Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Veränderungen von Buchungen muss der ursprüngliche Inhalt feststellbar sein. Es muss erkennbar sein, ob es sich um eine ursprüngliche oder eine später gemachte Eintragung handelt.
    Bei Buchungen auf Datenträgern müssen die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar und innerhalb angemessener Zeit lesbar sein.
    Besteht nach § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB die Buchführungspflicht, müssen grundsätzlich auch die gesamten Vorschriften der §§ 238-241 HGB sowie der nicht kodifizierten GoB eingehalten werden. An die Buchführungspflicht knüpfen damit, wie bereits ausgeführt, auch die Bilanzierungspflicht nach §§ 242ff. HGB sowie die damit verbundenen weiteren Rechnungslegungspflichten an. Dies gilt nicht, wenn der Kaufmann nach § 241a HGB auf die kaufmännische Buchführung verzichtet.
    Diese Buchführungsverfahren gibt es
    Techniken, die das Erfassen und Bearbeiten der Geschäftsvorfälle in der Buchführung regeln, werden als Buchführungsverfahren bezeichnet. Man unterscheidet dabei konventionelle und EDV-gestützte Verfahren.
    § 239 HGB regelt für Kaufleute zwar Einzelheiten zum Führen der Handelsbücher. Grundsätzlich ist der Kaufmann in der Wahl seiner Buchführungsform aber frei.
    Die konventionellen Buchführungsverfahren lassen sich nach der äußeren Ausgestaltung der Bücher unterteilen in:
Übertragungsbuchführung , bei der Geschäftsvorfälle in Büchern erfasst werden, und zwar zunächst chronologisch im Grundbuch (Kassenbuch, Wareneingangs- und -verkaufsbuch, Journal), von dem aus sie dann in die Sachkonten des Hauptbuchs übertragen werden;
Lose-Blatt-Buchführung , bei der Grund-, Hauptbuch und Nebenbücher im Wege der Durchschrift in einem Arbeitsgang erstellt werden;
Offene-Posten-Buchführung (OPOS-Buchhaltung), bei der das Führen der Nebenbücher der Debitoren- und Kreditorenbuchführung durch einen beleg- oder datenmäßigen Nachweis der jeweils offenen Posten ersetzt wird. Zu diesem Zweck werden die Belege von noch nicht beglichenen Rechnungen (Eingangs- oder Ausgangsrechnungen) getrennt von den bereits beglichenen Rechnungen „abgelegt“. Diese Art der Aufbewahrung ersetzt die eigentlichen Verbuchung, d. h. den Buchungssatz.
    Bei der gem. § 239 Abs. 4 HGB zulässigen Belegbuchführung handelt es sich um eine Sammlung von Belegdoppeln, die in einer solchen Weise geordnet sind, dass die Belegsammlung zum einen die Journalfunktion und zum andern auch die Kontenfunktion erfüllt. Dazu wird der Beleg einmal nach der zeitlichen Ordnung abgelegt (Journal) und das Doppel nach einer sachlichen Ordnung (Sachkonto, Kontenfunktion).
    Die Belegbuchführung, die auch im Rahmen der OPOS-Buchhaltung zulässig ist, hat in ihrer Reinform heute praktisch keine Bedeutung mehr. Sie findet heute nur noch dann Anwendung, wenn die Buchführung durch Dritte abgewickelt wird – bspw. durch einen Angehörigen der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe – und während der Zeit der Bearbeitung durch den Dritten der Kaufmann die Buchführung durch Belegsammlung fortführt.
    Neben den vorgenannten konventionellen Buchführungsverfahren ist gem. § 239 Abs. 4 HGB auch die Buchführung auf Datenträgern zulässig. Als Datenträger kommen infrage:
Mikrofilm oder andere Bildträger und
EDV-Datenträger.
    Bei der Mikrofilm-Buchführung wird die Buchführung nicht in Papierform dokumentiert, sondern auf Mikrofilm. Während die Mikrofilm-Buchführung in der heutigen Praxis keine wesentliche Rolle mehr spielt, werden die vorgenannten konventionellen Verfahren zunehmend durch den Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) verdrängt oder zumindest ergänzt.
    Es handelt sich bei der EDV-Buchführung um eine Buchführung, die auf Computern geführt und gespeichert wird. Dabei wird die manuelle Tätigkeit weitgehend auf die Belegsammlung, Belegprüfung, (Vor-)Kontierung (das Anbringen eines Buchungs- bzw. Kontierungsvermerks mit Kontenzuordnung, der vom Beleg zum Konto verweist) und die Belegeingabe beschränkt. Die einzelnen Buchungsschritte werden dagegen automatisch mittels EDV durchgeführt.
    Bei einer EDV-Buchführung, die der Kaufmann auch für Zwecke der Besteuerung in Deutschland führt, kann die Finanzverwaltung heute nach § 147 Abs. 6 AO die Einsicht in bzw. die Übergabe der in der Buchführung gespeicherten Daten verlangen. Damit ist bei EDV-Buchführungen eine Datenarchivierung entsprechend der Grundsätze der §§ 257f. HGB praktisch vorgeschrieben.
    Obgleich das Gesetz