Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

,
Anpassen des bestehenden Kontenrahmens (Kontenplans),
Transfer der E-Bilanz-Daten ins XBRL Format (eXtensible Business Reporting Language) = Konvertierung ,
Datenübertragung im XBRL Format ( Datenexport ) und
Überprüfung der Prozessorganisation im Finanz- und Rechnungswesen.
    Ferner gibt es zeitliche Vorgaben zu beachten. So müssen bis zum Beginn des ersten zu übermittelnden Wirtschaftsjahres die Geschäftsvorfälle in der erforderlichen Gliederungstiefe erfasst werden, damit die gewünschte Zuordnung in der E-Bilanz möglich ist, zumal aufwendige Nacharbeiten sehr kostenintensiv sind.
    Die manuelle Buchungsstruktur und die damit verbundenen Prozessabläufe müssen sich an die veränderten Rahmenbedingungen anpassen. Durch die Erweiterung des Kontenrahmens entstehen umfangreichere Informationspflichten, die einer differenzierteren Abbildung im Rechnungswesen bedürfen.
    Dabei wird es insbesondere in den nachfolgenden Positionen zu Umstellungsbedarf kommen:
Abbildung von Geschäftsvorfällen mit Gesellschaftern im Bereich der Forderungen und Verbindlichkeiten,
Differenzierung des Anteilsbesitzes im Finanzanlagevermögen,
Zusammensetzung des Eigenkapitals,
Aufgliederung der Umsatzerlöse und des Materialaufwands nach Umsatzsteuertatbeständen,
Erfassung der stärker detaillierteren Informationen im Bereich der sonstigen betrieblichen Erträge und sonstigen betrieblichen Aufwendungen,
Differenzierung der Zinsen nach Tatbeständen und Adressaten.
    Für die beschriebenen Positionen sind demnach schon bei der Kontierung (Kontierungsvermerk/Buchungsvermerk) der Belege in der Finanzbuchhaltung die notwendigen Zuordnungen zu den entsprechenden Konten im Kontenrahmen vorzunehmen. Der Kontenplan/Kontenrahmen der Buchhaltung darf sich nicht mehr nur an dem HGB orientieren, sondern muss auch die für steuerliche Zwecke notwendige Tatbestände berücksichtigen, die von der Steuertaxonomie gefordert werden. Dies bedingt aber, dass die verantwortlichen Mitarbeiter für diese Aufgabe sensibilisiert werden. Denn es müssen die einschlägigen Sachverhalte nicht nur identifiziert, sondern auch hinsichtlich ihrer bilanziellen Abbildung innerhalb der Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung beurteilt werden.
    Praxis-Tipp: Die Mitarbeiter angemessen schulen
    Die Schulung der Mitarbeiter muss sich nach der Konzeption der E-Bilanz richten und bildet die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts. Neben den routinemäßigen Geschäftsvorfällen, die im Rechnungswesen tagtäglich abgebildet werden, sind die Mitarbeiter auf die neuen Informationsanforderungen zu schulen.
    Eine weitere Besonderheit der veränderten Buchungsstruktur ergibt sich aus der geplanten Auswertbarkeit der Daten seitens der Finanzverwaltung . Durch die Standardisierung der eingehenden Daten im Rahmen der Übertragung der E-Bilanz ist die Finanzverwaltung in der Lage, neben Branchenvergleichen auch Mehrperiodenvergleiche für ein Unternehmen durchzuführen. Damit sind z. B. Schwankungen und Unplausibilitäten in einzelnen Positionen der GuV zeitnah identifizierbar.
    Deshalb ist eine kontinuierliche Verbuchung der Geschäftsvorfälle in allen Perioden erforderlich. Es sollte der Grundsatz gelten: Gleiche Geschäftsvorfälle müssen auf den gleichen Konten erfasst werden. Nur so kann verhindert werden, dass allein aus einer unterschiedlichen buchhalterischen Behandlung zweier gleicher Geschäftsvorfälle die Finanzverwaltung aufgrund ihrer Auswertung zu dem Schluss kommt, dass Unplausibilitäten in den Abschlussunterlagen vorliegen.
    Ebenso wie die notwendigen Anpassungen der Buchungsstruktur bei manuellen Buchungen sind die eingerichteten maschinellen Buchungsroutinen zu überprüfen. Insbesondere beim Einsatz von komplexen ERP-Systemen, bei denen die Nebenbücher wie die Anlagenbuchhaltung, das Debitoren- und Kreditorenmanagement, das Vertragswesen, die Warenwirtschaft oder auch die Personalwirtschaft die produzierten Daten über automatische Buchungsübernahmen an das Hauptbuch übertragen, ist eine Überprüfung der zugeordneten Konten erforderlich.
    Im Rahmen der automatischen Buchungsübernahmen werden seitens der Nebenbücher spezielle im System hinterlegte Konten des Hauptbuchs angesprochen. Durch den ernormen Detaillierungsgrad der Steuertaxonomie und den daraus veränderten Kontenrahmen des Hauptbuchs ist eine Anpassung der Nebenbücher ebenfalls zwingend. Dabei ist zu überprüfen, ob die bisher eingerichteten Konten weiterhin zutreffen und ob der