Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

weitergegeben.
    Grundsätzlich besteht bei Forderungsausfällen auch die Möglichkeit, statt eines internen Risikomanagements eine externe Absicherung vorzunehmen. Instrumente hierzu wären z. B. das Abschließen einer Warenkreditversicherung,Forfaitierung (regressloser Verkauf einer Forderung), Factoring („normaler“ Forderungsverkauf).
Kreditorenbuchhaltung – Beziehung zu externen „Anbietern“ (Gläubigern) pflegen
    Die Kreditorenbuchhaltung ist wie die Debitorenbuchhaltung ein Nebenzweig der Finanzbuchhaltung (Nebenbuchhaltung), der speziell für die Aufzeichnung der Kontokorrentbeziehungen zwischen dem eigenen Unternehmen und den Kreditoren (externe Lieferanten bzw. externe Anbieter einer Dienstleistung) zuständig ist.
    Hier steht die Bearbeitung der Eingangsrechnungen im Mittelpunkt, wozu insbesondere folgende Aufgaben gehören:
Pflege des Kreditorenstammsatzes,
Rechnungsprüfung sowie Kontierung,
Erfassen (Verbuchen) der eingehenden Rechnungen und Gutschriften,
Offene-Posten-Verwaltung,
Zahlungen Veranlassen (Erstellen und Ausführen der Daueraufträge, Daueranweisungen, auch die Vornahmen von An- und Vorauszahlungen),
Archivierung,
allgemeines Berichtswesen im Kreditorenbereich.
    Darüber hinaus gehören zum typischen Aufgabenspektrum der Kreditorenbuchhaltung beispielsweise die Korrespondenz mit den Kreditoren, Reisekostenabrechnungen, Pflege des Verrechnungskontos, Durchführung der Saldenbestätigungsaktionen sowie die Einhaltung aller gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften und Richtlinien. Hierbei besteht naturgemäß ein enger Bezug zum Beschaffungswesen, insbesondere zum Einkauf. Auch hier ist auf eine Funktionstrennung im Unternehmen (Vier-Augen-Prinzip) der Bereiche Kreditorenbuchhaltung einerseits und Beschaffungswesen, Materialverwaltung andererseits zu achten.
Das Risiko von Sanktionen minimieren
    Dieses Werk soll auch dazu beitragen, das Management bzw. Organe bestimmter Gesellschaften rechtzeitig vor Sanktionen zu bewahren bzw. die Beraterschaft für diesen Bereich zu sensibilisieren – Sanktionen, die sich insbesondereaus einer Verletzung von Ansatz-, Gliederungs- oder Bewertungsvorschriften ergeben.
    Der (nach § 256 Abs. 6 AktG heilbare) Mangel kann sich ergeben aus einer
unzulässigen Aktivierung oder Passivierung von Forderungen und/oder Verbindlichkeiten aus L + L, einer
Über- oder Unterbewertung von Forderungen und/oder Verbindlichkeiten aus L + L oder aus einer
Verletzung der Gliederungsvorschriften für bestimmte Gesellschaften nach § 266 HGB (= Ausweis Bilanzposten).
    So führt nach § 256 Abs. 5 Nr. 1 AktG eine Überbewertung (Aktivposten mit einem höheren Wert und Passivposten mit einem niedrigeren Betrag anzusetzen als bei Bewertung nach §§ 253 – 256 HGB) zur Nichtigkeit des Jahresabschluss es, sofern – allerdings entgegen dem gesetzlichen Wortlaut – eine wesentliche und schwerwiegende Beeinträchtigungen der Rechnungslegung vorliegt.
    Dies gilt auch für unterbewertete Posten nach § 256 Abs. 5 Nr. 2 AktG (Aktivposten werden mit einem niedrigeren Wert und Passivposten mit einem höheren Betrag angesetzt als nach §§ 253 bis 256 HGB zulässig), sofern hierdurch die Vermögens- und Ertragslage der Gesellschaft vorsätzlich unrichtig wiedergegeben oder verschleiert wird.
    Der Jahresabschlusses einer Kapitalgesellschaft, z. B. einer AG oder KGaA, kann nach § 256 Abs. 4 AktG auch dann nichtig sein, wenn durch den Verstoß gegen die Gliederungsvorschriften oder durch die Nichtbeachtung der in den Formblättern (nach § 330 HGB) getroffenen Regelungen der Jahresabschluss in seiner „Klarheit und Übersichtlichkeit“ wesentlich beeinträchtigt ist. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Bilanzposten weggelassen oder Aktiv- und Passivposten vermengt wurden. Ein wesentlicher Verstoß ist es auch, wenn die größenabhängigen Erleichterungen fälschlicherweise in Anspruch genommen wurden.
    § 256 AktG gilt nach der Rechtsprechung in entsprechender Anwendung auch für die GmbH, nicht aber für die Personen(handels-)gesellschaft. Für unter das PublG fallende Unternehmen gelten auch im PublG vergleichbare Vorschriften.
    Aus den vorstehend genannten Mängeln, die zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit des Jahresabschlusses führen, können sich nicht nur straf- oder bußgeldrechtliche Folgen für die Mitglieder des vertretungsberechtigtenOrgans oder des Aufsichtsrats von Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkten Personengesellschaften ergeben, sondern