Selbstorganisation (TaschenGuide)

sich ausführlicher mit dem Kampf gegen die E-Mail-Flut beschäftigen möchten und weitere Tipps zum effektiven Mailen mit Outlook suchen, laden Sie am Besten gleich zur Vertiefung unser für Sie kostenfreies e-Book herunter: „E-Müll für Dich – wie Sie mit Outlook die Nachrichtenflut in den Griff bekommen“ ( www.zeit-im-griff.de/tg/e-muell ).
E-Mails effizienter schreiben
    Die folgenden Regeln sparen Ihre Zeit sowie die der Adressaten – und gehören damit auch zur allgemeinen Netiquette:
Füllen Sie die Betreffzeile immer aus – kurz und prägnant.
Wenn nicht gerade nur Minuten zwischen dem Eintreffen der Nachricht und Ihrer Antwort vergehen, passen Sie den Betreff an. Dabei muss erkennbar bleiben, worauf Sie antworten – wenn nötig, hängen Sie in Klammern den ursprünglichen Betreff an. Bei internen Mails reicht manchmal der Betreff als Nachricht anstatt eines Textes.
Vermeiden Sie unnötig lange Formulierungen und überflüssige Antwortmails wie „Danke“ für jede gewöhnliche Kleinigkeit im geschäftlichen Bereich (wenn aus anderen Gründen eine Antwort erforderlich ist oder bei besonderen Anlässen können Sie es natürlich gerne unterbringen). E-Mail ist ein relativ informelles Medium.
Nutzen Sie praktische Kürzel im Betreff. „FYI“ (for your information) zeigt etwa an, dass keine Antwort nötig ist.
Löschen Sie beim Antworten von der Originalnachricht alles, was nicht unbedingt zum Verständnis Ihrer Antwort nötig ist. Nur wichtige Stichpunkte oder Fragen, auf die Sie mit Ja oder Nein antworten, lassen Sie stehen.
Leiten Sie E-Mails nur dann weiter, wenn der Absender einverstanden ist. Im Zweifelsfall fragen Sie besser nach.
Formulieren Sie so kurz und übersichtlich wie möglich, nutzen Sie Absätze mit folgenden Leerzeilen als Gestaltungselement. Das spart Zeit beim Empfänger und erhöhtdie Wahrscheinlichkeit, dass Ihre wichtigsten Punkte nicht untergehen.
Halten Sie Anhänge klein und deren Anzahl gering. Ob in Unternehmen mit Größenbeschränkungen des Postfachs oder beim Abruf mit mobilen Geräten, die je nach technischer Ausstattung sowie aktuellem Aufenthaltsort des Benutzers noch nicht immer und überall für große Datenmengen gerüstet sind: Niemand freut sich über 20 MB große Anhänge, die kleiner möglich gewesen wären oder unnötig sind. Komprimieren Sie große Dateien ins Zip-Format.
Versenden Sie Dateien in Standardformaten (z. B. PDF) – sonst kann der Empfänger sie eventuell nicht öffnen.
Schicken Sie nur dann eine Kopie an andere Personen bzw. eine Nachricht an einen Verteiler, wenn dies unbedingt nötig ist. Halten Sie die Zahl der Empfänger so klein wie möglich.
Wenn es schon sein muss, dann leiten Sie Mails mit Witzen nur an Personen weiter, die dies nicht als Ballast empfinden. Löschen Sie Junkmails sofort. Teilen Sie es den Absendern mit, wenn Sie entsprechende Mails nicht empfangen wollen – sonst werden es nie weniger.
    Falls Sie Ihre Mails unterwegs noch nicht abrufen und beantworten können (oder dies anders als auf Dienstreisen im Urlaub einfach nicht wollen): Nutzen Sie die automatische Abwesenheitsmeldung, damit Kunden und Kollegen wissen, dass Sie die Nachricht ggf. erst Wochen später lesen können.

So werden Sie Ihr Zeitmanager
    Zeitmanagement ist kein Einheitsschuh, der jedem passt. Finden Sie die Techniken und Instrumente, die zu Ihrer Persönlichkeit passen und die sofort Wirkung zeigen.
    In diesem Kapitel erfahren Sie,
welcher Zeitmanagementtyp Sie sind und
wie Sie Ihre innere Einstellung optimieren.

Was für ein Zeitmanagementtyp sind Sie?
    Jeder Mensch ist anders. Während die einen es z. B. lieben, penibel Formulare auszufüllen, brauchen die anderen Freiräume für Kreativität und Spontaneität. Der eine verzettelt sich im Perfektionismus, der Nächste im Planen oder im Übereifer, er möchte zu viel zu schnell erledigen. Für das Zeitmanagement bedeutet dies: Sie müssen die Instrumente finden, die Ihrer Persönlichkeitsstruktur entsprechen.
    Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen vier verschiedene Persönlichkeitstypen vor: den dominanten, den initiativen, den stetigen und den gewissenhaften Zeitmanager.
    Sicher sind ein oder zwei Typen dabei, die Ihnen ähneln. Finden Sie mit Hilfe der Checklisten heraus, zu welchem Persönlichkeitstyp Sie am ehesten gehören und welche speziellen Tipps für Sie gelten. Streichen Sie bei jedem der vier Typen die Aussagen an, in denen Sie sich wiederfinden. Lesen Sie dann die Tipps für die