Selbstorganisation (TaschenGuide)

wir denn jetzt damit machen.
    Ziel ist es, jedes Blatt Papier nur einbis zweimal in die Hand zu nehmen. D. h., das erste Lesen muss bereits ein Ausleseprozess sein. Nach dem Motto „kleiner Schreibtisch – großer Papierkorb“ gehört zum Beispiel vieles gleich in den Papierkorb (erinnern Sie sich an die D-Priorität, siehe Abschnitt „Prioritäten richtig setzen“). Selbst falls Sie nicht sicher sind, ob Sie das Papier noch einmal benötigen: Werfen Sie es in den Papierkorb. Stellen Sie sich immer wieder die Frage: Passiert etwas Furchtbares, wenn ich diesen Brief nicht aufbewahre?
    Was Sie nicht sofort bearbeiten können, gehört gleich in eine Wiedervorlage: Falls die Reaktion erst an einem bestimmten Tag erfolgen soll, in eine Mappe mit den Tagen des Monats, ansonsten in eine thematische Ablage (z. B. nach Projekten oder Kunden), wobei Sie gegebenenfalls eine Aufgabe oder einen Termin zur Bearbeitung in Ihr Zeitplanbuch eintragen.
Mit System aufräumen
    Es gibt nur vier Möglichkeiten, was Sie mit Papier und Unterlagen tun können: wegwerfen, delegieren, erledigen oder aufschieben.
    Wenn also Ihr Schreibtisch überquillt, dann gehen Sie wie folgt vor:
Sortieren Sie alle Unterlagen nach Prioritäten.
Werfen Sie weg, was Sie und auch ein anderer nicht mehr brauchen: Dafür halten Sie am besten eine große Kiste als Altpapierbehälter parat.
Delegieren Sie, was Sie selbst nicht bearbeiten müssen. Versehen Sie die Papiere oder Unterlagen mit Haftnotizen und reichen Sie sie weiter.
Erledigen Sie alles, was A-Priorität hat. Allerdings nicht jetzt. Legen Sie die zu erledigenden Dinge auf einen kleinen Stapel. Erledigt wird der erst, wenn der ganze Schreibtisch einmal durchgekämmt ist.
Aufschieben können Sie die Unterlagen, die noch Zeit haben und einer geordneten Bearbeitung entgegensehen – legen Sie sie aber systematisch ab! Machen Sie sich eine Notiz im Zeitplanbuch oder verwenden Sie ein Wiedervorlagesystem.
Wie gehen Sie mit den übrig gebliebenen Dokumenten um?
    Das parkinsonsche Gesetz sagt: „Alle Arbeiten sind unendlich dehnbar.“ Natürlich haben Sie nicht alle Infos, natürlich kann man das alles noch schöner und noch besser machen. Aber ist das immer zielführend? Muss jedes interne Schriftstück zum Beispiel perfekt formatiert sein? Nein, oft reicht ein handschriftlicher Vermerk als Antwort auf dem Original (bei internem Schriftverkehr). Um zu verhindern, dass Sie sich verzetteln, sollten Sie sich für jede Arbeit einen bestimmten Endpunkt setzen.
    Beispiel
    Sie müssen einen Brief schreiben mit einem Angebot. Schauen Sie vor Beginn der Arbeit auf die Uhr und sagen Sie sich: „Jetzt ist es 11.30 Uhr. In zehn Minuten habe ich diese Aufgabe erledigt.“ Wenn Sie um 11.35 Uhr immer noch nicht über die Anrede hinausgekommen sind, dann machen Sie sich einfach selbst Druck: „Ich habe noch fünf Minuten. Jetzt aber vorwärts.“ Und plötzlich geht es voran!
    Wichtig
    Vermeiden Sie Perfektionismus. Setzen Sie sich Zeitgrenzen und treffen Sie dann Ihre Entscheidungen.
    Zeit sparen beim Lesen
    Das Lesen von Fachzeitschriften ist wichtig, damit Sie sich weiterbilden und Trends mitbekommen. Und Sie brauchen für Ihre Ideen Anregungen von außen. Doch wer hat für die oft prall gefüllten Umläufe mit Fachpublikationen und anderen Unterlagen überhaupt Zeit?
Lesen Sie nur, was Sie wirklich brauchen
    Erstellen Sie eine Liste der Publikationen und Unternehmenslisten, die Sie persönlich durchsehen wollen. Andere Unterlagen im Umlauf etc. leiten Sie sofort weiter. Legen Sie die übrigen ankommenden Zeitschriften und fachlichen Unterlagen auf einen Stapel. Fangen Sie auf keinen Fall an zu blättern. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie unsystematisch lesen und hängen bleiben – und die Zeit verrinnt! Suchen Sie sich monatlich einen festen Termin für das Abarbeiten des Stapels. Wenn die Zeit gekommen ist, den Stapel durchzusehen, gehen Sie wie folgt vor:
Lesen Sie zunächst nur das Inhaltsverzeichnis. Nur wenn die Überschrift eine lohnende Lektüre verspricht, nehmen Sie sich den entsprechenden Artikel/die Unterlagen vor.
Wenn Sie in einer bestimmten Zeitschrift mehrmals hintereinander nichts Interessantes entdeckt haben, bestellen Sie die Zeitschrift ab.
Prüfen Sie, was Sie Lesen sollen. Nur weil Ihnen jemand etwas zu Lesen gibt, bedeutet das nicht automatisch, dass Sie es auch lesen müssen.
Machen Sie sich mit Techniken für schnelles Lesen vertraut. Dafür gibt es Kurse und Bücher. Wer allerdings