Business-Knigge - Die 100 wichtigsten Benimmregeln

Man hat herausgefunden, dass Sie, je weniger Personen Sie hier eintragen, desto schneller eine Antwort bekommen. Eine E-Mail ist sehr viel personalisierter, wenn Sie zwei Empfänger eintragen statt einer ganzen Gruppe. Wird eine Gruppe angeschrieben, denken die Angeschriebenen eventuell: „Ach, das wird schon ein anderer beantworten.“
    Wer gehört in die cc- und bcc-Zeile?
    Beispiel
    Sie öffnen eine E-Mail und auf der cc-Zeile sind extrem viele Beteiligte eingetragen. Der Lebenszyklus so einer E-Mail entwickelt sich oft wie folgt: Zuerst wird die Aufgabe innerhalb der Personen in der an-Zeile hin- und her delegiert. Dann kommt einer der Beteiligten auf die Idee, diese Aufgabe an die erste Person auf der cc-Zeile zu übergeben. Das lässt sich derjenige meist nicht bieten und am Schluss bleibt die Aufgabe an dem hängen, der ganz hinten in der cc-Zeile steht. Hier stimmt also der Satz: „Den letzten beißen die Hunde.“
    In der cc-Zeile werden die eingetragen, die etwas „zur Information“ bekommen sollen. Mit der E-Mail wird ihnen keine Aufgabe übertragen und sie sind auch nicht direkt involviert. Im Grunde könnte das manchmal die ganze Firma sein. Überlegen Sie daher genau, für wen Ihre E-Mail jetzt wirklich wichtig sein könnte. Zu guter Letzt gibt es da noch die bcc-Zeile, die so genannte Blindkopie. Der Eintrag von Empfängern in diese Zeile ist nur sinnvoll, wenn Sie große Verteiler haben und die Adressaten sich womöglich untereinander nicht kennen bzw. wenn Sie die jeweiligen E-Mail-Adressen nicht an Dritte weiter geben wollen. Das gilt zum Beispiel bei Pressemitteilungen. Diesen Verteiler preiszugeben sollte vermieden werden. Schnell werden sonst die E-Mail-Adressen für andere Dinge abgegriffen oder missbraucht. Jemanden auf bcc zu setzen, um zu kontrollieren, wie schnell oder ob eine Aufgabe erledigt wird, ist eher anrüchig und keine besonders feine Art seinen Kollegen gegenüber. In einigen Firmen ist die bcc-Funktion gar nicht frei geschaltet – gerade aus letzterem Grund.
    Der Betreff: So exakt wie möglich
    Die Betreffzeile sollte immer sinnvoll ausgefüllt sein. Sinnvoll heißt, der Text der E-Mail sollte auch etwas mit dem Titel der E-Mail zu tun haben. Statt „unsere Besprechung“ wäre „Besprechung vom 20.2.20xx“ sinnvoller. Denn Besprechungen hat man im Laufe der Wochen und Monate viele. Ein Hinweis auf Datum, Sache oder Anliegen machen den Betreff eindeutig. Genaue Anweisungen oder Wünsche kann man bereits im Betreff formulieren. Ein Beispiel: „Terminzusage bitte bis zum 16. März.“ So sieht der Empfänger bereits im Eingangsordner, dass er etwas erledigen muss. Sinnvoll heißt aber auch, dass, nachdem eine E-Mail öfters hin und her gegangen ist, nachvollziehbar bleibt, was der Inhalt der Mail überhaupt noch mit der Betreffzeile zu tun hat. Wer in die Betreffzeile gar keinen Text einträgt, riskiert, dass seine E-Mail ungelesen gelöscht wird.
    Regel Nr. 53:
    Füllen Sie die Betreffzeile Ihrer E-Mails immer sinnvoll aus. Tragen Sie nur die Empfänger in die an-Zeile, die eine Aufgabe mit der E-Mail erhalten. cc bekommen nur Personen, die etwas zur Information erhalten sollen, sie werden in der E-Mail-Anrede nicht erwähnt. Nutzen Sie die bcc-Zeile nur für große Verteiler, deren Teilnehmer untereinander nicht sichtbar sein sollen.
    Anrede und Verabschiedung
    Verzichten Sie nie auf eine Anrede oder Verabschiedung in einer E-Mail. Sollten Sie mehrere Personen ansprechen, nennen Sie im privaten Bereich die zuerst, die Sie besser kennen. Im geschäftlichen Bereich gilt die Regel: Die ranghöhere Person wird zuerst genannt. Wenn Sie die eine Person siezen und die andere duzen, können Sie dies auch in der Anrede zum Ausdruck bringen. Aber nicht vergessen, die wichtigste Person zuerst zu nennen:
    Beispiele
    „Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann, lieber Herr Muster und lieber Andreas“ oder
    „Sehr geehrter Herr Vorstandsvorsitzender…, liebe Kollegen“
    Regel Nr. 54:
    Differenzieren Sie sich durch Anrede und Verabschiedung von Standard-Schreiben. Sprechen Sie die ranghöchste Person zuerst an.
    Signatur und Anhänge
    Beispiel
    Die E-Mail eines Kunden findet den Weg in Ihre Inbox. Nur zu gerne würden Sie jetzt auf seine Webseite wechseln, um herauszufinden, welches die Hauptprodukte seiner Firma sind und wie dieser Kunde in Deutschland aufgestellt ist. Aber leider fehlt in seiner E-Mail die Signatur. Sie müssen also im Internet nach der Firma suchen, was für Sie