Selbstorganisation (TaschenGuide)

Protokoll bereits während der Erstellung zur Kontrolle mit einem Videoprojektor zeigen – Missverständnisse lassen sich so sofort beseitigen.

Lernen Sie zu delegieren
    Viele Leute machen noch immer Aufgaben selber, die Kollegen oder Mitarbeiter wesentlich schneller und besser erledigen könnten. Als Rechtfertigung werden immer wieder dieselben Gründe vorgebracht, zum Beispiel:
Delegieren ist riskant.
Es macht mehr Spaß, alles selbst zu machen.
Ich kann es besser. Ich bin schließlich der Experte.
Es geht schneller, wenn ich es selber mache.
Ich mache diese Arbeit gern.
    Nie vorgebracht werden hingegen die wirklichen Motive: Etwa, dass man unsicher ist und sich keine Blöße geben möchte („Vielleicht macht Kollegin Müller das ja viel besser als ich?“). Oder dass man die Kontrolle über seine Aufgaben nicht verlieren möchte. Oder dass man schlichtweg eingebildet ist und sich für unabkömmlich hält. Oder dass man Angst hat, Macht zu verlieren.
    Dabei erspart Ihnen Delegieren nicht nur Arbeit, sondern hat noch weitere Vorteile, die oft übersehen werden:
Sie können Ihre Stärken woanders effektiver einsetzen.
Andere Menschen können von den Aufgaben profitieren, die Sie delegieren – Verantwortung zu tragen motiviert.
Sie können die gewonnene Zeit für andere Projekte nutzen, für Aus- und Fortbildung, für Ihre Planung, für kreative Aufgaben, für die Pflege von Beziehungen etc.
    Delegieren kann man lernen. Auch wenn man keine Führungsposition innehat. Und wenn Sie sich zwischen zahlreichen Aufgaben zu zerreißen drohen, müssen Sie es sogar lernen, wenn Sie weiterkommen wollen und nicht irgendwann einmal zu den Burn-out-Opfern zählen wollen.
    Wichtig
    Delegation ist ein ausgezeichnetes Mittel der Personalentwicklung. Sie gewinnen damit neue Kompetenzen und Kreativität für die Zukunft des Unternehmens.
    So delegieren Sie erfolgreich
    Besonders im Bereich Ihrer C- und D-Aufgaben sollten Sie öfter einmal delegieren, wenn Ihnen dies in der Unternehmenshierarchie möglich ist.
    Grundsätzlich gilt: Wenn Sie Aufgaben delegieren, muss der Mitarbeiter oder betroffene Kollege
verstanden haben, was Sie getan haben wollen,
davon überzeugt sein, dass diese Aufgabe auch im eigenen Interesse liegt,
davon überzeugt sein, dass diese Aufgabe für den Erfolg des Betriebs wichtig ist,
in der Lage sein, die Aufgabe aufgrund seiner Fähigkeiten auszuführen.
    Denken Sie daran: Alles, was Sie nicht kommunizieren, kann auch nicht erledigt werden. Greifen Sie auf bewährte Checklisten zurück (siehe Abschnitt „Arbeiten mit Checklisten“), das gibt den beauftragten Mitarbeitern oder Kollegen zusätzliche Sicherheit. Worauf Sie beim Delegieren außerdem achten sollten, finden Sie in den folgenden zehn Regeln auf den Punkt gebracht.
Die zehn Regeln erfolgreichen Delegierens
D enken Sie nach, was Sie delegieren wollen.
E ntscheiden Sie, an wen Sie es delegieren.
L isten Sie auf, was zu tun ist.
E rklären Sie die einzelnen Aufgabenschritte.
G eben Sie genügend Training und Feedback.
A ufgaben müssen Freiraum für eigene Entscheidungen beinhalten.
T hematisieren Sie die erfolgte Delegation bei allen, die es angeht.
I ntervenieren Sie nur nach vereinbarten Regeln.
O ffene Kommunikation ist die Voraussetzung für einen gemeinsamen Erfolg.
N achkontrolle: Bewerten und loben Sie die erbrachte Leistung.

Schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch
    Zeitersparnis ist ein großes Argument für ein gewisses Maß an Ordnung und System. Daher geben wir Ihnen in diesem Kapitel Tipps, wie Sie Ihren Schreibtisch zeitsparender organisieren.
    Wie groß die Ordnung auf Ihrem Schreibtisch ist und welches Ablagesystem Sie benützen, hängt stark von Ihrer persönlichen Arbeitsweise ab. Manche Menschen behaupten, sie könnten nur im Chaos kreativ werden. Für manche ist der überquellende Schreibtisch schon deshalb eine Belastung, weil sich hier eine Ablenkung nach der anderen anbietet. Entscheidend ist, dass Sie durchblicken und die gerade benötigten Arbeitsunterlagen, Notizen, CD-ROMs etc. finden, ohne lange zu suchen.
    Wichtig
    Ein durchdachtes und praktisches Ablagesystem erspart Ihnen viel Zeit und Nerven.
Nehmen Sie alles nur einmal in die Hand
    Auf den meisten Schreibtischen befinden sich „Wanderdünen“ – Stapel von Papieren, Mappen, Klarsichthüllen mit Notizen, Aufgaben etc., die wir wiederholt in die Hand nehmen, nur um sie an einer anderen Stelle wieder abzulegen, ohne dass wir eine Entscheidung getroffen haben, was