Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

auf hinterlegte Steuersätze zugreift.
    Für die gesetzlich vorgeschriebene elektronische Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen sind Erlöskonten, Erwerbe aus EU-Ländern, Umsatzsteuer und Vorsteuerbeträge in die jeweiligen Felder des Formulars einzusteuern. Dies gilt auch für Fälle der Lieferungen und Dienstleistungen mit Bezug zu EU-Ländern, die zudem in die elektronisch zu übermittelnde Zusammenfassende Meldung (ZM) einfließen, für die Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren) und für steuerfreie Erlöse. Diese Zuordnung ist in der Regel von den Programmentwicklern schon vorbereitet.
    Bei individuell vom Anwender angelegten Erlöskonten sollten Sie sich an ähnlichen Vorgaben orientieren und zur Kontrolle auf der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. ZM nachsehen, ob der zutreffende Wert ausgewiesen wurde.
    Wenn die mittels EDV erstellte Finanzbuchhaltung betriebswirtschaftliche Auswertungen und ggf. Jahresabschluss-Auswertungen unterstützt, dann sind die individuell angelegten Konten auch hier auf eine richtige Zuordnung hin zu prüfen. Wenn Sie den IKR oder SKR04 verwenden, fällt die richtige Zuordnung zu einzelnen Positionen in der Bilanz und GuV durch die Abschlussgliederung wesentlich leichter als bei anderen Kontenrahmen.
    Bei einem Kassenbuch, der Offenen-Posten-Buchführung und auch bei Bankkontoauszügen können sämtliche Buchungen eines Monats in einer Summe zusammengefasst werden. Für den Ausdruck von Kontenblättern als Hauptbuch ist bereits bei der Neuanlage eines Kontos programmgesteuert die Möglichkeitvorgesehen, Buchungen zu verdichten . Sollten Sie sich dafür entscheiden, müssen Sie die Verdichtung bei Ihren Arbeitsgängen entsprechend vornehmen.
    Aufbewahrungspflichten und -fristen
    Je nachdem, ob Sie sich für die einfache oder doppelte Buchführung entschieden haben, müssen Sie auch entsprechende gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht beachten.
    Aufbewahrungspflichten
    Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 257 HGB. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen vor allem Dokumentations-, Beweissicherungs- und Beweisführungsfunktionen zu, und zwar insbesondere für Zwecke der Rechenschaftslegung, der handelsrechtlichen Abschlussprüfung und im Rahmen etwaiger Rechtsstreitigkeiten.
    Adressaten von § 257 HGB sind alle Kaufleute sowie alle Handelsgesellschaften und Körperschaften, die, ohne Kaufmann zu sein, Bücher nach den Vorschriften des HGBs führen müssen und keine anderen Aufbewahrungspflichten zu befolgen haben.
    Verantwortlich dafür, die Aufbewahrungspflicht zu erfüllen, ist der Kaufmann selbst. Bei der OHG sind das alle Gesellschafter, bei der KG und der KGaA der Komplementär, bei Kapitalgesellschaften (KapG) die zuständigen Organe wie Vorstand oder Geschäftsführer.
    Die Eigenverantwortung des Kaufmanns gilt auch, wenn die Buchführung außer Haus durchgeführt wird. Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten beginnen mit dem Beginn und enden mit der Beendigung der Kaufmannseigenschaft. Die Aufbewahrungspflicht überdauert den Tod des Kaufmanns ebenso wie die Insolvenz, die Auflösung und die Veräußerung des Handelsgeschäfts.
    Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten sollen insbesondere eine spätere steuerliche Außenprüfung durch die Finanzbehörden ermöglichen. Die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen sind in § 147 AO geregelt. Der Kreis der Aufbewahrungspflichtigen nach Steuerrecht geht über denjenigen des § 257 HGB hinaus. So umfassen die §§ 140ff. AO z. B. auch die nicht in das Handelsregister eingetragenen Kann-Kaufleute (Kleingewerbetreibenden). Der Umfangder aufzubewahrenden Unterlagen ist nach Steuerrecht größer als nach Handelsrecht: Die Aufbewahrungspflicht nach dem Steuerrecht umfasst z. B. auch außersteuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften wie z. B. bei
Anlagevermittlern (§ 34c Gewerbeordnung),
Apothekern (§ 22 Apothekenbetriebsordnung),
Kassenärzten (§§ 294, 295 Sozialgesetzbuch V),
Mietwagenunternehmern (§ 49 Abs. 4 Satz 4 Personenbeförderungsgesetz) oder
Pflegeheimen/Altenheimen (§ 13 Heimgesetz).
    Sowohl im Handels- als auch im Steuerrecht gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Handelsbüchern nach herrschender Meinung auch Nebenbücher wie Kassenbücher und Lagerbücher, Wechsel- und Scheckkopierbücher, Unterlagen der Lohnbuchführung, Belege einer Offene-Posten-Buchhaltung (Kontokorrentbuchhaltung) und die Betriebsabrechnung.