Dem Leben Richtung geben

Manche Punkte sind bereits vorgegeben wie die Konferenz um 11 Uhr oder der Volkshochschulkurs am Abend. Andere unterliegen Ihrer freien Zeiteinteilung. Denken Sie auch an die wichtigen Dinge, die Sie gestern trotz guter Planung nicht mehr geschafft haben. Berücksichtigen Sie Anrufe und Briefe, die an diesem Tag zu erledigen sind.
    L – Länge schätzen. Überschlagen Sie zu jeder Aufgabe den vermutlichen Zeitaufwand. Seien Sie dabei nicht zu großzügig, denn es ist eine alte Erfahrung: Man benötigt oft so viel Zeit für eine Aufgabe, wie zur Verfügung steht. Setzen Sie sich also durchaus ein wenig unter Druck.
    P – Pufferzeiten reservieren. Als Faustregel gilt: Verplanen Sie nicht mehr als 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit. Es passiert immer etwas, was Ihre Aufmerksamkeit von der eigentlichen Aufgabe ablenkt – überraschend lange Telefonate, Rückfragen von einer anderen Abteilung, unvorhergesehene Veränderungen. Es macht also keinen Sinn, bei einem Acht-Stunden-Tag mehr als fünf Stunden zu |217| verplanen. Fünf Stunden sind einerseits erschreckend wenig. Wenn Sie es allerdings hinbekommen, jeden Arbeitstag fünf Stunden hoch konzentriert an den wirklich wichtigen Dingen zu arbeiten – dann werden Sie mehr bewegen als die meisten Ihrer Kollegen an einem planlosen Zehn-Stunden-Arbeitstag.

    E – Entscheidungen treffen. Da Sie immer mehr zu tun hätten, als Sie tun können, entscheiden Sie lieber gleich: Wo wollen Sie an diesem Tag die Priorität setzen? Welche Aufgabe wollen Sie kürzen? Was lässt sich delegieren, damit Sie es nicht selbst erledigen müssen? Spätestens an dieser Stelle erkennen Sie erneut, wie wichtig Visionen und langfristige Ziele sind. Wenn Sie diese vor Augen haben, wird es Ihnen in der Regel leicht fallen zu entscheiden, was an diesem Tag für Sie von allerhöchster Priorität ist.
    N – Niederschreiben in einen Tagesplan und rückblickende Kontrolle. Überprüfen Sie am Ende eines Arbeitstages, was Sie erreicht haben. Wo etwas nicht geklappt hat, machen Sie sich den Grund dafür klar. Nur so können Sie Ihre Planung verbessern. Übertragen Sie Unerledigtes auf den nächsten Tag.
    |218| Die Anwendung der ALPEN-Methode wird für Sie wesentlich einfacher, wenn Sie ein modernes Zeitplanbuch verwenden. Intelligent gestaltet, finden Sie dort Übersichten für Ihre Ziele, Jahres-, Wochen- und Tagespläne, To-do-Listen und anderes. Alles, was Sie für die Umsetzung Ihrer Lebens- und Berufsplanung brauchen, fassen Sie hier zusammen.
    Denken Sie beim Eintragen in den Tagesplan an Ihre Leistungskurve. Die meisten Menschen sind nach dem Mittagessen nicht zur Hochleistung fähig. Planen Sie für die Zeit zwischen 13 und 14 Uhr lieber Routinearbeiten ein (Post, Zeitschriftenartikel durchlesen, Aufräumen). Widmen Sie sich auch nur zwei- bis dreimal pro Tag eingehenden E-Mails. Das meiste davon ist ohnehin Datenschrott. Elektronische Briefe schädigen die Wirtschaft heute vermutlich mehr als die Korruption, sie sind eine permanente Quelle der Ablenkung. Lassen Sie sich dadurch die Konzentration nicht rauben.
    Und noch ein Tipp: Wenn uns eine Aufgabe unangenehm ist, neigen wir dazu, sie zu verschieben – und sei sie noch so wichtig. Nehmen Sie sich deshalb vor, eine dieser unangenehmen Aufgaben noch am Vormittag zu erledigen. Das kann der Anruf beim unverschämtesten Kunden Ihres Unternehmens sein oder die Nachlieferung einer Dokumentation, die Sie der Nachbarabteilung schicken müssen. Wenn Sie diesen Punkt abgehakt haben, geht es Ihnen besser. Sie haben gleichsam Müll aus Ihrem Arbeitsfeld entfernt und können sich jetzt umso freier den Aufgaben widmen, an denen Sie auch Spaß haben.
    Die Tagesplanung bietet Ihnen viele Vorteile. Sie macht den Tag überschaubar und verschafft Ihnen die nötige Gelassenheit. Unnötiger Zeitdruck wird vermieden. Die Gewissheit, an den wirklich wichtigen Aufgaben zu arbeiten, motiviert und macht sowohl effektiv als auch effizient. Wenn Sie dann auch noch im Verlauf einer Woche an den verschiedenen Tagen Aktivitäten einplanen, die Ihr Leben in Balance halten, sind Sie der selbstbestimmten Zukunft bereits einen wichtigen Schritt entgegengegangen.
    |219| Je besser wir unseren Tag einteilen und planen, desto besser können wir ihn für unsere eigenen Zielvorstellungen nutzen.
    Die sieben Grundregeln zur Tagesplanung lauten:
Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit.
Alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine sofort im Zeitplanbuch notieren. Nur so behalten Sie bei