Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

im Rahmen der Buchführungspflicht vom Kaufmann zu führen sind. Dies ist durchaus sachgerecht, da der Kaufmann im Einzelfall entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entscheiden muss, welche Bücher er in welcher Form benötigt, um den Überblick über die Lage des Unternehmens wahren zu können.
    Generell lassen sich bei den Handelsbüchern folgende Bücher unterscheiden:
Grundbuch (oder Journal),
Hauptbuch und
Nebenbuch (oder Hilfsbuch).
    Zu den Handelsbüchern, die der Kaufmann als Bestandteil der Buchführung führen muss, werden nach herrschender Meinung in erster Linie die Grund- und Hauptbücher gerechnet.
    In einem Grundbuch (oder Journal) werden die Geschäftsvorfälle zeitlich geordnet aufgezeichnet. Damit kann nachgewiesen werden, dass die Buchführung zeitgerecht erstellt wird.
    Im Hauptbuch werden diese Geschäftsvorfälle dann sachlich geordnet. Dies geschieht, indem die Geschäftsvorfälle den Sachkonten zugeordnet werden. Der Kaufmann legt dazu einen Kontenplan (auch Kontenrahmen genannt) fürsein Unternehmen an, in dem sämtliche Sachkonten des Unternehmens verzeichnet sind. Dieser Kontenrahmen muss entsprechend der jeweiligen Erfordernisse des Unternehmens hinreichend untergliedert sein. Ein solches Untergliederungserfordernis kann sich bspw. aus betriebswirtschaftlichen Informationsinteressen, gesetzlichen Ausweis- und Gliederungsvorschriften oder aufgrund steuerrechtlicher Vorschriften ergeben.
    Weil das Buchen inzwischen mittels fein aufeinander abgestimmter Softwareprogramme per elektronischer Datenverarbeitung (EDV) erfolgt, sind die Grund- und Hauptbuchaufzeichnungen eng miteinander verknüpft, wodurch die früher notwendigen Abstimmungen entfallen. Von eigentlichen Büchern kann heute kaum mehr die Rede sein, es handelt sich in der Regel um Kontenkarteien in Loseblattform bzw. um EDV-Listenausdrucke.
    I. d. R. ergänzen Nebenbücher das Hauptbuch. Die Nebenbücher enthalten Einzelinformationen, die aus Gründen der Übersichtlichkeit aus dem Hauptbuch „ausgelagert“ werden. Mit dem Führen eines Nebenbuchs vermeidet der Kaufmann somit, dass bei vielbebuchten Sachkonten die Klarheit und die Übersichtlichkeit der Kontenführung verloren gehen.
    Wichtige Nebenbücher führen in der Praxis die
Lager-,
Anlagen-,
Kassen-,
Wechsel-,
Lohn- und
Gehaltsbuchhaltung.
    Zu den Nebenbüchern müssen weiterhin die Aufzeichnung von
Haftungsverhältnissen i. S. d. § 251 HGB,
außerbilanziellen Geschäften (§ 285 Nr. 3 HGB) und sonstigen finanziellen Verpflichtungen,
Geschäften mit nahe stehenden Personen (§ 285 Nr. 21 HGB),
Finanzderivativen (§ 285 Nr. 23 HGB) und eine
„Geheimbuchhaltung“ zur Erfassung vertraulicher Vorgänge
    gerechnet werden.
    Da, wie bereits erwähnt, das Gesetz nicht explizit bestimmt, welche Bücher geführt werden müssen, gibt es hier Zweifelsfälle. So ist z. B. noch nicht eindeutig entschieden, ob eine Betriebsbuchhaltung als Handelsbuch i. S. d. § 238 HGB gilt. Man wird sie aber dann zu den nach GoB erforderlichen Nebenbüchern rechnen müssen, wenn sie benötigt wird, um dem Kaufmann den Überblick über seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens zu ermöglichen.
    Mit anderen Worten: Die Betriebsbuchhaltung zählt dann zu den Nebenbüchern, wenn sie erforderlich ist, um eine ordnungsgemäße Bewertung der unfertigen und fertigen Erzeugnisse sowie der aktivierungspflichtigen Eigenleistungen, insbesondere für Sachanlagen, und die sachgerechte Ableitung einer nach dem Umsatzkostenverfahren (§ 275 Abs. 3 HGB) aufgestellten Gewinn- und Verlustrechnung (GuV-Rechnung) zu gewährleisten.
    Ähnliches muss für das Risikofrüherkennungssystem (§ 91 Abs. 2 Aktiengesetz [AktG]) und das Risikomanagementsystem gelten. Darüber hinaus werden im Rahmen des internen Kontrollsystems (IKS) insbesondere bei großen Buchführungen stets Aufzeichnungen zu den Warenbewegungen erforderlich sein (bspw. Lieferschein/Liefermeldung für die Prüfung der inhaltlichen Richtigkeit einer Lieferantenrechnung), sodass die Frage, ob hier Handelsbücher vorliegen oder nicht, faktisch mit „Ja“ beantwortet werden muss.
    Keine Einigkeit herrscht im Schrifttum darüber, ob auch das Wareneingangsbuch nach § 143 Abgabenordnung (AO) bzw. das Warenausgangsbuch nach § 144 AO Handelsbücher sind. Jedoch sind Aufzeichnungen zum Wareneingang bzw. Warenausgang i. d. R. Unterlagen, die nach § 238 Abs. 1 Satz 3 HGB erforderlich sind, um die zugrunde liegenden