Managementwissen (TaschenGuide)

delegieren, müssen Sie nicht selbst erledigen.
Delegieren stärkt die Eigenverantwortung der Mitarbeiter und hat eine motivierende Wirkung.
Demotivation by Delegation
    Allerdings verkehren sich beide Argumente in ihr Gegenteil, wenn nicht richtig delegiert wird. Typische Fehler sind zum Beispiel:
Der Mitarbeiter wird nicht richtig oder nicht vollständig informiert.
Der Mitarbeiter bekommt nicht die erforderlichen Ressourcen oder Vollmachten.
Der Mitarbeiter verfügt nicht über die nötige Kompetenz, die Aufgabe in eigener Verantwortung zu übernehmen.
Der Vorgesetzte übt zu große Kontrolle aus.
Die Aufgabe ist unangenehm oder sinnlos.
    Unangenehme Aufgaben lassen sich nicht immer vermeiden, das wissen auch Ihre Mitarbeiter. Doch sollten Sie ihnen dann wenigstens nicht vormachen, die Sache sei ungemein reizvoll. Auch wirkt es sich demotivierend aus, wenn Sie die Unannehmlichkeiten prinzipiell auf Ihre Mitarbeiter abwälzen, während Sie selbst ausschließlich die interessanten Aufgaben übernehmen.
    Nicht weniger nachteilig ist es, einen Mitarbeiter mit einer Aufgabe zu beauftragen, die Sie noch gar nicht durchdacht haben, denn es gibt wenige Dinge, die einen Mitarbeiter so stark demotivieren wie eine Aufgabe, die sich als sinnlos erweist.
    Beispiel
    Der Geschäftsführer bekommt das Angebot einer Agentur unterbreitet, für die Firma eine Kundenzeitschrift zu erstellen. Er gibt das Angebot an den Leiter der Öffentlichkeitsarbeit zur Prüfung weiter. Der tut das gewissenhaft, da er davon ausgeht, dass eine Kundenzeitschrift etabliert werden soll. Er erarbeitet an zwei Nachmittagen eine detaillierte Stellungnahme zum Angebot – mit Verbesserungsvorschlägen. Daraufhin erklärt der Geschäftsführer, eine solche Zeitschrift käme für das Unternehmen ohnehin nicht in Frage.
    Der Schreibtisch Ihrer Mitarbeiter ist nicht der Ersatz für Ihren Papierkorb. Bevor Sie delegieren, sollten Sie sich Klarheit darüber verschaffen, ob die Aufgabe auch tatsächlich erledigt werden muss.
Was sollten Sie delegieren?
    Ideal zum Delegieren eignen sich abgrenzbare Aufgaben, für die der betreffende Mitarbeiter kompetent ist – oder rasch kompetent gemacht werden kann. Sie sollten nur Aufgaben delegieren, für die Sie den Mitarbeiter mit allen erforderlichen Ressourcen (einschließlich der Zeit!) ausstatten können. Außerdem braucht er – für die Dauer der Aufgabe – entsprechende Handlungskompetenzen. Schließlich sollte jede Aufgabe begrenzt sein und mit einem erkennbaren Ergebnis abschließen.
An wen sollten Sie delegieren?
    Überlegen Sie vorher, welche Fähigkeiten Ihr Mitarbeiter braucht, um die Aufgabe zu bewältigen. Dazu zählen bestimmte Fertigkeiten und Fachkenntnisse, auch Erfahrung und persönliche Kontakte können eine Rolle spielen. Vor allem aber sollte Ihr Mitarbeiter in der Lage sein, selbstständig zu arbeiten.
    Wichtig
    Achten Sie darauf, dass Ihr Mitarbeiter genügend zeitliche Kapazität zur Verfügung hat und nicht von anderen Aufgaben in Anspruch genommen wird. Bauen Sie unerfahrene Mitarbeiter auf, indem Sie zunächst kleine Aufgaben an sie delegieren.
    Das Briefing
    Am Anfang steht das Informationsgespräch, das „Briefing“, das seinen Namen vom englischen „brief“ hat: kurz und knapp. Doch sollten Sie es mit der Kürze nicht übertreiben, wie es leider allzu häufig geschieht. Ihr Mitarbeiter braucht alle nötigen Informationen. Sie müssen ihn auf den aktuellen Kenntnisstand bringen, auch wenn Ihnen das vielleicht mühsam erscheint.
    Darüber hinaus muss der Mitarbeiter präzise wissen, was Sie erwarten und bis wann. Auch wenn Sie etwas unbedingt vermeiden wollen, muss das Ihr Mitarbeiter erfahren, denn Gedanken lesen kann er nicht.
    Ein dritter Punkt ist gerade am Anfang wichtig: Es sollte eine Art „Notausstieg“ geben, der Mitarbeiter sollte wissen, wohin er sich wenden kann, wenn Schwierigkeiten auftauchen und er Hilfe braucht.
Unerfahrene Mitarbeiter sorgfältig briefen
    Bei unerfahrenen Mitarbeitern müssen Sie besonders darauf achten, dass Ihr Auftrag auch wirklich verstanden wurde. Gerade wenn Sie es sonst meist mit langjährigen Mitarbeitern zu tun haben, sollten Sie nicht annehmen, jeder wüsste schon, was Sie meinen. Erklären Sie lieber zu viel als zu wenig.
Lohnt sich der Aufwand?
    Anfangs ist es etwas aufwendig, die Mitarbeiter zu briefen, vor allem richtig zu briefen. „Bevor ich dem das alles erklärthabe, mache ich es lieber selbst“, finden manche Führungskräfte. Doch