Selbstorganisation (TaschenGuide)

Ihre Outlookdaten zurückschreiben, sollten Sie sich daher vergewissern, dass hier nichts verloren geht.
    Wichtig
    Wenn Sie fast überall Ihr Notebook mit Outlook dabei haben, eignen sich Handys als optimale Ergänzung, falls das Notebook doch einmal ausgeschaltet ist: Geben Sie Daten stets nur in Outlook ein und überschreiben Sie damit beim Synchronisieren stets das Mobiltelefon, um die oben beschriebenen Probleme zu vermeiden. Wenn Sie unterwegs etwas notieren möchten, nutzen Sie die in den meisten Handys integrierte Diktiergerätefunktionen und tippen Sie die aufgesprochenen Notizen bzw. Termine/ Aufgaben bei der nächsten Gelegenheit sofort in Ihr Outlook ein.
Blackberry, iPhone und Windows Mobile
    Professionelle Smartphones wie z. B. Blackberry, iPhone und die MDA-/VPA-Geräteserien von T-Mobile und Vodafone eignen sich mit der richtigen Software bereits als Zeitplanbuchersatz. Sie sind etwas größer als ein „normales“ Mobiltelefon (die Bildschirmfläche ist meist deutlich größer unddamit weit übersichtlicher als bei anderen Business-Handys) und diesemvom Funktionsumfang und Komfort bei der Dateneingabe her weit überlegen: Sie haben z. B. eine Mini-Tastatur oder auf dem Bildschirm eingeblendete Tastatur mit einer Taste für jeden Buchstaben zur Verfügung. Aufgrund der in den letzten Jahren auf den Markt gekommenen Gerätevielfalt und des technischen Fortschritts verschwimmen die Grenzen zwischen den Geräten zusehends.
    Außer Terminen, Adressen, Aufgaben und Notizen verwalten die kleinen Helfer je nach Modell und optionalen Erweiterungen Ihre E-Mails, Dokumente (z. B. Word-Dateien und Excel-Tabellen, deren Daten Sie auf Blackberrys direkt editieren, neu berechnen und später auf den PC kopieren können) sowie ganze Bücher in elektronischer Form und dienen im Auto als sprechendes Sateliten-Navigationssystem, das aktuelle Stauinfos einkalkuliert. Mehr zu den Vor- und Nachteilen der elektronischen Organizer erfahren Sie im folgenden Kapitel. Vor allem ist es im Vergleich zum Papier bei Smartphones wesentlich komplizierter, die schnelle Bedienung und übersichtliches Planen zu erlernen.
Push-E-Mail
    Praktisch für unterwegs ist die Möglichkeit, neue E-Mails (sowie Änderungen in Ihrem Kalender oder neue Telefonummern Ihrer Ansprechpartner) sofort auf das Mobilgerät zu erhalten. Sie müssen deshalb noch lange nicht ständig Ihre Arbeit unterbrechen – schalten Sie den Alarm für neue E-Mails aus. So sammelt der mobile Helfer neue Mails, die Sie später während Wartezeiten oder in Ruhe lesen können, ohne erstauf den Datenabruf zu warten. Während Sie in Frankfurt IhrePräsentation halten, trägt Ihre Sekretärin im Büro in München einen neu mit einer Kundin vereinbarten Termin in Düsseldorf in Ihren Kalender ein. Eine Kollegin streicht währenddessen die für Freitag vorgesehene Besprechung. Wenn Sie nun direkt nach Ihrer Präsentation auf Ihrem (stummgeschalteten aber empfangsbereiten) Smartphone den Kalender aufschlagen, um mit den Anwesenden einen Folgetermin zu vereinbaren, sind diese Änderungen bereits eingetragen – und der nun von Ihnen vereinbarte Folgetermin zwei Sekunden später auch für Ihre Sekretärin und Kollegin sichtbar.
    Wichtig
    Wenn Sie sich für ein Smartphone entscheiden, wählen Sie am besten einen Blackberry, ein iPhone oder ein Gerät mit Windows Mobile. Alle drei bieten die oben beschriebenen Push-Funktionen und für diese Betriebssysteme existiert ein großes Angebot an Zusatzsoftware z. B. zur effektiven, übersichtlichen Zeitplanung (Blackberry und Windows Mobile sind dem iPhone im Bereich Business-Funktionen/-Anwendungen noch ein kleines Stück voraus).
    Mehr Tipps zum Zeitmanagement mit Blackberry und iPhone finden Sie unter www.zeit-im-griff.de/tg/bb bzw. www.zeitim-griff.de/tg/iphone .
Microsoft Outlook
    Anders als der kostenlose kleine Bruder namens Outlook Express kümmert sich die große Version von Outlook auch um Aufgaben, Termine und Notizen. Die Funktionen zur Bearbeitung von E-Mails und Kontakten (Adressdaten) sind ebenfalls weitaus umfangreicher. Alle diese Elemente können Sie ineinander umwandeln – z. B. eine E-Mail mit der Maus alsTermin in den Kalender verschieben – und untereinanderverknüpfen – z. B. mit einem Klick auf den E-Mail-Absender die Telefonnummer aus dem zugehörigen Kontakt anzeigen (bei mit dem PC verbundenem Telefon sofort wählen sowie bei eingehenden Anrufen mit übermittelter Nummer gleich alle mit dieser Person für die