Besser schreiben für Dummies (German Edition)

300,-Euro übernehmen? Das wäre mir eine große Erleichterung.

    Mit freundlichen Grüßen

    Gerd Gerich

    Im nächsten Text bittet eine Mitarbeiterin um die Verschiebung ihrer Arbeitszeiten. Solche Bitten und die entsprechenden Antworten sollten schon deshalb schriftlich dargelegt werden, weil jederzeit klar sein muss, was innerhalb und was außerhalb der Arbeitszeit geschieht.
    Sehr geehrte Frau Köhler,

    heute wende ich mich mit einer Bitte an Sie. Es geht um meine Arbeitszeit. Die möchte ich gerne verschieben.

    Zum Hintergrund: Im August wird meine Tochter eingeschult. Sie muss dann pünktlich um acht in der Schule sein, und ich muss dafür sorgen, dass sie das schafft. Allerdings könnte ich selbst dann erst um halb neun in der Firma sein.

    Ich habe mit Frau Krug über meine Zwickmühle gesprochen. Sie wäre bereit, morgens für mich die Post zu verteilen. Dafür würde ich mittags für sie die Post wegbringen. Mittags muss ich nicht auf die Uhr schauen, da meine Tochter von meiner Mutter abgeholt wird.

    Wären Sie denn damit einverstanden, dass ich bis auf Weiteres meine Arbeitszeit um eine Stunde nach hinten verlege? Damit wäre mir sehr geholfen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Karin Karkos

    Stellen Sie sich als Gegenüber einen Menschen vor, der genauso tickt wie Sie: Er möchte Vorteile genießen oder zumindest keine Nachteile erleiden. Zeigen Sie ihm, dass er mit Ihnen kriegt, was er will.

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    Texte, die informieren
    In diesem Kapitel
    Antworten
    Absagen
    Rundschreiben

    T exte, die informieren, sagen dem Leser, was er wissen muss. Der richtige Wissensstand ist eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten. Mithin gehören informative Texte zu den Grundlagen bei der Arbeit.

    Informative Texte müssen Inhalte so aufbereiten, dass der Leser sie mühelos und eindeutig erfassen kann. Das hinzukriegen ist wahrscheinlich der schwierigste Part; erleichternd dagegen ist die Tatsache, dass man persönlich nicht so stark beteiligt ist.

    Beispiele für informative Texte sind Protokolle, Berichte und Dokumentationen. Bei diesen Texten gelten teils strikte Konventionen; bei anderen informativen Texten wiederum geht es sehr individuell zu. Lesen Sie, wie man auf Beschwerden antworten kann, nette Absagen erteilt oder Neuigkeiten bekannt gibt.
    Antwort
    Die Antwort steht immer schon zum Teil im Bezugstext. Der gibt vor, worum es eigentlich geht. Meist steht das offensichtlich im Geschriebenen, manchmal aber auch nur zwischen den Zeilen. Deshalb lohnt sich genaues Lesen. Nehmen Sie den roten Faden auf, den Sie dabei erkennen, und stricken Sie damit weiter. Was Sie jedoch nicht mitnehmen sollten, ist die Emotionalität. Auch auf einen aufgeregten Text antworten Sie in einem ruhigen und sachlichen Ton. Eine Ausnahme gibt es: Auf ausfällige Texte brauchen Sie überhaupt nicht zu antworten. Denn es gelten ja die Grenzen des guten Geschmacks.
    Beispiel
    Im folgenden Schreiben antwortet eine Vorgesetzte auf den Vorwurf einer Kundin gegen eine Mitarbeiterin: Eine Pflegekraft soll einen Patienten im Stich gelassen haben. Die Vorgesetzte macht Folgendes:
    Zum Einstieg baut sie eine Brücke zur Leserin. Dieser Schritt empfiehlt sich grundsätzlich, auch wenn man sich über einen Vorwurf geärgert hat.
    Im Hauptteil rekonstruiert sie den Vorfall. Dabei wägt sie sorgfältig das richtige Maß ab: Zu viele Details wären für die Leserin schmerzlich oder peinlich; zu wenige Details würden der Erinnerung nicht helfen. Der Deutlichkeit halber sagt sie noch ausdrücklich, dass von ihrer Seite das monierte Verhalten nicht zu beanstanden ist.
    Zum Abgang beruft sie sich auf den Hauptteil und schwenkt gleichzeitig zurück zur Leserin. Fazit: Der Vorfall ist geklärt, und jetzt kann man wieder zusammenarbeiten.
    Sehr geehrte Frau Lang,

    vielen Dank für Ihr Schreiben vom 15. November und für die sorgfältige Darstellung. Es tut mir leid, dass Sie solche Unannehmlichkeiten hatten. Deshalb habe ich gleich mit Schwester Alice gesprochen, und nun kann ich den Vorfall klären.

    Am Abend des 7. November war Herr Lang extrem unruhig. Als Schwester Alice an ihn herantrat, schrie er laut um Hilfe. Sie selbst versuchten, ihn zu beruhigen, doch ohne Erfolg. Die Unruhe nahm noch zu. Herr Lang wollte niemanden an sich heranlassen und schlug nach jedem, der sich näherte.

    Schwester Alice erkannte den Angstzustand. Aus unserer Dokumentation und unseren Besprechungen wusste sie, dass solche Zustände schon öfter vorgekommen waren