Gespraechsfuehrung (TaschenGuide)

Austausch von Informationen während der täglichen Zusammenarbeit. Die meisten Mitarbeitergespräche (z. B. Einführungs-, Beurteilungs-, Zielvereinbarungs- oder Fördergespräch) können dagegen geplant und vorbereitet werden.
    Leider wird die Bedeutung der Gesprächsvorbereitung häufig unterschätzt. Mit Blick auf das Tagesgeschäft ist man schnell der Meinung, man habe die wesentlichen Aspekte des Gesprächsthemas im Kopf.
    Durch eine angemessene Vorbereitung stellen Sie sicher, dass
sich die Gesprächsdauer in einem angemessenen Rahmen hält,
Sie sich nicht auf der Beziehungsebene festfahren,
auch die Mitarbeiter ihre Anliegen in das Gespräch einbringen können,
die Gesprächsziele erreicht werden oder man ihnen zumindest näher kommt und
die Gespräche mit einem für beide Seiten akzeptablen Ergebnis enden.
    Um nichts zu vergessen, sollten Sie besonders wichtige Gespräche schriftlich vorbereiten. Das zwingt Sie zu mehr Konsequenz und erlaubt Ihnen während des Gesprächs einen Rückgriff auf Ihre Vorüberlegungen.
    Organisatorische Vorbereitung
    Ob eine schriftliche oder mündliche Einladung erfolgt, hängt vom Gesprächsanlass ab. Zu komplexeren Gesprächen, die in einem festen Turnus stattfinden z. B. Zielvereinbarungs-, Jahres- oder Beurteilungsgespräch), können Sie den Mitarbeiter schriftlich einladen. Kurzfristigere und weniger umfangreiche Gespräche (z. B. ein Feedbackgespräch) werden meist mündlich abgesprochen. Wichtig ist vor allem, dass der Mitarbeiter rechtzeitig über Zeitpunkt, Ort und Anlass des Gesprächs informiert wird. Nur so kann auch er sich auf das Gespräch vorbereiten.
    Termin und Ort sollten so gewählt werden, dass das Gespräch in Ruhe und ohne Unterbrechungen geführt werden kann. Die eigentliche Gesprächsdauer hängt vom jeweiligen Anlass und den beteiligten Personen ab; einen Richtwert gibt es nicht.
    Wichtig
    Planen Sie nicht nur Zeit für Ihre eigenen Themen ein, sondern lassen Sie auch Raum für die Anliegen Ihres Gesprächspartners.
    Und welcher Ort eignet sich am besten? Die meisten Mitarbeitergespräche werden sicherlich im Büro des Vorgesetzten geführt. Verschanzen Sie sich aber nicht hinter Ihrem Schreibtisch, sondern nutzen Sie z. B. einen geeigneten Besprechungstisch. Damit signalisieren Sie dem Mitarbeiter,dassdas Gespräch für Sie eine besondere Bedeutung hat. Wenn Sie selbst über kein eigenes Büro verfügen, sollten Sie einen zentralen Besprechungsraum benutzen.
    Auch der Arbeitsplatz des Mitarbeiters kann als Gesprächsort gewählt werden, wenn die notwendige Ruhe herrscht und die Vertraulichkeit sichergestellt ist. Durch ein Gespräch am Arbeitsplatz entziehen Sie der Vorgesetzten- Mitarbeiter- Situation, die für viele Mitarbeiter gesprächshemmend wirkt, ein Stück weit die Basis und schaffen Vertrauen beim Mitarbeiter.
    Die wichtigsten Aspekte der organisatorischen Gesprächsvorbereitung sind in der nachfolgenden Checkliste zusammengefasst.
    Checkliste: Organisatorische Gesprächsvorbereitung
Wann findet das Gespräch statt?
Wurde genügend Zeit eingeplant
für das eigene Anliegen?
für die Anliegen des Mitarbeiters?
Wo findet das Gespräch statt?
Wurde (falls nötig) ein Besprechungsraum gebucht?
Ist der Besprechungsraum vorbereitet?
Sind Störungen ausgeschlossen?
Wurde der Mitarbeiter rechtzeitig informiert
über den Termin und Ort?
über den Gesprächsanlass?
über notwendige Vorbereitungen?
Sind alle benötigten Unterlagen vorbereitet?
Stehen die notwendigen Hilfsmittel zur Verfügung (z. B. Visualisierungshilfen, Block)?
Bestehen faire Sitzverhältnisse?
Steht eine Bewirtung bereit?
Gibt es weitere Gesprächsteilnehmer?
Sind diese über Zeitpunkt, Ort und Inhalt des Gesprächs informiert?
Wer übernimmt welchen Gesprächsteil?
    Inhaltliche Vorbereitung
    Nach Art und Inhalt eines Gesprächs kann zwischen der Unterhaltung und dem Zweckgespräch unterschieden werden. Bei der Unterhaltung geht es lediglich um die Kontaktpflege zur anderen Person; andere Ziele sind im Allgemeinen nicht damit verbunden. Das Mitarbeitergespräch ist dagegen ein Zweckgespräch, das über die Kontaktpflege hinaus mit einer ganz bestimmten Absicht geführt wird.
    Werden Sie sich über Ihr Gesprächsziel klar
    Vorgesetzter und Mitarbeiter verfolgen im Mitarbeitergespräch ganz bestimmte Ziele, die sie erreichen wollen. Je mehr Klarheit über das verfolgte Ziel besteht, desto besser kann die Gesprächsführung darauf ausgerichtet werden und desto leichter kann