Business-Knigge - Die 100 wichtigsten Benimmregeln

Business-Parkett
    Die Präsentation eines neuen Produktes, das Firmenjubiläum oder ein Messeauftritt – mit solchen Veranstaltungen gestalten Sie das Image Ihres Unternehmens.
    In diesem Kapitel lesen Sie
wie Sie sich korrekt in Meetings beim Kunden oder in Ihrem Haus verhalten (S. 140),
was Sie mit Sakkos und Handys in einer Besprechung machen (S. 144) und
wie Sie auf Messen einen positiven Eindruck hinterlassen (S. 150).
    Meetings
    Meetings gelten vielen Geschäftsleuten als reine Zeitverschwendung. Das kann mehrere Gründe haben: Oft mangelt es an einer guten Organisation, einer Tagesordnung, die feste Zeiten vorsieht, an Pünktlichkeit oder der entsprechenden Vorbereitung der Beteiligten. Ein effizientes Meeting sollte deshalb gut organisiert sein.
    Vorbereitung:
Zeitpunkt und Dauer abstimmen
Teilnehmerliste erstellen (bitte nur Teilnehmer einladen, die auch zum Erfolg des Meetings beitragen können)
Besprechungsraum, Technik und Verpflegung organisieren
Agenda mit Zeitplan erstellen
Einladungen mit Unterlagen an die Teilnehmer versenden
    Durchführung:
Anwesenheitsliste kontrollieren
Zeitplan überwachen und bei Überschreitung einzelne Themen vertagen
Unterbrechungen vermeiden, aber Pausen einplanen
Protokoll mit To-Do-Listen führen
    Nachbereitung:
Protokoll erstellen und vom Besprechungsleiter freigeben lassen
To-Do-Listen überwachen
    Gäste im Büro empfangen
    Kennen Sie die Situation? Sie bieten Ihren Gästen Getränke an, sind aber unsicher, wem Sie den Kaffee zuerst einschenken sollten. Hier die Lösung: Im Meetingraum ist der Gast der Ranghöchste, er bekommt die Erfrischung somit zuerst. Dies sollte zwischen Small Talk und Beginn des geschäftlichen Teils des Meetings erfolgen, damit es dann nicht zu Störungen kommt. Der Gastgeber muss nicht alle Anwesenden persönlich bedienen, sondern sollte lediglich das erste Signal geben. Die Gäste dürfen sich im Anschluss selbst bedienen. Grundsätzlich sollte sich aber jeder im eigenen Hause als Gastgeber fühlen und den Job übernehmen, falls der Einladende mit anderen Aufgaben beschäftigt ist.
    Zur Gastgeberrolle im Büro gehört auch, dass man Kleinigkeiten zum Essen vorbereiten lässt, falls die Konferenz für einen längeren Zeitraum oder über die Mittagszeit angesetzt ist. Seinen Gästen überhaupt nichts anzubieten, ist eine ausgesprochene Unhöflichkeit.
    Beispiel
    Eine ehemalige Kollegin war viele Jahre für den Finanzsektor im Vertrieb zuständig. In einigen Firmen wurde ihr der Tee in Meissner Porzellan serviert und es gab eigens für die Firma gebackene Plätzchen vom besten Konditor der Stadt. Diese Szenerie endete abrupt, als sie in einer neuen Firma Kunden aus dem produzierenden Gewerbe betreute. Ihr erster Kundentermin fing damit an, dass sie einen matschigen Kiesparkplatz überqueren musste, um zu der Containerlandschaft zu gelangen, die als Büro diente. Sie wurde über eine Außentreppe im Stahlkonstrukt-Look hoch geschickt zum Besprechungsraum. Nach der Begrüßung und der Einrichtung von Computer und Beamer fragte sie den Kunden, obes nicht irgendwo ein Glas Wasser gäbe oder ein anderes Getränk, damit ihre Produktvorstellung nicht an einer trockenen Kehle scheitere. Die Antwort des Gastgebers auf ihre Frage war verblüffend: „Ja, da müssen Sie in den Container am Eingang gehen. Dort steht ein Getränkeautomat. Sie brauchen aber 50 Cents dafür.“ Vorbei die Zeit der stilvollen Gastgeber. Heute ist sie wieder im Bankenumfeld tätig.
    Behandeln Sie Ihre Gäste so, wie Sie selbst behandelt werden möchten: mit Respekt und Höflichkeit. Und dies gilt auch, wenn Sie „nur“ Lieferanten empfangen. Überlegen Sie sich, dass die Lieferanten noch weitere Kunden betreuen und Ihr Image nach außen transportieren.
    Holen Sie Ihre Gäste am Empfang ab, geht der Gast vor, sofern er den Weg bereits kennt. Wenn nicht, dürfen Sie gerne vorweg gehen. Die Türen öffnen Sie für Ihren Gast in beiden Fällen. Lassen Sie Ihren Gast an Ihrer rechten Seite gehen, dies demonstriert, dass er von Ihnen geschätzt wird. Im Büro angekommen, nimmt man dem Gast den Mantel ab und hängt ihn an der Garderobe auf. Dies dürfen auch Frauen für Männer tun. Nur der eine oder andere ältere Herr wird die Hilfe einer Dame ablehnen.
    Im Meetingraum
    Beispiel
    Die Sekretärin Ihres Gesprächspartners holt Sie am Empfang ab und führt Sie in den Meetingraum. Dort stehen kalte Getränke und der Kaffee bereits vorbereitet auf dem Tisch. Die Sekretärin bittet Sie,