Rework

Angestellten nicht, E-Mails mit juristischen Floskeln wie »Der Inhalt dieser E-Mail ist für den alleinigen Gebrauch durch den/die Adressaten bestimmt und könnte vertrauliche oder rechtlich geschützte Informationen umfassen« zu schreiben. Dann könnten Sie gleich sämtliche E-Mails mit dem Satz versehen: »Wir vertrauen Ihnen nicht und sind bereit, rechtlich gegen Sie vorzugehen.« Wenn Sie so ein gutes Verhältnis zu Ihren Kunden aufbauen wollen, können wir Ihnen nur viel Glück wünschen.
    Schreiben Sie, um gelesen zu werden, nicht damit etwas geschrieben ist. Lesen Sie sich einen Text immer noch einmal laut vor. Klingt er so, wie wenn Sie direkt mit dem Kunden sprechen würden? Wenn nicht, was können Sie ändern, um nicht so steif zu klingen?
    Wer sagt denn, dass Geschriebenes immer formell sein muss? Wer sagt, dass man seine Persönlichkeit ausblenden muss, wenn man Sätze zu Papier bringt? Vergessen Sie die Regeln. Kommunizieren Sie!
    Und denken Sie beim Schreiben nicht an all die Leute, die Ihren Text lesen könnten. Stellen Sie sich eine konkrete Person vor und schreiben Sie für diese Person. Wenn man für eine große Leserschaft schreibt, neigt man zu Verallgemeinerungen und unpersönlichen Formulierungen. Wenn Sie an eine konkrete Person schreiben, treffen Sie viel eher den Nagel auf den Kopf.

Schimpfwörter
    Es gibt bestimmte Wörter, die man im Geschäftsleben niemals benutzen sollte. Das sind nicht Fuck oder Scheiße , sondern müssen, kann nicht, einfach, nur und schnell . Solche Wörter stehen einer gesunden Kommunikation im Weg. Sie sind Warnsignale, die Feindseligkeit aufkommen lassen, gute Diskussionen torpedieren und Projekte unnötig in die Länge ziehen.
    Wenn Sie diese Wörter benutzen, sehen Sie die Welt in Schwarz und Weiß. Aber die Wahrheit ist selten komplett schwarz oder weiß. Daher reagieren Ihre Gesprächspartner verärgert, und es kommt zu Problemen, Spannungen und Konflikten. Einige Beispiele für ihre Wirkung:
    Müssen: Nur wenige Dinge »müssen« erledigt werden. Anstatt »muss« könnten Sie auch sagen: »Was halten Sie davon?« oder »Wie klingt das?« oder »Was meinen Sie, das würde doch auch funktionieren?«
     
    Nicht können: Wenn Sie sagen »Ich kann nicht«, können Sie wahrscheinlich sehr wohl. Manchmal treffen sogar zwei verschiedene Versionen des »Nichtkönnens« aufeinander: Auf ein »Das können wir nicht so machen, das ist falsch« folgt ein: »Wir können keine Zeit mehr darauf verwenden, wir müssen damit auf den Markt.« Beide Aussagen können nicht wahr sein. Oder etwa doch?

    Einfach: Mit einfach beschreibt man gern die Aufgaben der anderen. »Das ist doch ganz einfach, das können Sie doch machen, oder?« Aber ist Ihnen schon aufgefallen, wie selten man seine eigenen Aufgaben als einfach bezeichnet? Für Sie heißt es: »Ich muss mir das erst mal in Ruhe ansehen« – für die anderen: »Erledigen Sie das.«
    Diese Wörter sind oft in Diskussionen zu hören (achten Sie auch auf ihre Vettern: jeder, niemand, immer und nie ). Sind sie erst einmal ausgesprochen, wird es schwierig, eine Lösung zu finden. Sie drängen den Sprecher mit ihrem Absolutheitsanspruch in die Ecke. Treffen zwei Absolutheitsansprüche aufeinander, kommt es zum Gerangel. Es gibt keinen Mittelweg mehr. Besonders gefährlich sind solche Wörter, wenn man sie kombiniert: »Wir müssen diese Funktion einbauen. Wir können nicht ohne sie auf den Markt gehen. Jeder will diese Funktion. Das ist doch nur eine Kleinigkeit, die kann man doch einfach einfügen. Das geht doch ganz schnell!« Nur fünf Sätze, aber hundert Mutmaßungen. Der garantierte Weg in die Katastrophe.

So schnell wie möglich
    Sagen Sie nie »so schnell wie möglich«. Dieser Satz ist das reine Gift. Jeder will alles so schnell wie möglich erledigt haben. Wenn Sie an jede Bitte ein »so schnell wie möglich« hängen, sagen Sie damit, dass alles höchste Priorität hat. Aber wenn alles höchste Priorität hat, dann hat Priorität keine Bedeutung mehr. (Schon komisch, wie alles oberste Priorität hat, bis man anfängt, selbst eine Rangliste zu erstellen, weil man es muss.)
    »So schnell wie möglich« wird inflationär gebraucht. Dadurch wird jede Anfrage entwertet, die diesen Zusatz nicht enthält. Und ehe Sie wissen, wie Ihnen geschieht, wird eine Aufgabe nur noch erledigt, wenn Sie sie mit dem Vermerk »so schnell wie möglich« versehen. Doch die meisten Aufgaben rechtfertigen diese Hysterie gar nicht. Wenn etwas