Managementwissen (TaschenGuide)

möglichen Anforderungen und Erwartungen überhäuft.
    Umso wichtiger ist es, dass Sie hier aktiv gegensteuern. Setzen Sie klare Prioritäten. Was ist im Moment die wichtigste Aufgabe, die Sie erfüllen müssen? Was ist zurzeit Ihr Thema? Wenn Sie sich darauf konzentrieren, haben Sie alle Energien frei, die sonst gebunden wären.
    Wichtig
    Kommt es an irgendeiner Stelle zu ernsthaften Schwierigkeiten, entsteht akuter Handlungsbedarf und Sie müssen Ihre Prioritäten ändern. Oder Sie delegieren (siehe „Richtig delegieren“) bestimmte Ziele an einen Ihrer Mitarbeiter, während Sie sich um Ihr Hauptziel kümmern.
    Das Optimum, das Sie anstreben sollten: Nie mehr als ein Ziel gleichzeitig in den Mittelpunkt stellen. Sonst verzetteln Sie sich und erreichen gar nichts. Die anderen Hauptziele behalten Sie im Auge, wobei Sie auch ihre Anzahl strikt begrenzen sollten – auf höchstens sieben Ziele. Machen Sie sich klar: Jedes Ziel, das Sie nicht verfolgen, setzt Ressourcen frei für die verbleibenden Ziele.
    Wie Sie Oberziele herunterbrechen
    Die dritte Aufgabe beim Zielmanagement besteht darin, die großen Ziele oder Vorgaben „herunterzubrechen“, sie in überschaubare kleine Ziele aufzuteilen, und zwar in zweifacher Hinsicht:
Mitarbeiterebene: Sie unterteilen das große Ziel in lauter individuelle Ziele, die Ihre Mitarbeiter erreichen müssen (siehe „Führen mit Zielvereinbarungen“).
Zeitliche Ebene: Sie gliedern das große Ziel in mehrere Etappen, definieren „Meilensteine“, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sein müssen.
    Bei der „Verteilung“ auf die Mitarbeiter sollten Sie überlegen: Wer kann welchen Beitrag leisten, welche Aufgabe übernehmen? Ideal ist es, wenn sich die Aufgaben klar voneinander abgrenzen lassen. Dann ist der Koordinationsbedarf geringund die Verantwortung lässt sich klar erkennen. Vermeiden Sie unbedingt, dass sich Zuständigkeiten überschneiden oder Aufgaben doppelt besetzt werden. Das schafft Konflikte und demotiviert.
    Bei der zeitlichen Aufteilung hat es sich bewährt, vom Ende her nach vorn zu planen, also als Erstes festzulegen, an welchem Termin das Gesamtziel erreicht sein soll, und dann die einzelnen Etappen zu verteilen.

Zeitmanagement
    Zeitmangel gilt nach wie vor als eine Art Statussymbol und nicht als Ausdruck mangelhafter Planung: Wer keine Zeit hat, ist viel beschäftigt und wichtig.
    Dabei eröffnen sich oft ganz neue Möglichkeiten, wenn man professionelles Zeitmanagement betreibt. Machen Sie sich aber klar, dass Zeitmanagement selbst auch Zeit in Anspruch nimmt, gerade am Anfang.
    Die Grundsätze des Zeitmanagements
    Will man die unterschiedlichen Methoden des Zeitmanagements auf einen gemeinsamen Nenner bringen, so ergeben sich fünf Grundsätze, denen zu folgen ist:
Ist-Zustand erfassen und analysieren,
„Zeitfresser“ eliminieren,
wichtigen Aufgaben Vorrang geben,
Unterbrechungen unterbinden, „Blockzeiten“ ermöglichen,
durch maßgeschneiderte Planung Zeit gewinnen.
1 Dokumentieren Sie den Ist-Zustand
    Bevor Sie eine Verbesserung herbeiführen können, müssen Sie die aktuelle Situation erfassen. Halten Sie genau fest, womit Sie Ihren Arbeitstag verbringen: wann Sie mit welchen Tätigkeiten beschäftigt sind, mit welchen Personen Sie zu tun haben und welche Störungen aufgetreten sind.
    Wenn sich zeigen sollte, dass Ihr Arbeitstag zerhackt ist in lauter kleine Aufgaben, dass Sie in Ihren Tätigkeiten ständig unterbrochen werden, dass Sie die meiste Zeit in Sitzungen zubringen, bei denen nicht viel herauskommt, nun, dann haben Sie durchaus keinen untypischen Arbeitstag für eine Führungskraft, einen Arbeitstag allerdings, der sich durch Zeitmanagement effektiver gestalten lässt.
    Die Zeitprotokolle haben zwei Funktionen: Zum einen wird erkennbar, wo Verbesserungspotenzial besteht. Zum zweiten ergeben sich aber auch Anhaltspunkte für Ihren persönlichen Arbeitsstil.
    Wichtig
    Achten Sie darauf, unter welchen Bedingungen Sie am produktivsten sind: Wenn Sie allein und völlig ungestört sind? Oder im Dialog mit einem engen Mitarbeiter? Im Team oder im Anschluss an eine Sitzung? Wenn Sie unter Zeitdruck geraten oder wenn Sie sich von allen Zwängen befreit fühlen? Sind Sie frühmorgens am leistungsfähigsten, am Vormittag, nachmittags oder abends – womöglich nach Dienstschluss? Das sollten Sie wissen, damit Sie besser planen können.
2 Eliminieren Sie die Zeitfresser
    Wenn Sie Ihr Zeitprotokoll durchmustern, werden Sie sicher eine ganze