IT Wissensmanagement

vor. Eine Produktübersicht kann man unter [1] finden. Der allgemeine Aufbau eines DMS ist in Abbildung 1 wiedergegeben.

    Abbildung 1: Allgemeiner Aufbau eines DMS von [13]
    Dokumentenmanagement mit SharePoint 2010
    Microsoft SharePoint ist weit mehr als ein DMS. Es bietet die Möglichkeit, Unternehmensprozesse abzubilden. Dokumente unterschiedlichster Art können erstellt (beispielsweise unter Rückgriff auf die Office-Programme, wie Word und Excel), verwaltet, bereitgestellt und archiviert werden. Umfangreiche Suchmöglichkeiten erleichtern das schnelle Auffinden der Informationen. Die Möglichkeiten und Funktionen von SharePoint 2010 lassen sich wie folgt zusammenfassen. Einen ausführlichen und sehr lesenswerten Artikel findet man unter [2], aus dem auch diese Informationen stammen:
Speichern der Dokumente und Informationen : Die Dokumente werden nicht im Dateisystem abgelegt, sondern in einer Datenbank gespeichert. Dateien der unterschiedlichsten Art (Office-Dokumente, Bilder, ZIP-Dateien, Audio- und Videodateien etc.) können innerhalb der Datenbank abgelegt werden.
Metadaten : Sie dienen dazu, die Dokumente zu klassifizieren und sie im Suchprozess schneller wiederzufinden. Es gilt: Je mehr Metadaten erfasst werden, desto besser. Bei der Neuerstellung eines Dokuments werden sie unmittelbar erhoben. Beim Hochladen bereits existierender Dokumente sind die Metadaten innerhalb eines Dialogfelds anzugeben. Werden mehrere Dokumente parallel zur Verfügung gestellt, sind die ergänzenden Eigenschaften später nachzutragen.
Verwalten der Dokumente : SharePoint erlaubt das zentrale Definieren von Dokumententypen, beispielsweise nach deren Status (E-Mail oder Rechnung). Dadurch, dass mehrere Benutzer auf ein Dokument zugreifen können, ist das Dokument bei dessen Bearbeitung zu sperren, d. h. es ist auszuchecken. Es wird eine lokale Kopie erstellt und nach Abschluss der Änderungen wieder eingecheckt. Die Änderungen an den Dokumenten werden durch eine umfassende Versionierung festgehalten. Bei Textdokumenten können dann beispielsweise mithilfe des Versionsvergleichs von Word die Modifikationen gegenüber früheren Versionen des Dokuments festgestellt werden.
Definition von Workflows : Sie dienen dazu, die Geschäftsprozesse des Unternehmens abzubilden. SharePoint bietet Standard-Workflows und auch die Möglichkeit, eigene Workflows zu definieren.
Dokument-IDs : Sie dienen der eindeutigen Definition eines Dokuments, wenn es beispielsweise an einen anderen Ort verschoben wurde.
Document Sets : Eine Zusammenfassung von Dokumenten zu einer elektronischen Akte.
Berechtigungen : Ein dezidiertes Benutzer- und Rollenkonzept gestattet es, Rechte auf eine ganze Bibliothek oder auf einzelne Dokumente zu vergeben.
Veröffentlichen : Dokumente können den Status „abgeschlossen“ erhalten und sind damit schreibgeschützt, nicht veränderbar und sind zu veröffentlichen.
Backup : SharePoint enthält eine eigene Webseite zur Konfiguration des Backups. Die Sicherung der Daten sollte auf einen anderen Webserver als den Produktionsserver erfolgen.
Suchen und Finden : Integration umfangreicher Suchfunktionalitäten.
Skalierbarkeit : SharePoint unterliegt fast keinen Größenbeschränkungen. Millionen von Dokumenten sind kein Problem. Integrierte Features wie das Handling bei einer drohenden Überlastung der Anfragen bzw. ein partitioniertes Archivssystem auf mehrere Datenbanken dienen der erfolgreichen Realisierung sehr großer Projekte.
    DocuWare
    Die Software DocuWare gehört zu der Kategorie der Dokumenten-Management- (DMS) bzw. Enterprise Content-Management-Systeme (ECMS). Dokumente als Papier oder in beliebigen elektronischen Formaten wie Office-, CAD-, E-Mail-, Spool- und andere Dateien werden automatisch verarbeitet. Sie werden von DocuWare erfasst, klassifiziert, mit einem Volltextindex versehen und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt. Die Software kann in den unterschiedlichsten Branchen eingesetzt werden und bietet Speziallösungen über Zusatzmodule an. Die Interaktion mit anderen Softwareprodukten ist umfänglich gelöst. Einige Beispiele [3]:
CONNECT to SAP: Das Modul verbindet DocuWare über eine zertifizierte Schnittstelle mit dem SAP-Modul ArchiveLink, das in SAP NetWeaver eingebettet ist. Alle Dokumenttypen und Ablagestrategien aus SAP sowie die SAP-Datenarchivierung werden unterstützt.
CONNECT to SharePoint: Das Modul verbindet Microsoft Office SharePoint mit dem DMS DocuWare. Dokumente können direkt aus