Personalgespraeche richtig fuehren

anderen Worten: das gesteckte Ziel muss für den Ausführenden verständlich sein.
2.2  Gesprächsvorbereitung
    Zweck der Gesprächsvorbereitung ist es, zu überlegen und zu planen, wie man die gesetzten Ziele bestmöglich erreicht. Für die Gesprächsvorbereitung sollte sich der Vorgesetzte genügend Zeit nehmen, da die Gesprächsdurchführung umso reibungsloser verläuft und die investierte Zeit meist aufgeholt wird. Bei schlechter Vorbereitung riskiert der Vorgesetzte, dass das Gespräch abgebrochen bzw. vertagt werden muss. Außerdem kann ein gut vorbereitetes Gespräch sinnvoll gegliedert und anhand eines „roten Fadens“ auf das Ziel ausgerichtet werden. Die Vorbereitung sollte sowohl in organisatorischer (technischer) als auch in psychologischer Hinsicht erfolgen.
Organisatorische Vorbereitung
    Um die organisatorische Vorbereitung durchzuführen, sollte sich der Vorgesetzte die folgenden Fragen beantworten:
    Fragen zur organisatorischen Vorbereitung
Wer nimmt am Gespräch teil?
Wo wird das Gespräch durchgeführt?
Wann wird das Gespräch durchgeführt?
Welche Hilfsmittel werden benötigt?
Wer nimmt am Gespräch teil?
    In der Regel wird sich die Auswahl der Teilnehmer aus dem Gesprächsziel bzw. -anlass ergeben. In den meisten Fällen handelt es sich beim Personalgespräch um ein „Vier-Augen-Gespräch“. Es kann auf Wunsch der Teilnehmer aber auch zu einem „Sechs-Augen- Gespräch“ werden, wenn z. B. der Betriebsrat oder ein Sachverständiger am Gespräch teilnimmt.
Wo wird das Gespräch durchgeführt?
    Der Gesprächsverlauf bzw. das -ergebnis wird u. a. geprägt durch die Umgebung, in der das Gespräch stattfindet. Nach Möglichkeit sollten Personalgespräche nicht im Büro des Vorgesetzten stattfinden, sondern in gesonderten Besprechungszimmern, um keine unnötigen psychologischen Barrieren zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter aufzubauen. Des Weiteren hat die Wahl des Gesprächsortes
unter dem Gesichtspunkt eines störungsfreien Ablaufes zu erfolgen. Besonders wichtig ist dies, wenn es um persönliche Angelegenheiten des Mitarbeiters geht. Störungen im Gesprächsverlauf können leicht Auswirkungen auf die Beziehungsebene haben, da sich der Mitarbeiter abgelehnt fühlt. Es entsteht rasch der Eindruck, dass dem Vorgesetzten nicht viel an dem Gespräch liegt. Es könnte eine negative Gesprächsatmosphäre entstehen. Ein störungsfreies Gespräch zeigt dem Mitarbeiter welchen Stellenwert er bei seinem Vorgesetzten einnimmt. Einfache Aufträge und kurze Informationen können dem Mitarbeiter selbstverständlich an dessen Arbeitsplatz gegeben werden.
    Bei der Wahl des Gesprächsortes ist auch auf die Beleuchtung, Belüftung und Zimmertemperatur zu achten, da dies ebenfalls Auswirkungen auf Gesprächsverlauf und -ergebnis hat. Des Weiteren ist die Sitzordnung von
Bedeutung.
    Zur Sitzordnung bei Personalgesprächen
    Bei einem Vier-Augen-Gespräch hat sich die „Übereck-Sitzordnung“ (Vorgesetzter und Mitarbeiter sitzen sich seitlich einander zugeordnet) bewährt. Psychologisch betrachtet soll die gegenübersitzende Ordnung leichter zu einer Konfrontation führen. Die räumliche Distanz zwischen den Gesprächspartnern sollte bei persönlichen Angelegenheiten 180 cm, bei eher sachlichen Inhalten 300 cm nicht übersteigen.
Wann wird das Gespräch durchgeführt?
    Auch der Gesprächszeitpunkt
ist für den Verlauf und das Ergebnis des Gespräches von Bedeutung. So sollte der Vorgesetzte sowohl den biologischen als auch den psychologischen Aspekt
des Gesprächszeitpunktes berücksichtigen. Der biologische Aspekt
besagt, dass die Gesprächsteilnehmer in ihrer Leistungsfähigkeit bestimmten Tagesschwankungen unterworfen sind. Die Leistungsfähigkeit ist vormittags am höchsten und deshalb für Gespräche und Besprechungen besonders gut geeignet. Die psychische Verfassung der Gesprächsteilnehmer berücksichtigt hingegen private und dienstliche Probleme, da diese den Gesprächsverlauf beeinflussen und vom Thema ablenken können. Des Weiteren sollte der Vorgesetzte den Gesprächstermin
(je nach Gesprächsanlass und -inhalt) rechtzeitig mit dem Mitarbeiter absprechen bzw. ihm den Termin rechtzeitig mitteilen. Sollte eine rechtzeitige Ankündigung nicht erfolgen, so wird sich der Mitarbeiter überfahren und benachteiligt fühlen. Auch die Gesprächsdauer sollte mitgeteilt und berücksichtigt werden. Bei längeren Gesprächen ist es ungünstig, sie kurz vor der Mittagspause oder kurz vor dem Feierabend zu legen.