SEPA und SAP

ist eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Projektrealisierung.
    Das Projekt strukturieren
    Erstellung eines Projektablaufplanes
    Festlegung der Projekttermine und des Projektplans
    Kapazitäts- und Kostenplanung
    Ein SEPA-Projekt stellt das Unternehmen und seine Mitarbeiter vor gewisse Herausforderungen. Um den Überblick zu behalten, sollte das Projekt in kleine Arbeitspakete aufgeteilt werden. Mit einem Projektstrukturplan erstellen Sie Arbeitspläne, die für alle Beteiligten erreichbar sind. Gliedern Sie die Aufgaben in bestimmte Fach- und Themenbereiche.
    Ordnen Sie die Inhalte den einzelnen Zuständigkeitsbereichen zu, indem bei der Planung in Fachkompetenzen aufgeteilt wird. Übertragen Sie beispielsweise dem Debitorenmanagement die Teilprojektleitung für die fachliche Umsetzung der SEPA-Direct Debit. Somit schaffen Sie sich einen Überblick darüber, was für den Projektverlauf erforderlich ist.
    Mit der Projektstruktur schaffen Sie die Ausgangsbasis für die Schätzung der Projektkosten, und damit verbunden die Planung eines Budgets. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie grundlegende Änderungen Ihrer Infrastruktur planen. Mit dem Projektablaufplan strukturieren Sie die zeitliche Abfolge der einzelnen Arbeitspakete. Mit dem verbindlichen Enddatum ergibt sich somit eine klare und eindeutige Planungssicherheit des Gesamtprojektes.
    Definieren Sie im weiteren Verlauf Meilensteine, an denen sich das Gesamtprojekt orientiert. Ein Meilenstein kann beispielsweise die Umstellung der Stammdaten auf BIC und IBAN sein, oder die Einführung der korrekten Ländereinstellung als Basis der korrekten IBAN-Validierung. Mit dem Erreichen eines Meilensteins beenden Sie eine Projektphase und geben die nächste Phase im Projekt frei.
    Mit der Kapazitäts- und Kostenplanung planen und schätzen Sie zum einen die Ressourcen, die Sie für das Projekt benötigen, zum anderen die Kosten der Umstellung.
    Planen Sie den SEPA-Umstieg nur auf Basis der Standard-funktionalitäten. Indem Sie nur die Zahlwege wechseln, dürfte sich der personelle als auch finanzielle Aufwand in einem überschaubaren Rahmen halten. Nehmen Sie die SEPA als Grundlage tiefergehender struktureller Anpassungen, ist oftmals eine Nutzwertanalyse sämtlicher Prozesse notwendig, die in die Kostenplanung einfließen sollte.
8.3 Projektrealisierung
    Mit der Projektrealisierung beginnt die eigentliche Tätigkeit für die Projektmitarbeiter. Neben den rechtlichen und organisatorischen Änderungen wird ein Großteil der Anpassungen im SAP-System durchgeführt.
    Reduzieren Sie zum Zeitpunkt der Realisierung die in der Projekt-vorbereitung identifizierten Risiken. Führen Sie die einzelnen Arbeitspakete nur in enger Abstimmung mit den daran beteiligten Teilnehmern durch. Durch die Komplexität der Änderungen im Zahlungsverkehr können beispielsweise die bestehenden Zahlwege um neue SEPA-Zahlwege ergänzt werden. Sie umgehen damit Probleme, die Ihnen möglicherweise im Live-Betrieb entstehen können.
    Nach der Datenmigration und dem notwendigen Customizing Ihres SAP-Systems führen Sie einen schrittweisen Produktiv-start Ihrer Mandanten und Buchungskreise durch. Sind eine Vielzahl an Unternehmen innerhalb einer Organisationsebene von der Umstellung betroffen, so ist eine bankbezogene Umstellung hilfreich. Sie liefert erste Erfahrungswerte und reduziert die Risiken einer ganzheitlichen Umstellung.
8.4 Projektsteuerung und Controlling
    Steuern Sie das Projekt, indem Sie regelmäßig einen Statusbericht zum jeweiligen Projektverlauf veröffentlichen. Dies kann zu einer festgelegten Periode erfolgen, oder bei Erreichen eines Meilensteins. Des Weiteren können Sie einen Bericht zu außergewöhnlichen Anlässen oder auf Anforderung der Geschäftsführung erstellen.
    Vermitteln Sie zeitnah Ihre Erfolge an alle beteiligten Bereiche. Beziehen Sie dabei auch die am Projekt indirekt einbezogenen Teilnehmer mit ein. In der täglichen Praxis sind die Empfänger solcher Informationen allerdings einer permanenten Überflutung an Mitteilungen ausgesetzt. Erstellen Sie daher zielorientierte Newsletter, Mailings, Portale oder Broschüren, die den aktuellen Projektverlauf, als auch die rechtlichen Rahmenbedingungen vermitteln. Dadurch erreichen Sie eine bessere Akzeptanz im Gesamtprojekt und können alle Beteiligten leichter von Ihrem Vorhaben und Vorgehensweise überzeugen.
8.5 Projektergebnis und -abschluss
    Das Projektergebnis lässt sich im Falle einer SEPA-Einführung