Gespraechsfuehrung (TaschenGuide)

den heißen Brei herum, wenn es um heikle Themen geht; beziehen Sie Stellung und finden Sie deutliche Worte.
Konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf die eigene Argumentation. Hören Sie auch die Argumentation Ihres Mitarbeiters an, um Emotionen zu erkennen und darauf reagieren zu können.
Seien Sie offen und flexibel, wenn sich die Argumentation des Mitarbeiters als richtig herausstellt. Ändern Sie Ihre Beurteilung entsprechend.
Versuchen Sie, im Beurteilungsgespräch Überraschungen zu vermeiden. Sprechen Sie vorwiegend solche Punkte an, die Sie auch schon in den Feedbackgesprächen erwähnt haben. Das Beurteilungsgespräch stellt eine Art Gesamtschau dar; es wäre nicht fair, ein Fehlverhalten erst im Beurteilungsgespräch anzusprechen, das zunächst toleriert wurde.
    So strukturieren Sie das Beurteilungsgespräch richtig
    Wie bei anderen Mitarbeitergesprächen auch ist der Ablauf eines Beurteilungsgesprächs nie exakt vorhersehbar.
Verstehen Sie die vorgeschlagenen Ablaufstufen als roten Faden, damit Sie keine Details vergessen.
Bleiben Sie im Gespräch flexibel; lassen Sie den Mitarbeiter ausreichend zu Wort kommen.
    Leitfaden „Beurteilungsgespräch“
1
Interesse wecken durch einen positiven Gesprächseinstieg Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus, aber reden Sie auch nicht um den heißen Brei herum. Sprechen Sie den Mitarbeiter zunächst auf etwas an, was ihn persönlich betrifft (z. B. ein Projektergebnis, eine interessante Aufgabe, ein privates Ereignis). Steigen Sie dann zügig in das Beurteilungsgespräch ein und erläutern Sie Zielsetzung und Vorgehensweise.
2
Selbstbeurteilung des Mitarbeiters Geben Sie zunächst dem Mitarbeiter Gelegenheit zu erläutern, wie er sich selbst beurteilt. Hören Sie aktiv zu und machen Sie sich gegebenenfalls Notizen. Unterbrechen Sie nur, wenn Sie weitere Erläuterungen benötigen.
3
Vorgesetzteneinschätzung Erläutern Sie nun Ihre eigene Sichtweise. Ergänzen, bestätigen und/oder korrigieren Sie die Selbstbeurteilung des Mitarbeiters. Begründen Sie Ihre Einschätzung anhand von Daten und Fakten. Vermeiden Sie, mit einer Gesamtbeurteilung der Leistungen zu beginnen oder den Beurteilungsbogen Punkt für Punkt durchzugehen. Vielmehr hat es sich in der Praxis bewährt, die eigene Argumentation auf den grundlegenden Verhaltensweisen des Mitarbeiters aufzubauen und deren Auswirkungen auf seine einzelnen Aufgabenbereiche aufzuzeigen. Mit dieser Vorgehensweise wird eine differenzierte, nachvollziehbare, individuelle und damit insgesamt überzeugende Beurteilung des Mitarbeiters sichergestellt.
4
Gelegenheit für Emotionen Geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, Unzufriedenheit, Ärger oder Enttäuschung zu äußern. Akzeptieren Sie, dass es in diesem Moment nicht um Sachlichkeit, sondern um Emotionalität geht. Versuchen Sie, die Gefühle und die darin verborgenen Motive und Bedürfnisse des Mitarbeiters zu erkennen.
5
Zurück zur Sachlichkeit Arbeiten Sie gemeinsam übereinstimmende und abweichende Meinungen heraus. Suchen Sie dabei nach Ursachen für Stärken und Schwächen und nach Lösungsmöglichkeiten. Verzichten Sie auf Monologe; beteiligen Sie den Mitarbeiter an der Erarbeitung von Lösungen und übertragen Sie ihm so eine Mitverantwortung dafür.
6
Ergebnis sichern Im Idealfall schätzt Ihr Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt seine Leistungen ähnlich ein, wie Sie es tun. Halten Sie die wichtigsten Punkte des Beurteilungsgesprächs sowie die vereinbarten Maßnahmen schriftlich fest:
Welche Erwartungen haben Sie zukünftig an die Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters?
Welche Hilfestellungen werden Sie ihm geben?
Wie und mit welchen Maßstäben werden Sie kontrollieren?
    Änderungen in der Beurteilung sind möglich
    Die im Gespräch erzielten Ergebnisse sollten schriftlich festgehalten werden. Die Aufzeichnungen bilden die Grundlage und den Anknüpfungspunkt für künftige Gespräche. Außerdem können Sie die Umsetzung vereinbarter Ziele und anderer Absprachen besser überprüfen.
    Für den Gesprächserfolg ist es wichtig, dass Sie sich nicht ausschließlich auf Ihre eigene Argumentation konzentrieren. Hören Sie sich die Sichtweise des Mitarbeiters an. Nur so können Sie Emotionen erkennen und darauf reagieren. Wenn sich die Argumentation des Mitarbeiters als richtig herausstellt, ändern Sie die Beurteilung. Doch beziehen Sie auch bei heiklen Themen Stellung und sprechen Sie unzureichende Leistungen deutlich an. Diese Gratwanderung wird dann