Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

„Fragen- und Antwortkatalogs“ zur Einführung der E-Bilanz (FAQ) online gestellt und unter folgender Adresse veröffentlicht: www.esteuer.de
    Um den Lesefluss nicht zu stören, wurde im Interesse des Lesers darauf verzichtet, an den jeweils betroffenen Stellen die Neuerungen und die alten Bestimmungen direkt gegenüberzustellen, also z. B. doppelte Buchungssätze bzw. Kontierungsvermerke (altes/neues Recht) anzugeben. Stattdessen widmet sich ein eigenes Zusatzkapital den Neuerungen. Dort werden insbesondere diese Änderungen erläutert, die den Bereich der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung betreffen. Der Fokus liegt dabei auf Themen, die für den Buchführungsalltag praxisrelevant sind, wie beispielsweise die Einführung neuer Konten oder neuer Kontenpläne.
    Für Anregungen und Hinweise sind Verlag und Autor dankbar.
    Rheinstetten, im März 2012
    Bernd Urban, Dipl.-Finanzwirt (FH), vereidigter Buchprüfer und Steuerberater

Allgemeine Grundlagen der Buchführung
    Für jeden Kaufmann besteht eine Buchführungspflicht. Das regelt § 238 Abs. 1 Satz 1 Handelsgesetzbuch (HGB). Wobei das Gesetz mit Buchführung die kaufmännische Buchführung meint.
    Die Buchführungspflicht des Kaufmanns besteht einerseits, damit die gesetzlichen Schutzfunktionen der Rechnungslegung erfüllt werden können. Zu diesen Schutzfunktionen gehören:
die Dokumentation von Geschäftsvorfällen und damit das Aufzeigen von Vermögen und Erfolg, sowohl zur Beweissicherung und -führung als auch zur Selbstinformation des Kaufmanns,
die Zahlungs- oder Ausschüttungsbemessung im Rahmen einer gesellschaftsvertraglichen Vermögens- bzw. Gewinnverteilung,
die Möglichkeit, Rechenschaft gegenüber Vertragspartnern und Informationen an Dritte, z. B. an Kapitalgeber, zu geben.
    Andererseits ist die Buchführungspflicht Grundlage dafür , den Jahresabschluss zu erstellen , da die Beträge aus der laufenden Buchhaltung und die Bestandsaufnahme am Ende des Geschäftsjahres das Zahlenmaterial bilden, aus dem die Vermögensübersicht des Kaufmanns aufgestellt (Bilanz) und der Jahresgewinn (Gewinn- und Verlustrechnung) festgestellt wird.
    Bestandteil der Buchführungspflicht ist u. a. das Gebot, Handelsbücher zu führen. Nebenbücher sind Teil der Handelsbücher. Das wohl wichtigste Nebenbuch ist das Geschäftsfreunde- bzw. Kontokorrentbuch.
    Die auf Sammelkonten verbuchten Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (L+L), die sogenannten Debitoren und Kreditoren, werden in der Kontokorrentbuchhaltung einzeln dargestellt (Personenkonten/Geschäftsfreundekonten).
    Rechtlich gesehen haben Handelsbücher Urkundencharakter i. S. d. §§ 267ff. Strafgesetzbuch (StGB). Sie sind u. a. als Beweismaterial Bestandteil der Insolvenzmasse (§ 36 Abs. 2 Nr. 1 Insolvenzordnung; InsO) und ihre Vorlageist für die Beweisführung im Rechtsstreit (§ 258 HGB), bei Auseinandersetzungen (§ 260 HGB) sowie bei Wirtschafts- und Insolvenzstraftaten (§§ 283ff. StGB) von Bedeutung.
    Wer ist Kaufmann im Sinne des HGB?
    Nur Kaufleute sind zur Buchführung und damit zum Führen von Handelsbüchern verpflichtet. Die §§ 1ff. HGB bestimmen, wer Kaufmann ist oder als solcher gilt.
    Danach ist Kaufmann, wer ein Handelsgewerbe gem. § 1 Abs. 1 HGB betreibt. Nach § 1 Abs. 2 HGB ist ein Handelsgewerbe
jeder Gewerbebetrieb,
der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.
    Als Kaufmann gilt auch, wer kein Kaufmann i. S. d. § 1 HGB ist, aber sein gewerbliches Kleinunternehmen nach § 2 HGB im Handelsregister eintragen lässt, also ein sogenanntes „im Handelsregister eingetragenes Kleingewerbe“ betreibt.
    Ein Gewerbebetrieb aufgrund einer gewerblichen Tätigkeit i. S. d. § 1 Abs. 1 HGB liegt vor, wenn der Kaufmann
eine selbstständige Tätigkeit ausübt,
in Gewinnerzielungsabsicht handelt und
sich am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr beteiligt, d. h., der Allgemeinheit – also einer unbestimmten Anzahl von Personen – Leistungen anbietet.
    Damit eine Tätigkeit als selbstständig eingestuft wird, muss sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
Sie muss im Außenverhältnis ungebunden sein, d. h. ohne Weisungsgebundenheit, also rechtlich selbstständig ausgeübt werden,
sie muss nachhaltig, also auf Dauer angelegt und auf eine Vielzahl von Geschäften ausgerichtet sein,
es darf sich bei der Betätigung weder um eine Vermögensverwaltung noch um einen freien Beruf oder um eine bestimmte land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit