Personalgespraeche richtig fuehren

werden möchten, und leiten Sie Ihr Telefon um
Geben Sie dem Mitarbeiter das Gefühl, dass es während des Gespräches nichts Wichtigeres für Sie gibt
    Berücksichtigen sollte der Vorgesetzte hierbei auch die Rahmenbedingungen, die das Gespräch prägen und beeinflussen. Die Eröffnung sollte nicht aufgesetzt oder gekünstelt wirken, sondern situationsgerecht vorgenommen werden. Hierbei ist die Person des Mitarbeiters, die eigene Befindlichkeit und die des Mitarbeiters, aber auch der Ort des Gespräches und der Gesprächsanlass zu berücksichtigen.
    Grundsätzlich ist eine kurze Gesprächseröffnung günstiger als eine zu lange. Besonders wenn es um Gesprächsinhalte mit eher negativem Inhalt für den Mitarbeiter geht. Eine längere Einleitung wird vom Mitarbeiter als „Auf-die-Folter-Spannen“ oder als „Um den heißen Brei reden“ empfunden.
    Unter allen Umständen sollten in dieser Gesprächsphase die Techniken der Gesprächsführung Berücksichtigung finden. Denn wie Goethe bereits sagte: „Wenn man das erste Knopfloch verfehlt, dann bekommt man die Weste nicht mehr zu.“
Darstellung des Gesprächsanlasses
    In diesem Abschnitt findet der Übergang zum eigentlichen Gesprächsthema statt. Auch wenn hierbei der rationale Bereich im Vordergrund steht, so darf der persönliche Kontakt im emotionalen Bereich nicht abreißen. Der Vorgesetzte erklärt den zentralen Punkt und das Ziel des Gespräches. Es ist sicherzustellen, dass der Mitarbeiter voll und ganz bei der Sache ist. Nötigenfalls ist der Kern des Gespräches mit einem Aufmerksamkeitswecker einzuleiten. An dieser Stelle sei nochmals darauf hingewiesen, dass es ein Gebot der Fairness ist, den Mitarbeiter vor dem eigentlichen Gespräch den Anlass mitzuteilen, um ihm die Möglichkeit zu geben, sich adäquat vorzubereiten.
Kerngespräch
    Hier findet das eigentliche Gespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter statt. Der Inhalt ist jeweils abhängig vom Gesprächsanlass. Dem Mitarbeiter werden auch die in der Gesprächsvorbereitung erarbeiteten Informationen gegeben.
Gesprächsabschluss
    Auch der Gesprächsabschluss sollte (ähnlich der Eröffnung) in einer angenehmen und positiven Atmosphäre erfolgen. Zum einen, weil das was am Ende eines Gespräches gesagt wird besonders lange haften bleibt. Zum anderen, weil das Gesprächsende des einen Gespräches oftmals Ausgangspunkt für weitere Gespräche darstellt. Aus diesem Grund sollte Unangenehmes nicht erst am Schluss eines Gespräches behandelt werden, da sich der Vorgesetzte einen positiven Gesprächsabschluss verbaut. Das Gesprächsende könnte z. B. aus einer Zusammenfassung, einem Hinweis auf das positive Ergebnis oder einer konkret formulierten Danksagung bestehen.
2.4  Gesprächsauswertung
    Das Personalgespräch wird in den meisten Fällen nicht mit der Gesprächsdurchführung beendet sein. Der Vorgesetzte wird nach der Durchführung bemüht sein, das Gespräch auszuwerten bzw. zu analysieren. Unterschieden werden sollen die persönliche und die sachliche Analyse.
Persönliche Analyse
    Die persönliche Analyse
des Vorgesetzten hat die Verhaltensweisen der Gesprächsteilnehmer zum Gegenstand. Diese Analyse sollte vom Vorgesetzten nicht unterschätzt werden, da sie wichtige Informationen für weitere Gespräche liefert. Fehlverhalten kann zukünftig korrigiert bzw. vermieden werden.
    Fragen zur persönlichen Gesprächs- auswertung
    Zur besseren Auswertung sollten auch hier wieder die folgenden Fragen beantwortet werden:
Habe ich das Gesprächsziel erreicht?
Wie habe ich mich im Gespräch verhalten?
Was habe ich falsch gemacht? (z. B. Partner nicht ausreden lassen)
Wie war das Gesprächsklima?
Welchen Beitrag habe ich geleistet?
Welches Bild hat der Gesprächspartner von mir?
Welchen Eindruck habe ich vom Gesprächspartner?
Was muss ich bei weiteren Gesprächen mit diesem Partner beachten?
War der Gesprächszeitpunkt günstig?
Waren die überreichten Informationen und Unterlagen ausreichend vorbereitet?
Sachliche Analyse
    Die sachliche Analyse
richtet sich auf die organisatorischen Maßnahmen, die der Vorgesetzte nach dem Gespräch ergreifen muss. Diese werden individuell, je nach Gesprächsanlass und -inhalt, verschieden sein. Denkbar sind z. B. anschließende Telefonate, die Anfertigung von Gesprächsnotizen, die Weitergabe von Unterlagen und Kontrolle des Mitarbeiters. Sollten einem Gespräch nicht die im Gespräch vereinbarten Maßnahmen vom Vorgesetzten veranlasst werden, so ist davon auszugehen,