Selbstorganisation (TaschenGuide)

oder eine Stunde unnütz in einem schlecht vorbereiteten oder gar unnötigen Meeting vergeuden? Sie können dies ja einmal auf ein Jahr hochrechnen: Bei zweiwöchentlichen Besprechungen ergeben sich in der Tat immense Kosten – die genauso zu vermeiden wären wie die verschwendete Zeit.
    Mit ein paar einfachen sowie lapidar erscheinenden Grundregeln, die aber leider häufig nicht beachtet werden, können Sie Ihre Besprechungen effektiver gestalten.
    Checkliste: Tipps für effektive Besprechungen
Erstellen Sie eine klare, schriftliche Tagesordnung.
Legen Sie Ziele fest. Beschreiben Sie dabei auch, welche Art Ergebnisse erreicht werden soll.
Sorgen Sie dafür, dass alle Unterlagen rechtzeitig vorher und nicht erst zu Beginn des Meetings ausgegeben werden.
Die Teilnehmer müssen sich vorbereiten.
Legen Sie vorher eindeutig einen qualifizierten Leiter für die Besprechung fest
Halten Sie Anfang und Ende unbedingt ein!
Flipcharts visualisieren Fragen und Zwischenergebnisse.
Kurze Pausen und frische Luft machen wieder aufmerksam und munter.
Protokolle sind kurz und knapp zu halten. Aufgaben werden am besten in einer To-do-Liste festgehalten. (Wer? Was? Wann?)
    Wichtig
    Besprechungen können ein Vergnügen sein, wenn sie auch effektiv sind.
Worauf achten vor der Besprechung?
    „Die besten Besprechungen sind die, die nicht stattfinden.“ Nun, das ist nicht immer richtig – dennoch sollten Sie Alternativen prüfen: Können z. B. zwei Besprechungen zusammengelegt werden (gerade, wenn Teilnehmer anreisen müssen)? Ist eine Telefonkonferenz oder eine Entscheidung eineshöheren Verantwortlichen bzw. eines kleinen, hierfür benannten Teams die bessere Alternative?
    Ersparen Sie es Kollegen oder Mitarbeitern, ihre Zeit unnötig in Besprechungen zu verbringen. Halten Sie die Teilnehmerzahl generell klein. Fragen Sie:
Wer ist von Entscheidungen der Besprechung wirklich direkt betroffen? Reicht ein Stellvertreter für alle?
Wer verfügt über das nötige Fachwissen und wird wirklich gebraucht?
Wer trägt die (rechtliche, finanzielle, administrative) Verantwortung für die Entscheidungen? Und wer führt die Entscheidungen aus? Reicht es, wenn diese Personen informiert werden (etwa durch das Protokoll)?
Ist ein Moderator unbedingt nötig? Wer der ohnehin Anwesenden könnte die Moderation übernehmen?
Überlegen Sie, ob einige Teilnehmer eventuell nur bei den ersten Punkten der Tagesordnung anwesend sein müssen. Stellen Sie die Tagesordnung gegebenenfalls entsprechend um.
    Wichtig
    Für den Erfolg einer Besprechung wirklich wichtige Personen sind der Leiter bzw. Moderator und der Protokollant. Der Leiter ist gleichzeitig als „Zeitwächter“ für die Einhaltung des Zeitplans und die Begrenzung zu langer Einzelbeiträge verantwortlich.
Spielregeln für die Besprechung festlegen
    Vereinbaren Sie allgemeingültige Regeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit, die an alle weitergegeben werden.
    Hierzu zählen z. B. Redezeitbegrenzungen, das Verhalten in festgefahrenen Situationen, Feedbackregeln und Regeln zur Entscheidungsfindung.
    Vereinbaren Sie mit allen in Ihrer Abteilung für interne Meetings harte Strafen für Verspätungen. Wer zu spät kommt, muss später den Raum aufräumen, für alle das Mittagessen bezahlen oder er darf an der momentanen Sitzung nicht mehr teilnehmen. Das klingt sehr hart, ist aber der einzige Weg, ständige Verzögerungen durch die zu spät Kommenden zu vermeiden. Wichtig ist, dass die Sanktionen nicht zur heimlichen Belohnung für die anderen werden („Wer ist heute der edle Eisspender?“), und dass alle vorher zugestimmt haben. Spätestens nachdem Sie dreimal „durchgegriffen“ haben, funktioniert diese Methode.
Wie Zeit sparen während der Besprechung?
    Achten Sie während der Besprechung auf die zeitkritischen Punkte: ablenkende Unterhaltungen, Abschweifungen, festgefahrene Meinungsverschiedenheiten, pure Machtkämpfe, der tote Punkt, falsche Informationen vorab oder übereilte Beschlüsse sind nicht mehr zielführend. Manchmal sind dann eine kurze Pause oder eine Vertagung bestimmter Punkte besser als das Problem sofort lösen zu wollen.
    Fassen Sie am Ende die Ergebnisse zusammen. Halten Sie schriftlich fest, was wann von wem durchzuführen ist. Vereinbaren Sie benötigte Folgebesprechungen.
    Schreiben Sie Protokolle sofort auf dem Notebook mit, dann können Sie sie im Anschluss an die Besprechung direkt analleBetroffenen mailen bzw. ausdrucken und verteilen. Optimal ist es, wenn Sie das