Selbstorganisation (TaschenGuide)

elektronischen Bürosystem ist sehr aufwendig.
    Finden Sie Ihr System
    Die Hilfsmittel sollen Ihnen dienen, nicht Sie zum Sklaven machen. Nutzen Sie ein Hauptsystem das Ihrer Arbeitsweise entspricht und, soweit sinnvoll, ein zweites zur Ergänzung wo es für Sie passt. Ein Zeitplanbuch für das Anfertigen von Mindmaps sowie „gehirngerechten“ Telefonmitschriften mit frei angeordnetem Text und kleinen Skizzen, in das Sie auch noch Prospekte oder Infozettel aus Papier einheften können, kann z. B. die ideale Ergänzung für den PDA-Freak sein.
    Wenn Sie hingegen in langjähriger Kleinarbeit Ihr Papiersystem optimal angepasst haben, damit prima zurechtkommen und keine elektronischen Daten mit Kollegen teilen, ist ein ausschließlich für Adressen genutzter PDA bzw. ein Business-Handy mit PC-Synchronisation die optimale Ergänzung.
    Wichtig
    Experimentieren Sie, probieren Sie die Systeme aus, bevor Sie sich entscheiden. Vielleicht können Sie einen alten PDA für ein paar Tage von einem Kollegen ausleihen oder bekommen die übrigen Blätter seines ausgedienten Zeitplanbuchs.
    Wenn Sie sich ausführlicher mit den Vor- und Nachteilen sowie Kombinationsmöglichkeiten von Papier und Elektronik befassen möchten und Tipps zu effektivem, übersichtlichem Zeitmanagement auf Handhelds suchen, empfehlen wir Ihnen zur Vertiefung das Buch „Zeitmanagement – perfekt organisieren mit Zeitplaner und Handheld“ (Knoblauch/Wöltje; www.papier-und-elektronik.de ).

So gestalten Sie Ihren Tag
    Die Papier- und E-Mail-Flut steigt unerbittlich, Telefonate und Besprechungen füllen den Büroalltag. Verzweifeln Sie nicht, es gibt erfolgreiche Rezepte, wie Sie trotzdem zu Ihrer Arbeit kommen.
    Lesen Sie in diesem Kapitel,
wie Sie Störungen reduzieren,
wie Sie Besprechungen effektiver führen,
wie Sie richtig delegieren,
wie ein aufgeräumter Schreibtisch beim Zeitsparen hilft und
wie die tägliche E-Mail-Flut zu bewältigen ist.

Kampf den Zeitfressern
    Hier bieten wir Ihnen einige effektive Tipps an, um Zeitverschwender und Störungen zu erkennen, zu reduzieren oder gar zu beseitigen.
Identifizieren Sie Ihre Zeitfresser!
    Finden Sie in der folgenden Checkliste Ihre Zeitdiebe wieder?
    Wo liegen Ihre Zeitfresser?
Sie haben keine Ziele und Prioritäten
Sie führen keine Tages-/Wochen-/Monatspläne.
Sie versuchen, zu viel auf einmal zu tun.
Lange Wartezeiten (Verabredungen)
Sie stoßen auf mangelnde Motivation oder indifferentes Verhalten.
Sie können nur schwer nein sagen.
Sie können Ihre Aufgaben nicht zu Ende führen.
Sie sind kein guter Zuhörer, einiges geht an Ihnen vorbei.
Sie wollen immer alle Fakten wissen.
Sie neigen zum Perfektionismus.
Sie sind zu viel mit Papierkram und Lesen beschäftigt.
Sie haben ein schlechtes Ablagesystem.
Sie können oder wollen zu wenig delegieren.
Sie werden nicht ausreichend informiert.
Sie sitzen zu viel in unnötigen, langwierigen, schlecht vorbereiteten Besprechungen.
Sie werden durch Schwätzchen und Getratsche über Kollegen aufgehalten.
Das Zeitbudget für Ihre Aufgaben wird oft falsch eingeschätzt (von anderen, von Ihnen).
Sie haben den Wunsch, immer alle zu beteiligen.
Sie verlieren Zeit mit Techniken, die Sie nicht verstehen. Sie sind zu wenig auf die notwendige Technik/EDV geschult.
Sie haben noch nie an einer Zeitmanagement-Schulung teilgenommen.
    Sie sollten Ihre wichtigsten Zeitfresser erkennen und gezielt bekämpfen. Definieren Sie geeignete Maßnahmen, um sie zu besiegen. Gehen Sie einen Zeitdieb nach dem anderen mit Hilfe konkreter Ziele an.
    Wie Sie Störungen und Unterbrechungen reduzieren
    Störungen zu identifizieren und zu analysieren ist besonders wichtig, damit Sie zu Ihren eigentlichen Aufgaben kommen und Ihre Ziele verfolgen können. Folgende Lösungsideen bieten sich an, wenn Sie zu oft durch andere gestört werden.
Tipps für Führungskräfte
Legen Sie in regelmäßigen Besprechungen Prioritäten fest, damit Sie nicht die meiste Zeit, sondern jeweils nur kurz und am Ende über unwichtigere Dinge diskutieren.
Legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie regelmäßig ansprechbar sind.
Lernen Sie Management by Exception (Ausnahmen). Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter relativ selbstständig agieren und Sie nur tätig werden (mit Rat, Hilfe oder Anweisungen), wenn etwas nicht klappt oder nicht nach Plan läuft. Ansonsten sollten Sie vom Tagesgeschäft entlastet werden.
Tragen Sie sich Termine für Ihre strategischen Aufgaben in Ihren Tagesplan ein (z. B. „stille Stunden“).
Tipps