Selbstorganisation (TaschenGuide)

nächsten Monate eingetragenen Termine anzeigen).
    Obwohl Sie jeden Termin nur einmal eintragen, können Sie – anders als im Zeitplanbuch – nicht nur das sehen, was an einem bestimmten Tag ansteht. Über entsprechende Ansichten wissen Sie auch sofort, wann Sie in den nächsten Monaten z. B. in Düsseldorf sein werden oder welche Besprechungen und Kundenbesuche zu einem bestimmten Projekt gehören. Sie können mit Kollegen Aufgaben austauschen, sich gemeinsam gepflegte Adressbestände teilen und untereinander auf Ihre freigegebenen Kalender zugreifen. Damit finden Sie schneller passende Besprechungstermine bzw. sehen, wann ein Kollege außer Haus oder im Büro anwesend ist.
    Outlook ist ein sehr leistungsfähiges Planungsinstrument, das für Einsteiger recht kompliziert ist. Bis Sie mit Outlook übersichtlich und zeitsparend planen können, müssen Sie erst einmal viel Zeit investieren, um die effektive Bedienung zu erlernen, damit das ganze nicht in Frust und Chaos endet. Für manch einfachen Arbeitsplatz mit nur wenigen zu verwaltenden Informationen rentiert sich der Aufwand nicht. Praxiserprobte Strategien und Tipps für effektives Zeitmanagement mit Outlook finden Sie im kostenfreien Online-Kurs „Meine Zeit im Griff mit Outlook“ von Holger Wöltje: www.zeit-im-griff.de/tg/outlook (inklusive 90 min. Video; Grundkenntnisse in Outlook werden vorausgesetzt).
    Wichtig
    Beim Einsatz von Outlook sind vor allem zwei Dinge zu beachten: Erstens brauchen Sie ein Zweitsystem für die Zeit, in der Sie keinen Zugriff auf Ihren PC haben (z. B. Handy oder PDA). Zweitens ist es wichtig, dass Sie sich umfassend mit den Outlook-Funktionen vertraut machen, damit Sie Zeit sparen statt zu verlieren. Sich dies im Selbststudium beizubringen erfordert viel Disziplin – ein Seminar oder Coaching beim Profi ist meist die schnellere und im Endeffekt oft sogar günstigere Variante.
    Die Auswahl an Zeitplansystemen ist enorm
    Papier oder Elektronik?
    Bloß weil Personal Digital Assistents (PDAs) und Smartphones moderner und elektronisch sind, sind sie noch lange nicht für jede Person und jeden Bereich besser geeignet als bewährte Papierplaner.
    Welche Vorteile elektronische Organizer bieten
    Die Kapazität aktueller Smartphones (tausende Adressen und Termine, komplette Bücher) ist im Vergleich mit Papierplanern nahezu unbegrenzt. Sie können die meisten Informationen mit den Daten auf Ihrem PC abgleichen, z. B. Adressen, Aufgaben, Notizen, E-Mails sowie Word- und Excel-Dokumente. Wenn Sie Termine im Büro in Outlook eintragen, können Sie sie einfach auf den PDA überspielen, unterwegs dort bearbeiten und später die aktualisierten Daten automatisch auf den PC übernehmen.
    Außerdem hat ein Handheld/Smartphone folgende Vorteile:
Sie können jederzeit eingetragene Daten löschen, ändern, komplett überschreiben etc. Auf dem Papier werden Korrekturen viel schneller unübersichtlich.
Einfache, tägliche Datensicherung (Kopien).
Variables Sortieren möglich: Sie können Ihre Aufgabenliste mit einem Klick nach Priorität oder zugewiesenen Kategorien (z. B. Projekte, Lebensrollen) sortieren oder zwischendurch auch einmal nach Fälligkeitsdatum.
Sie können eine Volltextsuche ausführen (z. B. Termine diese Woche, Termine mit Herrn Meier, Termine für das Projekt A).
    Schwächen der elektronischen Organizer
Geladener Akku oder Steckdose nötig.
Ein Verlust sämtlicher Daten oder Totalausfall aufgrund von Software-/Hardwarefehlern kann ständig auftretenund ist im Durchschnitt einmal alle zwei Jahre wahrscheinlich.
Die Dateneingabe erfordert hohe Aufmerksamkeit. Während Gesprächen Notizen zu machen, ist umständlich.
Starre/vorgegebene Struktur der Programme.
    Wichtigste Vorteile von Papier-Organizern
Vertrautes Medium, quasi keine Lernkurve.
Bilder, Skizzen sowie Illustrationen sind einfach und an jeder Stelle problemlos einfügbar.
Bessere Übersicht: Sie können Texte beliebig anordnen, viel einfacher grafisch gliedern und sich später mit einem kurzen Blick auf das Blatt schneller zurechtfinden.
Sie können Kalenderseiten nach eigenen Vorstellungen anpassen (z. B. Feld für Anrufe unten im Tagesplan einfügen).
    Gravierendste Schwächen der Papier-Organizer
(Mehrfache) Änderung der Daten schwierig.
Datensicherung sehr aufwendig, Datenverlust ist oft endgültig. Die Daten sind unverschlüsselt/für jeden lesbar.
Aufwendigere Führung bei Terminserien oder vielen Terminen für Monate im Voraus.
Ein Abgleich mit Daten aus einem