Dem Leben Richtung geben

Wochenplanung mit Prioritäten und Zeitfenstern für das wirklich Wichtige stellt den Schlüssel für eine ausgewogene Zeit- und Lebensbalance dar. Sie können nie alles schaffen, was sinnvoll, möglich und gut ist. Aber Sie müssen den Ihnen zur Verfügung stehenden Zeitrahmen optimal nutzen. Das tun Sie, wenn Sie sich Ihrer Begabung und Berufung bewusst sind, wenn Sie am Anfang das Ende im Blick haben und sich in verantwortungsvoller Balance Zeit für das wirklich Wichtige nehmen. Haben Sie das Wichtige nicht nur irgendwo im Hinterkopf, sondern auch schriftlich fixiert, fällt es Ihnen leichter, Nein zu Dringendem, aber Unwichtigem zu sagen. Planen Sie Termine mit sich selbst! Tragen Sie diese fest in Ihr Zeitplansystem (tempus, Küchenkalender oder Ähnliches) ein. Diese Termine haben mindestens die gleiche Berechtigung wie viele andere wichtig scheinende Dinge. Ist der Termin erst notiert, kann er nicht mehr so leicht durch das Tagesgeschäft überrollt werden. Die Unabwägbarkeiten des Alltags bringen es häufig mit sich, dass Sie von den Prioritäten anderer verplant werden. Das Wichtige bleibt dann wieder zugunsten des Dringlichen auf der Strecke. Nochmals: Blockieren Sie rechtzeitig die entsprechende Zeit für Ihre Schlüsselbereiche und -aufgaben!
    Sie können Ihre Woche auch so planen, dass Sie jeden Lebensbereich einem bestimmten Wochentag zuordnen. Auf jeden Fall müssen Sie im Tagesgeschehen flexibel bleiben: Es geht darum, sich in die richtige Richtung zu bewegen, nicht darum, sich sklavisch an einen Plan zu halten. Bei der praktischen Umsetzung hat sich der Wochenkompass bewährt. Mit diesem Formular lässt sich die wöchentliche Prioritätenplanung für die einzelnen Lebensbereiche auf einem schmalen Heftstreifen in einer gelochten Klarsichthülle zwischen die herkömmlichen Tages- und Wochenpläne legen.
    |214| Wochen-Kompass
    Datum/KW:

    Balance der Lebensbereiche

    Körper

    Leistung

    Kontakt

    Sinn

    Lebenshut:
Aktivitäten

    Lebenshut:
Aktivitäten

    Lebenshut:
Aktivitäten

    Lebenshut:
Aktivitäten

    Lebenshut:
Aktivitäten
    Ihr Wochen-Kompass

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|215| Den Tag effektiv gestalten
    Natürlich ist es eine enorme Hilfe, nicht nur die Woche, sondern auch den Tag zu planen. Es spart Zeit und Kraft. Im Folgenden wollen wir Ihnen ein paar Tipps für Ihre Tagesplanung geben. Wie Sie Ihren Tag planen, wird sehr stark von Ihren beruflichen Gegebenheiten abhängen. Aber denken Sie daran: Planen bedeutet nicht, ein knallhartes Korsett zu entwerfen, wie der kommende Tag abzulaufen hat, sondern bewusstes Gestalten statt fremdbestimmten Lebens.
    Das Wichtigste zuerst: Stolpern Sie nie in den Arbeitstag (eigentlich sollten Sie nicht einmal in einen Urlaubstag stolpern). Beginnen Sie Ihren Dienst am Schreibtisch nicht mit dem Lesen der Post oder E-Mails. Sie tappen sonst schneller in die Dringlichkeitsfalle, als Sie ahnen. Beginnen Sie den Tag mit einer kurzen Planungsphase: Was ist heute dran? Was will ich auf jeden Fall erreichen? Selbstverständlich kann es dann vorkommen, dass in der Post etwas liegt, was brandaktuell Ihre ganze Arbeitsenergie fordert. Ist das der Fall, dann treffen Sie eine bewusste Entscheidung gegen Ihren ursprünglichen Tagesplan – zugunsten einer Aufgabe, die eine noch höhere Priorität hat. So viel Flexibilität brauchen Sie immer. Wer den Tag indessen nicht planend beginnt, der lässt sich möglicherweise schnell die Prioritäten von anderen diktieren.
    Tagesplanung kostet Zeit. Fünf bis zehn Minuten sind angemessen |216| . Wenn Sie diese Minuten konsequent investieren, werden Sie allerdings ein Mehrfaches an Zeit sparen. Denn Sie bauen damit einen Schutzschild gegen Zeitdiebe auf, verlegen konzentrierte Arbeiten ins richtige Zeitfenster und sind dadurch schneller, bereiten Termine besser vor und machen sie effektiver. Die Planungsminuten am Morgen sind allerbestens investiert. Ihr Tagesplan ist wie eine Landkarte für den Tag. Sie entwickeln bereits morgens eine Vorstellung, wo Sie sich wann befinden werden – räumlich, vor allem aber geistig. Allein das prägt schon Ihr Bewusstsein und macht Ihr Arbeiten zielgerichteter.
    Wenn Sie bereits Erfahrung mit der Wochenplanung haben, können Sie ähnliche Prinzipien für den einzelnen Tag anwenden. Bewährt hat sich die verbreitete ALPEN-Methode, weil sie alle notwendigen Schritte zusammenfasst.
    A – Aufgaben auflisten. Stellen Sie zusammen, was an diesem Tag die wichtigsten zu erledigenden Dinge sind.