Das Franzis-Handbuch fur Office 2013

Gliederung die Befehlsfolge Gruppieren / Gruppieren .

    Bild 5.17: Die Gruppierung nach Geschlechtern.
    Sofort wird über der Spalte E ein Minussymbol angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, werden die drei Spalten B, C und D ausgeblendet. Sie sehen nur noch die Summe in der Spalte E .
    Markieren Sie nun die Spalten F, G, H und I und starten Sie erneut die oben beschriebene Befehlsfolge.
    Markieren Sie nun die Spalten von B bis einschließlich J und starten Sie diesen Befehl erneut.
    Jetzt haben Sie über den Spalten drei Minussymbole. Im Ergebnis müsste Ihre Tabelle jetzt so aussehen:

    Bild 5.18: Gruppierung von Männern, Frauen und Gesamt.
    Analog können Sie Zeilen gruppieren. Markieren Sie die Zeilenköpfe nach Jahrzehnten und wählen Sie wieder die oben beschriebenen Befehle.
    Nachdem Sie auf alle Minussymbole geklickt haben, sehen Sie in diesem Beispiel nur noch die Endsumme. Mit Klicks auf die Plussymbole werden die entsprechenden Gruppen wieder eingeblendet.
    Wenn Sie alle Gliederungen auf einmal entfernen möchten, aktivieren Sie das Programmregister Daten . Wählen Sie im Bereich Gliederung die Befehlsfolge Gruppierung aufheben/Gliederung entfernen .
    Tipp
    Mit einem Klick auf die kleinen Zahlen, die Sie jetzt an der oberen linken Ecke sehen, können Sie die entsprechenden Ebenen ein- bzw. ausblenden.
    Um nur eine der vielen Gruppierungen zu entfernen, markieren Sie die entsprechen Zeilen- oder Spaltenköpfe und aktivieren das Programmregister Daten . Wählen Sie im Bereich Gliederung die Befehlsfolge Gruppierung aufheben/Gruppierung aufheben .
    Die AutoGliederung
    Bei der AutoGliederung orientiert sich Excel immer an den Formeln in der Tabelle. Das heißt, in jeder Spalte, in der eine Formel steht, bildet Excel eine Gliederung. Wenn Ihre Tabelle keine Formeln enthält, können Sie die Funktion AutoGliederung nicht einsetzen. Der Einsatz der AutoGliederung kann Vor- und Nachteile haben. Zwar arbeitet diese Variante recht schnell, aber es muss nicht immer ein aussagekräftiges Ergebnis dabei herauskommen.
    Um eine AutoGliederung zu erstellen, aktivieren Sie das Programmregister Daten . Wählen Sie im Bereich Gliederung die Befehlsfolge Gruppieren/AutoGliederung .
    Soll die AutoGliederung wieder entfernt werden, wählen Sie die Befehlsfolge Gruppierung aufheben/Gliederung entfernen .
5.5Gültigkeitsprüfung bei der Eingabe der Daten
    Die Gültigkeitsprüfung ist in der Lage, schon die Eingabe von Zeichen zu überwachen und bei Abweichungen von vordefinierten Regeln den Benutzer darauf aufmerksam zu machen. Das kann besonders dann wichtig sein, wenn mehrere Personen mit einer Tabelle arbeiten. Jede Vermeidung von Datenmüll durch fehlerhafte Eingaben verbessert die Qualität und damit die Effektivität der Arbeit.
    Erste Schritte
    Zu Beginn möchten wir Ihnen diese Funktion anhand eines kleinen Beispiels vorstellen. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in Ihrer Firma mit Namenskürzeln. Jeder Mitarbeiter hat ein dreistelliges Kürzel, die Kollegin Susi Sorglos beispielsweise hat das Kürzel SSO. Es gilt also: der erste Buchstabe des Vornamens gefolgt von den ersten zwei des Nachnamens.
    Sie erstellen eine Tabelle und möchten Ihre Kollegen dazu bringen, nur ihre Kürzel in eine Zelle einzutragen. Sie wissen aber, dass es einige Kollegen gibt, die das nicht so genau nehmen. Beauftragen Sie Excel, darauf zu »achten«, dass nur drei Zeichen in die Zelle eingetragen werden.
    Markieren Sie eine Zelle, in der gleich die Gültigkeit abgefragt werden soll. Aktivieren Sie die Registerkarte Daten und klicken Sie auf die Schaltfläche Datenüberprüfung .
    Im Feld Zulassen wählen Sie aus, was in die Zelle eingetragen werden darf. Wenn Sie beispielsweise ein Datum abfragen, wählen Sie hier den Eintrag Datum aus. In unserem Beispiel sollen Buchstaben erkannt werden, wählen Sie also hier den Eintrag Textlänge .
    Da genau drei Zeichen eingegeben werden sollen, muss im Feld Daten der Eintrag Gleich stehen.

    Bild 5.19: Das Definieren der Gültigkeitskriterien.
    Im Feld Länge müssen Sie eine 3 eingeben, da es ja genau drei Zeichen sein sollen.
    Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK .
    Tipp
    Auf den nächsten Seiten finden Sie weitere Beispiele für den Einsatz der Gültigkeitsfunktion. Außerdem sind dort auch alle Einträge des Felds Zulassen aufgezählt.
    Geben Sie nun ein paar Buchstaben in die Zelle ein und drücken Sie Enter .
    Jetzt erscheint eine Fehlermeldung, anhand deren aber niemand außer Ihnen erkennt, warum die