Als unser Kunde tot umfiel

schlagen einen etwas anderen Ansatz vor, um dem Problem Herr zu werden. Machen Sie sich zunächst bewusst, dass Sie wahrscheinlich nicht alle Aufgaben, die an Sie herangetragen werden, zu Ihrer vollsten Zufriedenheit werden lösen können. Der Ausweg ist der bewusste Umgang mit dieser Situation. Denn nicht die Vielzahl der Aufgaben ist es, die bei uns den Stress auslöst, sondern unser Anspruch, allem und jedem gerecht zu werden. Perfektionismus ist hier jedoch nicht die Lösung. Und nicht jede Aufgabe erfordert unsere volle Aufmerksamkeit.
Die Lösung finden
    Bei Aufgaben gibt es unserer Erfahrung nach drei Kategorien:
Dinge, nach denen kein Hahn mehr kräht oder die sich nach einiger Zeit von selbst erledigen.
Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht direkt zur Zielerreichung beitragen. Manchmal hängt jemand anderes von Ihrer Zuarbeit ab oder es gibt formelle Gründe, etwas zu tun.
Aufgaben, die zur Zielerreichung beitragen. Alles, was das Funktionieren Ihres Bereichs und das Erreichen Ihrer Ziele fördert, gehört in diese Kategorie.

    Zücken Sie Ihre To-do-Liste, und teilen Sie alle Aufgaben in Kategorie eins, zwei oder drei ein. Markieren Sie die „Murmeltieraufgaben“, das sind die Punkte, die Ihnen regelmäßig schlaflose Nächte bereiten, weil Sie sie vor sich herschieben. Falls Sie diese nicht auf der Liste haben, fügen Sie sie hinzu und markieren sie mit „M“. Es versteht sich von selbst, dass die Aufgaben der Kategorie drei am wichtigsten sind, wenn es gilt, eine Reihenfolge festzulegen.
    Innerhalb der Kategorien bewerten Sie alle Aufgaben nach folgendem Schema:
    Mache ich gerne (1)/ungerne (5). – Ja, es ist ok, seine persönlichen Vorlieben in die Bewertung einfließen zu lassen. Das werden Sie sowieso machen, Sie werden es nur anders begründen. Sparen Sie die Zeit und nennen Sie das Kind beim Namen.
    Andere sind abhängig (1 sehr, 5 gar nicht) von Ihrer Vorarbeit. Ein wichtiges Kriterium. Zum einen kann die ganze Firma stillstehen, wenn auf bestimmte Entscheidungen gewartet wird, zum anderen geht es hier auch um die Reputation, die Sie und Ihr Team in der Firma haben.
    Trägt zur Zielerreichung der Abteilung bei. Das kann sowohl strategisch sein als auch ganz konkret Umsatz, Kundenzufriedenheit oder Mitarbeiterzufriedenheit bedeuten. Schätzen Sie ein, ob der Einfluss der Aufgabe stark (1) oder schwach (5) ist. Diesen Punkt können Sie für die wichtigsten Ziele einzeln ausfüllen, falls Ihnen das so nicht ausreichend genau ist.
    Ist die Aufgabe eine Vorarbeit für eine andere wichtige Aufgabe? Auch wenn eine Tätigkeit vermeintlich unwichtig ist, kann es ja sein, dass Sie sie erledigen müssen, um mit einer wichtigeren Aufgabe weiterzukommen.
    Kann das jemand anderes machen oder kann ich mir externe Unterstützung einkaufen? Eine legitime Frage. Gerade in Zeiten dünner Personaldecken kann es durchaus Sinn machen, sich Hilfe von außen zu holen. Wenn Sie eine Aufgabe nicht selbst machen müssen, delegieren Sie sie an Ihre Mitarbeiter. Wie das geht, lesen Sie in Kapitel 22.
    Gibt es eine klare Ansage, dass diese Aufgabe Vorrang haben muss? Manchmal ist das einfach so. Von oben kommt die klare Anweisung: „Das hier ist für uns das Wichtigste.“ Daran lässt sich kaum rütteln. Aber Achtung! Sie dürfen diese Zusatzaufgabe nicht einfach schlucken, außer Sie haben Langeweile. Erklären Sie anhand Ihrer To-do-Liste, welche Aufgaben dadurch wegfallen oder verschoben werden müssen.
    Nun haben Sie eine Möglichkeit, Aufgaben ganz pragmatisch zu kategorisieren. Aber was machen Sie, wenn immer noch einige Aufgaben wichtiger sind als andere? Stellen Sie sich folgende Frage: Wenn ich nur noch eine einzige Aufgabe von der Liste erledigen kann – welche wäre das? Und dann machen Sie diese fertig. Erst dann widmen Sie sich der nächsten und so weiter und so fort.
    Und was ist mit den „Murmeltieraufgaben“? Sehen Sie sich jede Aufgabe an. Haben Sie den Mut, um Hilfe zu bitten. Überlegen Sie sich, wen Sie kennen, der diese Aufgabe mit Bravour löst. Vielleicht eine befreundete Führungskraft oder ein Spezialist? Vereinbaren Sie ein Treffen und lassen Sie sich alle Tricks verraten. Vielleicht können Sie die Person sogar überreden, sie einmal live dabei zu unterstützen? Ein fixer Termin mit jemand anderem hilft, dranzubleiben. So schaffen Sie sich Luft in stressigen Zeiten. Und niemand wird Ihnen den Kopf abreißen, wenn Sie erklären können, warum Sie Unterstützung bei einer bestimmten Sache