Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Umlaufvermögen erreicht werden, denn je weniger Kapital durch die Innenfinanzierung gebunden ist, desto mehr kann auf anderweitige Finanzierungen wie Bankkredite verzichtet werden. Die Gebundenheit des Kapitals in einem Unternehmen durch Investition bedeutet, dass es nicht sofort liquide ist: Das Kapital ist zwar in der Unternehmensbilanz aufgelistet, steht dem Unternehmen jedoch nicht in Form flüssiger Geldmittel zur Verfügung. Dies ist aber gerade in Zeiten mit erschwerter Kreditvergabe, wie wir sie momentan erleben, besonders wichtig.
    Zusammengefasst ist das Ziel eines erfolgreichen Working Capital Managements , in das die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung „eingebettet“ ist, Vorräte, Forderungen und Verbindlichkeiten im Gleichgewicht zu halten, um auf diesem Wege die eigene Liquidität als Finanzierungsquelle im Unternehmen nutzen zu können. Über die Verringerung des betrieblich gebundenen Kapitals, verbunden mit einem optimalen Liquiditätsmanagement kann die Kapitalrentabilität verbessert und der Unternehmenswert gesteigert werden. Zusätzlich wird das Unternehmenswachstum nachhaltig gefördert, da durch die Optimierung der Innenfinanzierung die Möglichkeiten zur Außenfinanzierung verbessert werden.
    Dieses Werk hat Ihnen das notwendige fachliche Rüstzeug an die Hand gegeben, um eine für das Unternehmen existenzgefährdende Entwicklung zu verhindern und den Unternehmensfortbestand zu gewährleisten.
Zuordnung zu einer Größenklasse und die Folgen
    Die Zuordnung eines Unternehmens zu einer bestimmten Größenklasse nach dem Bilanzrecht (Schwellenwerte i. S. d. § 267 HGB) hat eine Reihe von Folgen. An größere Gesellschaften werden strengere Rechnungslegungsanforderungen gestellt als an kleinere Gesellschaften.
    Die Größenklasse beeinflusst insbesondere
die Aufstellungsfrist und Gliederung des Jahresabschlusses,
den Umfang des Anhangs,
das Erfordernis einer gesetzlichen Abschlussprüfung (Pflichtprüfung) und
die Offenlegungs-/Publizitätspflicht (Umfang und Detaillierungsgrad).
    Aus diesem Grund sind Richtlinien bzw. Anweisungen durch das Management notwendig, damit den Mitarbeitern die Sinnhaftigkeit einer Überwachung der Schwellenwerte nahe gebracht wird. Eine falsche Verbuchung der den Debitoren zugrunde liegenden Umsatzerlöse kann ebenso zu einer „Höherstufung“ mit vorgenannten Folgen führen, wie nicht ausgeübte Bilanzierungswahlrecht e bei erhaltenen Anzahlungen auf Bestellungen (offenes Absetzen von den Vorräten). Ebenso können sich schlecht getimte Zahlungsvorgänge (Zahlung von Verbindlichkeit aus L + L nach dem Bilanzstichtag), die zu einer Bilanzverkürzung (Minderung der Bilanzsumme) führen würden, auf die Einstufung eines Unternehmens auswirken.
    Wie letzteres zeigt, lässt sich durch aktive Sachverhaltsgestaltung legal Einfluss auf die Schwellenwerte nehmen . Die Berater des Unternehmens sollten sich zur Aufgabe machen, hier für Aufklärung und Verständnis zu sorgen.
Debitorenmanagement – Schutz vor Forderungsausfällen
    In Abhängigkeit zur Unternehmensgröße kann das Debitorenmanagement zentral oder dezentral organisiert sein; in der Praxis hat sich eine Mischform zwischen beiden Ansätzen bewährt: Vorgaben, Regularien und Kontrolle sollten zentral, z. B. durch den kaufmännischen Geschäftsführer, die Umsetzung hingegen dezentral in der Buchhaltung und im Vertrieb organisiert sein.
    Größter Wert ist auf das Prinzip der Funktionstrennung im Unternehmen (Vier-Augen-Prinzip) zu legen, d. h., es muss eine organisatorische (disziplinarische) Trennung zwischen Vertrieb (die zu überwachende Funktion) und Debitorenmanagement (als überwachende Funktion) bestehen. Der gesamte Prozess sollte in Richtlinienform dokumentiert und den Betroffenen zur Kenntnis gebracht werden.
    Im Mittelpunkt des Prozesses „Debitorenmanagement“ steht, Kreditlimits für jeden Kunden einzuräumen und zu überwachen. Da insbesondere in der Debitorenbuchhaltung eine Vielzahl von Daten beobachtet werden muss, sollte eine bestmögliche EDV-Unterstützung angestrebt werden, z. B. mittels Offene-Posten-Listen, Kreditlimitüberschreitungs- und Mahnvorschlagsliste. Der Idealzustand einer EDV-gestützten Debitorenüberwachung besteht darin, dass der gesamte Prozess der Kreditausnutzung durch Kunden permanent überwacht wird. Tritt in diesem Prozess eine Risikosituation ein, wird er sofort unterbrochen und der Vorgang an eine autorisierte Stelle zur Ausnahmebearbeitung