Die 4-Stunden-Woche – Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben

achten. Als ich zum ersten Mal einen indischen VA anheuerte, machte ich den fundamentalen Fehler, für drei einfache Aufgaben keine Stundenbegrenzung zu vereinbaren. Als ich später in der Woche nachsah, stellte ich fest, dass mein Assistent 23 Stunden damit zugebracht hatte, sich im Kreis zu drehen. Er hatte einen einzigen vorläufigen Interviewtermin für die nächste Woche angesetzt, und das zur falschen Zeit! Unfassbar. 23 Stunden? Das Ganze kostete mich bei 10 Dollar pro Stunde, insgesamt also 230 Dollar. Genaue Vorgaben sind deshalb unerlässlich.
    Im deutschsprachigen Raum gibt es ein breites Angebot an Bürodiensten und virtuellen Vorzimmern. Per Tastendruck können Sie im Internet Sekretärinnen buchen, die Ihre Anrufe entgegennehmen und Ihnen den Rücken freihalten. Schreibbüros übernehmen Ihre Verwaltungsarbeit, Recherche, Ausschreibung von Aufträgen, Datenbankpflege oder Projektplanung. An Tagen, an denen es Ihnen nötig erscheint, können Sie sich auch einen persönlichen Assistenten vor Ort bestellen. Wenn Sie einen lokalen Bürodienst suchen, werden Sie sicher in jeder etwas größeren Stadt fündig.
    Woher weiß man nun aber genau, wen man aus dem reichhaltigen Angebot auswählen soll? Das ist das Schöne daran: Man weiß es nicht. Man muss einfach ein paar Assistenten ausprobieren, einerseits um die eigenen kommunikativen Fähigkeiten zu trainieren, und andererseits um zu entscheiden, wen man anheuern kann und wen man besser in die Wüste schickt. Ein ergebnisorientierter Chef zu sein ist manchmal gar nicht so leicht.
    Ein paar Dinge möchte ich an dieser Stelle noch einmal festhalten: Erstens, der Stundensatz ist nicht der letztlich entscheidende Kostenfaktor. Schauen Sie auf die Kosten pro Auftrag. Wenn Sie Zeit aufwenden müssen, um einen Auftrag zu wiederholen und den VA nochmals intensiv zu briefen, dann ermitteln Sie die Kosten für Ihren Beitrag (mit dem Stundensatz, den wir im letzten Kapitel errechnet haben) und lassen Sie diese in die Gesamtkosten mit einfließen. Das Ergebnis kann manchmal überraschend sein. So cool es ist, wenn man sagen kann, dass in drei Ländern Leute für einen arbeiten, so uncool ist es, seine Zeit damit zu verbringen, als Babysitter für Leute zu fungieren, die einem eigentlich das Leben erleichtern sollen.
    Zweitens: Entscheidend ist, was hinten herauskommt. Es lässt sich unmöglich vorhersagen, wie gut man mit einem bestimmten VA zusammenarbeiten wird, ohne dass man es ausprobiert hat. Zum Glück kann man einiges tun, um seine Trefferquote zu erhöhen.
    Solo- oder Support-Team?
    Nehmen wir einmal an, Sie finden den perfekten VA. Er oder sie verrichtet alle Aufgaben, die Sie delegieren können, und Sie beschließen, sich einen wohlverdienten Urlaub in Thailand zu gönnen. Es ist schön zu wissen, dass zur Abwechslung einmal jemand anderes als Sie am Steuer sitzt und die Kastanien aus dem Feuer holen wird. Endlich Erholung! Zwei Stunden vor Ihrem Flug von Bangkok nach Phuket bekommen Sie eine
E-Mail: Ihr VA ist außer Gefecht gesetzt und wird eine Woche lang im Krankenhaus liegen. Nicht gut. Urlaub komplett im Eimer.
    Ich mag es nicht, von einer einzigen Person abhängig zu sein, und ich kann es definitiv nicht empfehlen. In der Welt der Hochtechnologie nennt man eine solche Abhängigkeit einen Single Point of Failure – einen empfindlichen Punkt, von dem alles andere abhängt. Wenn diese eine Komponente ausfällt, dann bricht das ganze System zusammen. In der Informationstechnologie fungiert der Begriff Redundanz (»im Überfluss vorhanden sein«) als Verkaufsargument für Computersysteme, die auch dann noch funktionieren, wenn an irgendeinem Punkt eine Fehlfunktion oder ein mechanisches Problem auftritt. Hinsichtlich Ihres virtuellen Vorzimmers bedeutet das, dass es immer besetzt sein sollte, auch wenn eine einzelne Person einmal ausfällt.
    Ich empfehle Ihnen deshalb, Ihre Anliegen einer Firma anstatt einer One-Man-Show anzuvertrauen. Natürlich gibt es jede Menge Leute, die jahrzehntelang mit ein und demselben Assistenten zusammengearbeitet haben, ohne dass je ein Problem aufgetreten wäre, aber ich glaube, dass das eher die Ausnahme als die Regel ist. Ich gehe lieber auf Nummer sicher. Abgesehen vom simplen Katastrophenschutz bietet ein ganzes Backoffice-Team zudem einen Talentpool, der es Ihnen erlaubt, viele und vielfältige Aufgaben zu delegieren, ohne sich jedes Mal nach jemandem mit anderen Qualifikationen umsehen zu müssen. Ich habe gute