Mitarbeiter sind so verletzlich

– wie zahlreiche andere – immer und immer wieder überprüft werden. Nur wenn sich alle im Unternehmen voll mit den Projektzielen identifizieren, wird der Plan erfolgreich abzuschließen sein.
    Schritt Nummer 4:
    Projekt, Aktionsplan und Verfahrensweisen werden nach „unten“ kommuniziert. Dies ist der heikelste Moment des gesamten Projektes! Werden hier Fehler gemacht, so scheitert das Projekt, bevor es richtig angefangen hat. Dann sind alle Workshops und Besprechungen wirklich Zeitverschwendung gewesen! Man achte zu diesem Zeitpunkt auf extreme Offenheit, auf einen konstruktiven und freundlich-fröhlichen Ton sowie auf eine hohe Informationsfrequenz .
    Finden Projekte als Reparaturmaßnahmen in Unternehmen mit massiven Kommunikationskonflikten statt, so ist dieser Projektschritt noch heikler als er es ohnehin schon ist. Führungskräfte, die erkennbare Führungsschwächen haben, müssen unauffällig für einige Zeit aus dem Projekt „ausgekoppelt werden“, um frühzeitige Blockaden der Mitarbeiter zu vermeiden. Mit diesen Führungskräften muss in Kleingruppen gearbeitet werden, um eventuell schwierige Verhaltensweisen in den Griff zu bekommen.
    Schritt Nummer 5:
    Nun folgen mehrere relativ zeitraubende Aktivitäten parallel. Je nach individuellen Anforderungen werden Mitarbeiter in Brainstormings und „ Denkfabriken “ eingebunden und/oder erhalten das nötige Wissen, um selbstständig erfolgreich Fehler in Prozessabläufen erkennen zu können.
    In den Brainstormings werden zu bestimmten vorgegebenen Generalthemen alle Ideen gesammelt, die es irgendwie gibt. Wir achten dabei immer auf eine gute Mischung der Teilnehmer. Mehr als einmal kamen die besten Ideen und Vorschläge von Menschen, deren Tätigkeitsfeld weit ab von der Problemstellung lag.
    Nach dem Sammeln erfolgt das Eingrenzen. Die gesammelten Vorschläge werden gemeinsam auf Tauglichkeit, Realisierbarkeit und Wichtigkeit von den Teilnehmern überprüft. Eine bestimmte Anzahl von so entstehenden Teilprojekten kristallisiert sich rasch heraus. Wache Moderatoren achten darauf, dass diese Teilprojekte beider Bedürfnisse erfüllen: die des Unternehmens und die der Mitarbeiter.
    Denkfabriken schließen sich an. Entweder in größeren Gruppen oder in kleinen Teams werden erste, generelle Lösungsansätze zu den im Brainstorming ermittelten Aufgabenstellungen erarbeitet. Dies geschieht zweckmäßigerweise im Rahmen ein und derselben Veranstaltung. Bei großen Unternehmen bedeutet das einen nicht unerheblichen logistischen Aufwand, da unter Umständen dreißig dieser Treffen organisiert werden müssen. Parallel dazu können nun diverse Trainingseinheiten und Schulungen durchgeführt werden, um Hindernisse zu beseitigen.
    Prozessoptimierung erfordert erst einmal das Wissen, wie Fehler im optimalen Ablauf überhaupt erkannt werden können. Sie würden überrascht sein, wie rasch selbst ungelernte Arbeiter die Funktionsweise von Flussdiagrammen nicht nur begreifen, sondern auch in ihrem Arbeitsbereich anwenden. Kommunikationshindernisse werden nicht durch irgendwelche theoretischen Ansätze ausgeglichen, sondern durch unterhaltsame Seminare, in denen verständlich wird, warum der Kommunikationspartner vielleicht nicht so wie erwartet reagiert.
    Schritt Nummer 6:
    Kontrollpunkte werden aktiviert. An zahlreichen Stellen sind im Projekt Überprüfungen durch die Projektleitung vorzunehmen. Diese Überprüfungen dienen weniger dem Zweck, Mitarbeitern auf die Finger zu schauen und die Sache nicht zu teuer werden zu lassen, als der Möglichkeit, eventuell helfend und Mut machend einzugreifen.
    Im Idealfalle werden diese „Kontrollen“ in direktem Gespräch zwischen einem Mitglied der Projektleitung, dem jeweiligen Vorgesetzten und dem Team vorgenommen. Nur bei Mammutprojekten in Großunternehmen sollte man die Kontrollen über den Postweg vornehmen. Besser geeignet sind Satelliten des Projektmanagements (also Vertraute in eigens dafür eingerichteten Anlaufstellen), die dann näher am Ball sind als die Zentrale.
    Zu diesem Zeitpunkt sind zahlreiche Projektgruppen bei der Arbeit. Diese wird jedoch nur dann intensiv geleistet, wenn das Ganze reichlich Spaß macht. Wir achten immer darauf, dass das Ambiente in den Projektgruppen mit Unterhaltung und spielerischen Wettbewerben locker bleibt.
    Genauso wichtig ist die Kontrolle über den Stand der jeweiligen Detailprojekte. Es kann sehr gut passieren, dass im Verlauf der Arbeit zusätzliche Teilprojekte gestartet