Business-Knigge - Die 100 wichtigsten Benimmregeln

persönlichen Anstrich und sprechen Sie mit der Sprache Ihres Unternehmens.
    Anfragen genau formulieren
    Die Formulierung einer Anfrage sollte so eindeutig und klar sein, dass der Empfänger sofort weiß, was genau Sie anfragen. Fordern Sie also nicht einfach nur „Informationsmaterial“ bei einem Unternehmen an, das eine große Produktpalette hat, damit lösen Sie unnötige Fragen beim Adressaten aus. Formulieren Sie Ihr Anliegen eindeutig.
    Freundliche Absagen
    Es gibt viele Firmen, die eine Absage lieber durch Schweigen ausdrücken. Negatives wird nicht gerne übermittelt. Liegt es daran, dass der Übermittler schlechter Nachrichten zu Römerzeiten meist umgebracht wurde? Wir wissen es nicht. Eine Absage kann viele Gründe haben. Auf jeden Fall demonstriert es Ihren erstklassigen Stil, wenn Sie schriftlich absagen. Bedanken Sie sich dafür, dass Ihnen jemand einen Kostenvoranschlag erstellt, Sie eingeladen oder bei einem Angebot berücksichtigt hat, und äußern Sie aufrichtiges Bedauern, dass Sie das Angebot nicht annehmen können – oder verzichten Sie darauf, falls es nicht ehrlich ist. Nennen Sie aber unbedingt den Grund Ihrer Absage.
    Möchten Sie nach einem angeforderten Angebot absagen, begründen Sie Ihre Entscheidung. Nennen Sie die kritischen Punkte im Angebot mit Formulierungen wie:
    Beispiele
    „Leider müssen wir Ihr Angebot ablehnen, da uns die Funktion … besonders wichtig ist, die Ihr Gerät nicht bietet.“
    „Nachdem wir alle Angebote verglichen haben, haben wir uns für einen anderen Anbieter entschieden. Er kann den gewünschten Leistungsumfang zu günstigeren Konditionen liefern.“
    „Vielen Dank für Ihre Einladung zum jährlichen Unternehmerball. Ich habe mich sehr darüber gefreut. Leider kann ich diesen Termin nicht wahrnehmen, würde mich aber freuen, im nächsten Jahr wieder dabei zu sein…“
    Eine Standardabsage ist meist nicht befriedigend bzw. aussagefähig genug, so dass Sie oft einen Anruf vom Anbieter bekommen und sich nun in lange Diskussion am Telefon verstricken. Sagen Sie doch gleich, was Sache ist. Sie erleichtern sich selbst das alltägliche Geschäft.
    Zusagen
    Mit einer schriftlichen Zusage unterstreichen Sie deren Verbindlichkeit. Möchten Sie eine Einladung annehmen, tun Sie dies spätestens bis zum angegebenen Termin. Fehlt eine Fristangabe, reagieren Sie so schnell wie möglich. Jeder Organisator einer Veranstaltung möchte möglichst früh wissen, mit wie vielen Gästen er zu rechnen hat. Eventuell gibt es sogar noch einen zweiten Einladungslauf, wenn zu viele wichtige Gäste abgesagt haben.
    Schwierig wird es, wenn Sie eine bereits zugesagte Einladung wieder absagen müssen. Das kann im Berufsleben zum Beispiel wegen einer unvorhergesehenen Geschäftsreise vorkommen. Dann müssen Sie den Grund Ihrer kurzfristigen Absage unbedingt erklären und Ihr Bedauern ausdrücken.
    Versand Informationsmaterial – mal anders
    Was schreiben Sie beim Versand von Informationsmaterial? Den Standardtext „Anliegend erhalten Sie wie gewünscht…“? Versuchen Sie es doch einmal persönlicher, z. B. so:
    Beispiel
    „…beigefügt erhalten Sie unsere Unterlagen – speziell für Sie zusammengestellt. Bitte sehen Sie sich unser Leistungsspektrum in Ruhe an. Gerne erstellen wir Ihnen bei Interesse ein individuelles Angebot. Wir freuen uns auf Ihre Antwort. Mit besten Grüßen aus Berlin …“.
    Freundliche Mahnungen
    Sind Sie der Meinung, dass Mahnungen und Erinnerungen nur mit juristischen Phrasen wirksam sind? Das stimmt nicht! Die Rechtskräftigkeit einer Erinnerung hängt nicht von einem unfreundlichen Ton ab. Aus unserer Sicht gehört zu einem professionellen Auftreten auch ein fairer, kooperativer Schreibstil. Und das geht auch bei unangenehmen Themen:
    Setzen Sie auf eine persönliche, emotionale Ansprache und formulieren Sie dies schon im Betreff. Schreiben Sie anstatt „Mahnung“ vielleicht: „Haben Sie unsere Vereinbarung vergessen?“.
    Formulieren Sie Ihre Forderung deutlich, bleiben Sie aber freundlich im Ton. Machen Sie ein Kontakt- und Kooperationsangebot und aktivieren Sie für die Zukunft, denn Sie möchten ja weiterhin Geschäfte mit diesem Kunden machen.
    Beispiel
    „… bestimmt hat sich Ihre Zahlung mit unserem Brief gekreuzt. Bitte überprüfen Sie zur Sicherheit noch mal Ihre Verbindlichkeiten.“ Oder „Sicherlich haben Sie Verständnis dafür, dass auch wir auf pünktlichen Zahlungseingang angewiesen sind.
    Falls es besondere Probleme geben