Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Aufzeichnungen im sogenannten Grundbuch, Geschäftstagebuch oder Journal sind auch bei einer EDV-Buchhaltung vorgeschrieben. Je nach Art und Umfang der zu verarbeitenden Geschäftsvorfälle sind ggf. zusätzliche Nebenbücher zu führen oder gar eigene Nebenbuchhaltungen.
    Regelmäßige Bareinnahmen und -ausgaben sind in einem Kassenbuch aufzuzeichnen, wobei der Begriff „Buch“ nicht unbedingt wörtlich zu nehmen ist. Zulässig sind auch einzelne Formulare mit täglichen Kassenberichten oder eine Tabelle mit Ein- und Ausgängen eines Monats. Spezielle Kassenbuchprogramme drucken die entsprechenden Listen aus, warnen vor drohenden Kassenfehlbeträgen und geben die Daten weiter an das Buchhaltungsprogramm. Wie auch immer Sie das handhaben wollen: Es muss täglich aufgezeichnet werden und der rechnerische Bestand mit dem tatsächlichen, abgezählten Kassenbestand übereinstimmen.
    In Kontokorrentbüchern sind Zugang und Abgang von Kundenforderungen und Lieferantenverbindlichkeiten chronologisch aufzuzeichnen. Vorab sind diese dem entsprechenden einzelnen Geschäftspartner über das für ihn geführte Debitoren- bzw. Kreditorenkonto zuzuordnen. Möglich ist anstelle eines Buchs auch eine geordnete Belegablage als Offene-Posten-Buchführung.
    Inventarbücher können in Form einer eigenen Lager- und Anlagenbuchhaltung geführt werden. Anlagengegenstände werden aber auch auf Karteikarten, Inventarbögen oder in einer Tabelle bzw. Datenbank verzeichnet. Sofern dann zum Jahresabschluss bilanziert wird, sind in einem Anlagespiegel Anschaffungswerte, Buchwerte, kumulierte Abschreibungen und Jahresabschreibungen des gesamten Anlagevermögens aufzulisten.
    Schuld- und Besitzwechsel sind ebenfalls in einem eigenen Buch mit Angaben über Laufzeit, Aussteller und Bezogenen aufzuzeichnen. Obwohl die Finanzierung über Wechsel rückläufig ist, ist im gegebenen Einzelfall unbedingt ein Wechselbuch anzulegen und zu führen. Sie riskieren ansonsten eine Menge Ärger!
    In der separaten Lohn- bzw. Gehaltsbuchhaltung werden gemäß den sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Bestimmungen Angaben über jeden einzelnen Arbeitnehmer gemacht. Neben den persönlichen Daten und wesentlichen Arbeitsvereinbarungen sind sämtliche Bezüge und Abzüge aufzuzeichnen.
    Das Führen von Lohnkonten ist keine leichte Aufgabe, auch wenn Lohnbuchhaltungsprogramme das Gegenteil suggerieren. Während in der Finanzbuchhaltung das System der doppelten Buchführung zahlenmäßige Kontrollen und das jährliche Abstimmen mit tatsächlichen Inventurbeständen ermöglicht, können Sie in der Lohnbuchhaltung über Jahre hinweg, ohne es zu bemerken, falsch abrechnen, indem Sie z. B. eine falsche Kennziffer (steuer- und beitragsfrei anstatt -pflichtig) verwenden. Sie laufen damit Gefahr, nach amtlicher Prüfung Unsummen an Sozialbeiträgen und Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag nachzahlen zu müssen.
    Außer im Grundbuch werden die Geschäftsvorfälle auch im Hauptbuch aufgezeichnet (u. a. deshalb der Begriff: „doppelte“ Buchführung). In diesem Buch werden die Geschäftsvorfälle nicht zeitlich, sondern systematisch einzelnen Konten zugeordnet. Sofern die Buchungen bereits in Nebenbüchern aufgezeichnet sind, können sie auf den entsprechenden Sachkonten (einzelne Anlagekonten, Kasse, Bank, Forderungen oder Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen) in einer Summe zusammengefasst werden.
    Verschiedene Varianten der doppelten Buchführung
    In der Praxis gibt es verschiedene Varianten der doppelten Buchführung. Nachfolgend werden Ihnen diese Varianten detailliert vorgestellt.
    Ein amerikanisches Journal vereinigt Grundbuch und Hauptbuchfunktionen, indem sich an eine chronologische Eintragung in der Betragsspalte Einträge in den entsprechenden Sachkontenspalten anschließen. Hier werden mit Spalten (den Konten) und Zeilen (den Geschäftsvorfällen) Journal und Hauptbuch zusammenfassend dargestellt. Das amerikanische Journal erlaubt es, die Buchung in zeitlicher Reihenfolge und die sachliche Aufteilung in einem Arbeitsgang zu erledigen.
    Das Sachkontenjournal enthält, da es auf den Grundsätzen der doppelten Buchführung beruht, Bestands- und Erfolgskonten. Es weist die Sachkonten – nebeneinander geordnet – in Spaltenform aus und wird deshalb auch „Spaltenjournal“ genannt. Die Spaltenform ist zugleich der „Pferdefuß“ des Systems, weil nur eine begrenzte Zahl von Sachkonten (in der Regel sind 20 Sachkonten in den