Managementwissen (TaschenGuide)

Computer, ein Timesystem-Ringbuch aus Leder, einen auf dem Schreibtisch ihrer Sekretärin, einen kleinen für unterwegs und/oder ein Smartphone, ebenfalls für unterwegs. Und nicht zu vergessen die hundert kleinen fliegenden Zettel, auf denen die wichtigen Termine notiert sind, die nur noch übertragen werden müssen.
    Ein solches Durcheinander sollten Sie unbedingt vermeiden. Es muss einen einzigen Terminplaner geben, der absolut verbindlich ist. Parallel können Sie auch die „Push-“ und „Pull“-Dienste von Smartphones nutzen.
    Hinweis: Mehr Informationen dazu finden Sie im TaschenGuide „Zeitmanagement“.
To do- und Masterlisten
    Nicht alle Aufgaben lassen sich auf bestimmte Termine verteilen. Für solche Zwecke gibt es die so genannte „To do“-Liste. Hier schreiben Sie alles auf, was Sie erledigen wollen.Haben Sie die Aufgabe erfüllt, streichen Sie sie durch. Die aktuelle „To do“-Liste gehen Sie jeden Tag durch.
    Für übergeordnete Ziele, langfristige Aufgaben oder geplante Projekte können Sie außerdem noch eine Masterliste führen. Sie dient Ihnen zur Orientierung („Was möchte ich erreichen?“) und ist Ihnen bei der Planung neuer Termine von großem Nutzen.
Zeitmanagement als tägliche Routine
    Die Wirksamkeit von Zeitmanagement zeigt sich erst, wenn es Ihnen sozusagen in Fleisch und Blut übergegangen ist. Gerade zu Anfang werden Sie vielleicht erleben, dass Ihr Zeitmanagement Sie mehr Zeit kostet als Sie dadurch einsparen.
    Doch diese Phase sollten Sie durchstehen und auch dabei bleiben. Zeitmanagement sollte zu Ihrer täglichen Routine werden. Wenn Sie nur zehn Minuten zu Anfang jeden Arbeitstages dem Zeitmanagement widmen, werden Sie schon einen spürbaren Effekt erzielen. Noch besser läuft die Planung, wenn Sie weitere zehn Minuten am Ende jedes Arbeitstages erübrigen.
Termincontrolling
    Sie können die Effektivität Ihres Zeitmanagements erhöhen, wenn Sie nicht nur künftige Termine planen, sondern knapp protokollieren, wie Ihr Arbeitstag tatsächlich abgelaufen ist. Ist alles ganz anders gekommen als geplant? Hatten Sie für ein Mitarbeitergespräch 30 Minuten veranschlagt und warennach zehn Minuten eigentlich durch? Oder haben Sie für eine Aufgabe viel länger gebraucht als Sie dachten?
    Solche Informationen sind eminent wichtig. Sie helfen Ihnen, Ihre Planung in Zukunft zu verbessern. Natürlich läuft nicht jedes Mitarbeitergespräch gleich ab, aber Sie werden feststellen, dass Sie bei der Abschätzung Ihres Zeitbedarfs immer sicherer und genauer werden.

Mitarbeiter führen
    Führen bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten einsetzen. Dazu gehört auch, ihnen Aufgaben und somit im richtigen Maß Verantwortung zu übertragen. Das sorgt für Zufriedenheit und motiviert meist nachhaltiger als Sach- oder Geldleistungen.
    In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie
Positionen mit den geeigneten Mitarbeiten besetzen,
Ihren Mitarbeitern Aufgaben übertragen,
mit Ihren Mitarbeitern Ziele vereinbaren,
Ihre Mitarbeiter motivieren.

Kompetenzmanagement
    Als Führungskraft haben Sie dafür zu sorgen, dass die richtigen Leute die richtigen Dinge tun. Diese verantwortungsvolle Aufgabe wird an Bedeutung weiter zunehmen, denn der Gestaltungsspielraum wird in den meisten Organisationen größer. Dafür gibt es drei Gründe:
Die Zahl der Aufgaben, bei denen die klassische Arbeitsteilung nicht mehr greift, nimmt stetig zu. Die Stellenbeschreibungen, die traditionellerweise festlegen, wer wofür zuständig ist, geben allenfalls einen Anhaltspunkt.
Die Mitarbeiter verfügen über vielfältige „Skills“, sie sind damit flexibler und vielfältiger einsetzbar.
In vielen Bereichen hat die Bedeutung von freien Mitarbeitern, Kooperationspartnern oder selbstständigen Betriebseinheiten stark zugenommen. Sie müssen entscheiden, ob Sie eine bestimmte Leistung selbst erbringen oder auslagern wollen, und wenn Sie auslagern, wohin?
    Sie entscheiden: Wer macht was?
    Sie müssen die komplexe Aufgabe, für die Sie zuständig sind, auf Ihre Mitarbeiter oder externe Ressourcen verteilen. Ihr Gestaltungsspielraum wird dabei durch zwei Faktoren begrenzt: Funktion und Tradition.
Wer ist dafür zuständig?
    Jeder Mitarbeiter in einer Organisation hat eine bestimmte Funktion, die gewöhnlich in der Stellenbeschreibung zumAusdruck kommt. Er muss über bestimmte Fertigkeiten verfügen und spezielle Kenntnisse besitzen.
Wer hat sich bereits bewährt?
    Sobald ein Mitarbeiter irgendwann einmal