Selbstorganisation (TaschenGuide)

monatlich und jährlich) anzulegen. Auf ihnen vermerken Sie alles, woran Sie routinemäßig denken müssen.
    Checklisten beantworten grundsätzliche Fragen wie:
Was gehört dazu?
Was kommt zuerst?
Sind die Voraussetzungen erfüllt?
Habe ich an alles gedacht?
Ist alles erledigt?
    Wer konsequent mit diesen Instrumenten arbeitet, kann bestätigen, dass Checklisten in bestimmten Arbeitsbereichen enorme Zeiteinsparungen ermöglichen. Solche Checklisten lassen sich übrigens nicht nur in der beruflichen, sondern auch in der privaten Planung hervorragend einsetzen.
    Vorteile einer Checkliste
Das Arbeiten mit Checklisten spart Zeit.
Checklisten reduzieren das Fehlerrisiko, denn Sie müssen bei wiederkehrenden Vorgängen oder gleichen Situationen nicht immer wieder neu mit Ihren Überlegungen ansetzen.
Mit einer Checkliste bewegen Sie sich ständig auf dem Pfad der Verbesserung. Wenn Sie eine Checkliste durcharbeiten, entdecken Sie weitere Möglichkeiten, wie Sie einen Arbeitsprozess anreichern und optimieren können.
Schließlich ersparen Ihnen bewährte Checklisten so manche zeitaufwendigen Erklärungen. Wenn Sie Mitarbeitern oder Kollegen eine Checkliste geben, können diese sich mit bestimmten Aufgaben oder Erledigungen schnell vertraut machen.
    Wie Sie eine Checkliste anlegen
    Eine Checkliste wird in der Regel so erstellt, dass man alle Aktivitäten, die für die erfolgreiche Durchführung zu berücksichtigen sind, in eine sinnvolle Reihenfolge bringt. Das Ganze sollte möglichst konkret und einfach gehalten werden. Alles, was erledigt ist, wird schließlich abgehakt.
    Die einzelnen Punkte können Maßnahmen sein, die Sie bei bestimmten Aufgaben ergreifen müssen, aber auch Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit Sie zum Beispiel eine gute Entscheidung treffen können.
    Beispiel: Checkliste für Meetings
Meeting am … von … bis …
Termin
Einladungen per Mail verschicken
…
Besprechungszimmer reservieren
Technik anfordern
Teilnehmerliste erstellen und verteilen
Mittagsbuffet bestellen
Restaurant für abends reservieren
Alle Unterlagen einfordern
Unterlagen sammeln, ordnen, kopieren
Werbemuster neues Produkt verteilen
    Wo und wann Checklisten einsetzen?
    Im Prinzip können Sie Checklisten überall dort einsetzen, wo gleichartige Tätigkeiten und Entscheidungen zu treffen sind, ständig die gleichen Regeln zu beachten sind oder ähnliche Prozesse ablaufen. Hier einige berufliche Beispiele:
Sie bereiten einen Vertrag vor.
Sie erstellen ein Arbeitszeugnis.
Sie führen ein Bewerbungsgespräch.
Sie planen ein neues Projekt.
Sie führen eine Marktbeobachtung durch.
Sie führen eine Kontrolle durch (z. B. Projektkosten).
Woran muss die Urlaubsvertretung denken?
Ein neuer Mitarbeiter kommt: Was ist zu erledigen?
    Auch im privaten Bereich sind Checklisten praktisch:
Sie müssen Ihre Steuerunterlagen vorbereiten.
Sie fahren in den Urlaub.
In der Familie werden Hausarbeiten verteilt.
    Tipps für das Arbeiten mit Checklisten
Achten Sie auf Klarheit und Übersichtlichkeit. Nur Checklisten, mit denen Sie auch arbeiten, sind gute Checklisten.
Checklisten dürfen Sie nicht als zu starres Korsett begreifen. Starten Sie einen Probelauf und korrigieren sowie erweitern Sie eventuell Ihre Checkliste.
Fragen Sie Kollegen, mit welchen Checklisten sie bereits arbeiten. Manches können Sie an die individuellen Erfordernisse des eigenen Aufgabengebiets anpassen.
In manchen Zeitplansystemen finden sich hilfreiche Checklisten, etwa zur Reiseplanung. Dort können Sie auch selbst angelegte Checklisten einheften.

Zeitplanbücher und Smartphones
    Da wir nicht alles im Kopf behalten können, müssen wir Notizen schreiben, zur Not auf lose Zettel. Doch die Zettelwirtschaft kann schnell in Desorganisation münden. Wesentlich besser sind daher Zeitplanbücher und Smartphones.
    Verschiedene Systeme im Überblick
Mit To-do-Listen Aufgaben planen
    Eines der einfachsten Mittel, Ihre Aufgaben effektiv zu bewältigen, ist die To-do-Liste. Alles dazu Nötige ist in jedem Haushalt und Büro vorhanden – Sie können sofort anfangen. Auf einer Seite schreiben Sie einfach auf, was heute unbedingt erledigt werden muss. Auf der anderen Seite können Sie alles aufschreiben, was im Verlauf der Woche erledigt werden muss bzw. bestimmte Bereiche abtragen. Fügen Sie je eine Spalte für Priorität und Fälligkeitsdatum hinzu.
    Die Nachteile der einfachen To-do-Liste: Termine, langfristigere Planungen mit Zeithorizonten, Adressen oder thematische Notizen haben