Als unser Kunde tot umfiel

betrat. „Herr Rost, ich möchte heute mit Ihnen über unsere Zusammenarbeit sprechen.“ Ein Blick in sein Gesicht verriet mir, dass es ihn nicht besonders überraschte. „Das kommende Quartal ist für unseren Bereich Brot und Butter zugleich. Wenn wir es nicht schaffen, unseren aktuellen Rückstand aufzuholen, wird unsere Abteilung die Ziele nicht erreichen. Daher erwarte ich, dass wir alle mit vereinten Kräften genau dieses Ziel verfolgen.“ Herr Rost schaute mich an – und mir war sofort klar, dass er seine Position verteidigen musste. „Das kann ich schon verstehen“, sagte er und ich war überrascht, wie klar und ehrlich er das Thema aufnahm. „Aber ich schaffe es zeitlich einfach nicht.“ „Herr Rost, ich bin mir sicher, dass die Aufgaben, die ich Ihnen gegeben habe, nicht Ihr Arbeitspensum überschreiten. Was können wir also tun, damit Sie es hinbekommen, ohne dass Aufgabenbereiche wegfallen müssen?“ Das war die Gretchenfrage, die den weiteren Verlauf des Gesprächs beeinflussen würde.
    „Ich weiß es nicht. Wenn ich meinen Arbeitstag überblicke, dann bleibt einfach keine Zeit mehr. Ich wüsste nicht, wo ich das noch mit aufnehmen könnte.“ Bingo. Nicht gerade die Zusage zum Hauptgewinn, aber auch keine Palastrevolte. Das ist doch eine Ausgangslage für eine Lösungssuche. „Wenn Sie Ihren Arbeitstag so betrachten, welche Aufgaben fallen Ihnen denn besonders schwer beziehungsweise welche fallen Ihnen leicht?“ Herr Rost fing an zu erzählen, wie leicht ihm die administrativen Tätigkeiten von der Hand gingen, er aber noch keinen Plan habe, wie er das ganze Thema Akquise angehen sollte. Ich begriff, dass ich ihm die Aufgabe zu übereilt zugeteilt hatte und zu wenig Unterstützung anbot. Im weiteren Gespräch vereinbarten wir, wie Herr Rost die Akquise aufbauen könnte und welche Unterstützung er von mir und von anderen Kollegen bei der Einarbeitung in das Thema bekommen konnte. Da er generell großes Interesse für die neue Aufgabe zeigte, schlug ich ihm noch vor, ein Seminar zum Thema Akquise-Trends zu besuchen. Er war froh über die Unterstützung und sichtlich erleichtert, dass unser Gespräch so günstig ausgegangen war. Ich auch.

6. „Das ist aber alles wichtig ...“ Machen oder lassen?
    Wie Sie es endlich schaffen, Prioritäten zu setzen
    Was ist jetzt zuerst dran – und was kommt zum Schluss? Oft stehen viele wichtige Aufgaben gleichzeitig an. Erfahren Sie, wie Sie diese Aufgaben sinnvoll kategorisieren können, um die richtigen Prioritäten zu setzen.
    „Na, du siehst ja echt fertig aus“, sagte ich zu Klaus, einem guten Freund von mir, als ich ihn in unserem Lieblingslokal zu einem Feierabendbier traf. „Das ist ja eine tolle Begrüßung“, erwiderte er. „Aber es stimmt wohl“, ergänzte er schnell, „die Woche war wirklich alles anderes als prima. Ist doch jedes Jahr das Gleiche“, sagte er „Gott, wie ich dieses Budget-erstellen hasse!“, fuhr er fort. „Was ist denn passiert?“, wollte ich wissen und prostete ihm zu. Er nahm einen großen Schluck und begann zu erzählen: „Diese Woche sollten wir unser Budget abgeben. Die Info über den Abgabetermin hatten wir schon vor vier Wochen bekommen, also eigentlich genug Zeit, um das zu erledigen, richtig?“ Ich nickte. „Vor vier Wochen kam ich nach unserer Jour-fixe-Runde völlig genervt in mein Büro zurück und klagte meiner Mitarbeiterin, Frau Schäfer, mein Leid. Wie immer lag sowieso schon viel auf meinem Tisch und jetzt kam auch noch das Budget hinzu. Da legte sie mir eine Mappe aus ihrem letzten Zeitmanagement-Seminar auf den Tisch.“
    Ich wurde neugierig. „Was stand in dieser Mappe?“, fragte ich. „Frau Schäfer meinte, das würde mir vielleicht helfen, und ich dachte, jede Hilfe ist willkommen. In dieser Mappe wurde ein Modell beschrieben, das dabei helfen soll, die zu erledigenden Aufgaben zu kategorisieren. Damit sollte man einen besseren Überblick über die anstehenden Themen bekommen.“ „Wie hat das Modell ausgesehen?“, wollte ich wissen. „Es war eine Matrix, bestehend aus vier Feldern. Auf der einen Achse wurde nach Dringlichkeit eingeteilt und auf der anderen nach Wichtigkeit. „Eisenhower-Prinzip“, bemerkte ich. „Ja, genau, so hieß es“, sagte Klaus. „Also, ich war froh, dass ich etwas gefunden hatte, das mir aus meiner Situation heraushelfen würde“, erzählte er weiter. „Ich verteilte alle anstehenden Aufgaben für die nächsten vier Wochen in dieser Matrix, je