er hatte seine persönliche Leistungskurve nicht beachtet.
    Unsere Leistungsfähigkeit ist Rhythmen unterworfen. Grob gesagt unterscheidet man zwischen Frühstartern und Spätstartern, die man auch Lerchen und Eulen nennt. Jeder Mensch hat seine individuelle Leistungskurve, die grundsätzlich an allen Tagen gleich ist, sich aber von Mensch zu Mensch stark unterscheiden kann.
    Wenn Sie nun in Ihrem Leistungstief eine knifflige Aufgabe bearbeiten, werden Sie die Erfahrung machen, dass Sie sich sehrschwer tun und nur mühsam Fortschritte machen. Im Leistungshoch dagegen gelingt Ihnen die Aufgabe erheblich leichter und mit weniger Kraftaufwand. Deswegen sollten Sie einfache Arbeiten möglichst ins Leistungstief legen.
    Wer seine Aufgaben entsprechend seiner Leistungskurve plant, arbeitet entspannt und unter Einsatz der gerade notwendigen Energie. Er fühlt sich auf angenehme Weise herausgefordert.
So wird’s