Selbstorganisation (TaschenGuide)

nicht regelmäßig übt, wird die erhöhte Lesegeschwindigkeit nicht beibehalten können.

Die E-Mail-Flut bewältigen
    Spam (unaufgeforderte Werbung) und E-Mails, die als Kopie an etliche Personen gleichzeitig verschickt werden, obwohl sie nur für wenige der Empfänger relevant sind, verstopfen unseren Posteingangs-Ordner. Auch nach Abzug dieser nutzlosen Nachrichten bleiben täglich meist dutzende bis hin zu über hundert zu bearbeitenden E-Mails übrig. Alle, die viel mit dem Computer arbeiten, sind inzwischen der E-Mail-Flut ausgesetzt. Kein Wunder, kommen doch inzwischen fast alle Informationen, die früher den klassischen Postweg oder über die Hauspost gingen, inzwischen über das Mail-System – vielschneller, kostengünstiger und bequemer. Die Gefahr des Mediums ist jedoch, dass einfach alle Informationen, ob nunbenötigt oder nicht, ob wichtig oder nebensächlich, losgeschickt werden – denn es geht ja so schnell. Wie können Sie da den Überblick behalten?
Legen Sie Ordner an
    Nehmen Sie sich einen Tag Zeit, um eine für Sie sinnvolle Ordnerstruktur anzulegen. Diese könnten Sie z. B. nach Projekten oder Kunden, Abteilungsinterna usw. sortieren. Wählen Sie pro Ebene drei bis sieben Ordner und höchstens drei Ebenen für die Verschachtelung.
    Beispiel
    Alle Newsletter landen automatisch über einen Filter in einem News-Ordner. Außerdem haben Sie weitere Ordner für alle Projekte angelegt, wobei Sie laufende und abgeschlossene Projekte unterscheiden. Als Produktmanager können Sie auch eine Strukturierung nach Ihren Produkten, Reihen oder Serien vornehmen. Oder Sie übernehmen die Produktionsphasen/-termine als Ordnungslogik.
    Wichtig
    Wichtig ist, eine Struktur zu wählen, die Ihren Arbeitsprozessen entspricht.
Wenden Sie das Eisenhower-Prinzip an
    Halten Sie dann Ihren Eingangskorb leer. Auch auf E-Mails können Sie die vier Prioritätsstufen des Eisenhower-Diagramms anwenden, meist können Sie schon anhand von Absender und Betreff entscheiden, welchePriorität die E-Mail hat. Prüfen Sie, ob es Sinn macht, Ordner für bestimmte E-Mails der A- und B-Kategorie anzulegen. Die E-Mails der Kategorie D (Werbung, Witze usw.) können Sie sofort ungelesen löschen. Entscheiden Sie bei C-Mails: Entweder ist diese Nachricht es wert, dass ich mich sofort kurz darum kümmere oder ich werde sie löschen. Wenn die Nachricht ein Handeln zu einem bestimmten späteren Zeitpunkt erfordert: Gleich in den Kalender übertragen und die E-Mail löschen.
    Mit der „Organisieren“-Funktion in Outlook können Sie Nachrichten Ihrer wichtigsten Kunden, Geschäftspartner, Vorgesetzten usw. automatisch einfärben, so dass sich diese Nachrichten vom Rest abheben. Oder Sie verschieben mit Hilfe von Filterfunktionen Ihres E-Mail-Programms (z. B. dem Regel-Assistenten in Outlook) bestimmte Nachrichten automatisch in den dafür angelegten Ordner. Die Ordner für Newsletter sehen Sie dann nur einmal pro Woche durch.
    Wichtig
    Machen Sie sich mit den Filterfunktionen vertraut und schaffen Sie ein für Sie passendes Ordnungssystem.
E-Mails gleich beantworten?
    Viele fühlen sich gedrängt, eine neu eingetroffene Nachricht sofort zu öffnen, sei es aus Neugier, sei es aus Angst, etwas Wichtiges zu übersehen. Doch nicht jede Mail müssen Sie sofort lesen oder gar bearbeiten. Wenn Sie beim Eintreffen einer neuen E-Mail jedes Mal Ihre Tätigkeit unterbrechen, benötigen Sie danach viel Zeit, um sich wieder in die Aufgabe hineinzuversetzen. Überlegen Sie einmal, ob es nicht reicht,nur einbis fünfmal am Tag Ihren E-Mail-Eingang im Block zu überarbeiten, solange Sie keine dringenden Nachrichten erwarten. Achtung: Kunden erwarten oft eine Antwort innerhalb eines Tages oder weniger Stunden – und erhalten diese bei der Konkurrenz, falls Sie nicht rechtzeitig reagieren.
Signaturen effektiv nutzen
    Die Signaturfunktion ist mehrfach praktisch: In wenigen Sekunden fügen Sie Ihre kompletten Adressdaten ein, so dass der Empfänger nicht suchen muss. Mit mehreren Signaturen können Sie entscheiden, wer Ihre Handynummer bekommt und wer nicht. Die Möglichkeit, Signaturen als Dokumentvorlagen zu verwenden, wird bisher nur selten genutzt, ist aber sehr praktisch. Sie können wiederkehrende Texte wie Angebote, Einladungen zu Meetings mit Struktur der Tagesordnung usw. als Signatur anlegen, diese an eine leere E-Mail anfügen und müssen anschließend nur noch die entsprechenden variablen Daten einsetzen.
Weitere praktische Tipps zu E-Mails
    Wenn Sie