Business-Knigge - Die 100 wichtigsten Benimmregeln

kostbare Zeit bedeutet.
    Eine E-Mail sollte immer eine Signatur mit den Kontaktdaten enthalten. Sie erleichtern damit dem Empfänger, Sie zurückzurufen, außerdem kann er Ihre Kontaktdaten schnell abspeichern. Es ist sehr viel angenehmer, wenn man nicht erst in seinen eigenen Kontakten stöbern muss, sondern gleich auf die angegebenen Daten zugreifen kann. Eine schöne Variante ist auch eine V-Card als Anhang mit zuschicken. So müssen die Daten nicht per Hand in das Kontaktprogramm kopiert werden. Signaturen sollten firmenintern gleich aussehen. Besser ist es, nur Text anzufügen, denn das Logo einer Firma kann leicht in der Firewall hängen bleiben. Seit Januar 2007 müssen E-Mails von Firmen, die im Handelsregister eingetragenen sind, eine Signatur mit folgenden Informationen enthalten:
Vollständiger Firmenname wie im Handelsregister eingetragen
Rechtsformzusatz (z. B. GmbH, KG e.K. etc.)
Sitz des Unternehmens
Registergericht
Handelsregisternummer
    Für GmbHs gilt zusätzlich: Ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Geschäftsführer. Bei AGs müssen noch Aufsichtsrat und Vorstandsvorsitzende genannt werden.
    Warum sollten Sie Anhänge erklären?
    Außer der V-Card sollten Anhänge, die Sie mitschicken, kurz im Text erklärt werden. Der Grund: Vertriebsleute z. B. sind oft unterwegs und haben nicht immer die angenehme Übertragungsbandbreite zur Verfügung wie im Büro. In diesen Fällen ist es angebracht, den Empfänger zu informieren, was er sich mühselig über die Hotel-Line oder einen anderen Empfänger herunter laden soll. So kann er selber entscheiden, wann er welche Daten vom Server laden möchte. Nichts ist ärgerlicher, als nach zehn Minuten Ladezeit festzustellen, dass man sich gerade eine Anleitung mit Bildern oder 20 Seiten AGB herunter geladen hat.
    Regel Nr. 55:
    Unter eine E-Mail gehört immer eine Signatur mit firmenintern identischem Layout. Anhänge sollten in der E-Mail kurz beschrieben werden.
    Manchmal besser mündlich als schriftlich
    Beispiel
    Herr Müller sitzt in seinem Büro und bekommt eine E-Mail von seinem Kollegen Herrn Meier, der ein paar Zimmer weiter sitzt. Der Inhalt der E-Mail lautet: „Ich benötige einen Terminvorschlag für das Meeting mit Kunde XY. Passt es Dir am 23. Februar?“ Leider kann Herr Müller am 23. Februar nicht und schreibt zurück: „Nein, da bin ich schon verplant, wie sieht es aus mit dem 24. Februar?“ Es folgt die Antwort: „Am 24. Februar habe ich einen Arzttermin, aber wie sieht es mit dem 27. Februar aus?“
    Sie sehen, das Medium E-Mail ist nicht immer das Beste, das man wählen kann. Viel einfacher wäre es, sich hier kurz mündlich abzustimmen, anstatt vier E-Mails oder mehr hin und her zu schicken.
    Ähnlich sieht es aus, wenn Sie die so genannten Pingpong-Mails betrachten. Oft werden lange Abhandlungen zu einigenThemen geschrieben, die dann eventuell falsch verstanden werden. Der „Brieffreund“ reagiert leicht verärgert, weil er sich angegriffen fühlt und so schaukelt sich eine anfangs völlig harmlose Situation ins Unermessliche. Oft schreibt man viel zu schnell E-Mails statt Dinge gleich zu klären.
    Viele Menschen verstecken sich hinter diesem anonymen Medium und scheinen regelrecht Angst vor Menschen zu haben bzw. vor direktem Kontakt. Dabei ist die einfachste Methode, kurz zum Telefonhörer zu greifen, um Zweifel oder Missverständnisse aus der Welt zu schaffen.
    E-Mail-Knigge
E-Mails sollen kurz und schnell auf den Punkt kommen. Ob man dabei immer den richtigen Ton trifft, ist fraglich. Deshalb ist es umso wichtiger, auf höfliche Formulierungen zu achten. Empfangen Sie eine Mail, die Ihnen etwas schroff vorkommt, nehmen Sie sie nicht zu persönlich. Es ist meist nicht so gemeint, wie es ankommt.
E-Mails dienen dem schnellen Austausch von Informationen. Um Geschäftsbeziehungen zu vertiefen, eignen sie sich nicht. Besser für die Kontaktpflege eignen sich regelmäßige Telefonate oder ein Geschäftsessen, zu denen Sie sich bewusst Zeit nehmen.
Um die E-Mail-Flut einzudämmen, verzichten Sie auf unnötige Dankes-E-Mails, sondern formulieren Sie diese bereits im Voraus in Ihrer Mail.
Vermeiden Sie rhetorische Fragen in Ihren E-Mails. Gerade Fragen über das Wohlbefinden Ihres E-Mail-Partners tragen zur Überfüllung des E-Mail-Eingangs bei. Denn im Zweifel wird er auf die gestellte Frage antworten und dies tut er dann eventuell in einer längeren Ausführung, auf die Sie wiederum antworten müssen, da es sonst unhöflich wäre.

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