Managementwissen (TaschenGuide)

Reihe von „Zeitfressern“ entdecken, das sind Umstände, die dafür sorgen, dass Sie viel Zeit verlieren. Solche Zeitfresser sind zum Beispiel:
unproduktive Sitzungen und Besprechungen,
unstrukturiertes Vorgehen: Sie haben „keinen Plan“ und probieren erst einmal alle möglichen Dinge aus,
mangelnde Ordnung und Organisation: Wer Unterlagen, Notizen oder Telefonnummern suchen muss, verliert Zeit,
Perfektionismus und Übervorsicht: Alles klären zu wollen, sich doppelt und dreifach abzusichern kostet viel Zeit,
unwesentliche Aufgaben, die Sie sich haben aufdrängen lassen,
unangemeldete Besucher, die Ihre Zeit beanspruchen,
Aufgaben, bei denen absehbar ist, dass Sie sie nicht zu Ende führen,
Aufgaben, die Sie noch zu Ende führen, obwohl absehbar ist, dass sie nicht viel bringen.
    Wenn Sie solche „Zeitfresser“ systematisch eindämmen, können Sie schon viel Zeit gewinnen. Sie erreichen das durch bessere Organisation, Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben und durch Delegation.
    Doch Vorsicht – auch die leistungsfähigste Führungskraft kann nicht immer nur „produktiv“ sein. Stolpern Sie nicht in die Effektivitätsfalle, denn Sie brauchen Phasen der Entspannung, der Ablenkung, in denen Sie gar nichts oder etwas ganz anderes tun. Solche Zeiten sind ungemein wichtig, sie sind die Quelle schöpferischer Ideen.
3 Erledigen Sie die wichtigsten Dinge zuerst
    Häufig wenden sich Führungskräfte zunächst den Aufgaben zu, die sich relativ schnell erledigen lassen, den Routineaufgaben, dem „Kleinkram“, den sie „hinter sich bringen“ wollen. Im Ergebnis führt das dazu, dass für die Tätigkeiten, auf die es eigentlich ankommt, keine Zeit mehr bleibt.
    Effektives Zeitmanagement bedeutet, dass Ihre wichtigsten Aufgaben auch vorrangig zu behandeln sind. Erst wenn die erledigt sind, sollten Sie sich weniger bedeutsamen Dingen zuwenden.
    Und wenn die nun liegen bleiben? Dazu hat der Managementberater Peter Drucker formuliert: „Effective executives do first things first and second things not at all!“ Das mag etwas zugespitzt formuliert sein, doch trifft es den Kern: Als Führungskraft ist es nicht Ihre Aufgabe, Ihre Zeit mit „zweitwichtigen“ Dingen zuzubringen.
    Wichtig
    Natürlich gibt es neben der „Wichtigkeit“ noch eine weitere Unterscheidung, nämlich zwischen „dringlich“ und „weniger dringlich“. Dringliche Aufgaben, die aber weniger wichtig sind, sollten Sie nach Möglichkeit delegieren (siehe „Richtig delegieren“).
4 Unterbinden Sie Unterbrechungen
    Wie Studien zeigen, werden Führungskräfte in ihrer Arbeit ständig unterbrochen. Vor allem das Telefon sorgt dafür, dass sie immer wieder aus ihrer Arbeit herausgerissen werden. Diesen Effekt sollten Sie unterbinden, wenn Sie als Führungskraft wirksam sein wollen, denn Unterbrechungen machen konzentriertes Arbeiten unmöglich.
    Wichtig
    Planen Sie feste Zeiten ein, wann Sie zu sprechen sind. Jeder, der etwas von Ihnen will, wird diese Zeiten respektieren. Davon abgesehen sollten Sie sich auch bei Ihren kommunikativen Aufgaben, etwa bei einem Mitarbeitergespräch, nicht von anderen unterbrechen lassen.
    Nicht immer lassen sich Unterbrechungen ganz unterbinden. Doch sollten Sie darauf hinwirken, dass Sie wenigstens zeitweilig ungestört sein können. Organisieren Sie Ihre Arbeit in möglichst viele „Blockzeiten“. Und erledigen Sie alle Anrufe, die Sie selbst führen müssen, an einem Stück hintereinander. Ein solcher „Telefonblock“ ist wesentlich effizienter, als alle Telefonate über den gesamten Arbeitstag zu verteilen.
5 Intelligente Planung spart Zeit
    Zeitmanagement heißt vor allem Terminplanung. Wenn Sie Ihre Aktivitäten und Aufgaben sorgfältig planen, werden Sie Ihre Effizienz erhöhen, und zwar mit steigender Tendenz, denn Sie lernen sich und Ihren persönlichen Zeitbedarf für bestimmte Aufgaben immer besser kennen. Darüber hinaus wirkt es disziplinierend, wenn Sie wissen, für eine bestimmte Aufgabe steht Ihnen eine vorher definierte Zeitspanne zur Verfügung.
    So sparen Sie im Arbeitsalltag Zeit
    Intelligente Planung beginnt mit einfachen Tricks, die leicht unterschätzt werden, weil sie so „nahe liegend“ sind. Doch kommt es darauf an, sie auch wirklich konsequent umzusetzen. Das ist gar nicht so selbstverständlich, wie es den Anschein hat. In der Summe können Sie ohne großen Aufwand viel Zeit gewinnen.
Ein Terminplaner für alles
    Sehr viele Führungskräfte haben mehrere Terminplaner: Einen im