kein ungenutztes Mandatsvolumen aufgrund von Massenverarbeitungsprozessen in der Phase des Mandatsaufbaus zu erzeugen.
6.4.5 Pre-Notifikation
Die gesetzliche Anforderung einer Pre-Notifikation ist nicht zu leugnen. Ein Verzicht oder aber auch ein Ausschluss einer PreNotifikation über die eigenen Geschäftsbedingungen oder über den abgeschlossenen Vertrag sind rechtlich gesehen nicht möglich. Sie müssen somit in Ihrem Geschäftsprozess einen Zeitpunkt hierfür definieren. Bei Energieversorgern könnte die PreNotifikation als Information über die Jahresabschlagsrechnung mit herausgegeben werden.
Zusätzlich zur Klärung der Frage nach dem Zeitpunkt, bleibt die Frage, welche Informationen in der Pre-Notifikation mit enthalten sein müssen. Neben der Mandats-Referenz und der Kreditoren-ID muss die Pre-Notifikation diejenigen Informationen enthalten, die dem Kunden bislang noch nicht mitgeteilt wurden. Dies sind die Höhe der einzuziehenden Forderung sowie der genaue Termin. Bei Branchen wie den Energieversorgern stehen diese beiden Informationen bereits bei der „letzten“ JahresabschlussRechnung zur Verfügung. In den jeweiligen Verbänden wird aus diesem Grund bereits über die Möglichkeit diskutiert, die Jahresrechnung mit der geforderten Pre-Notifikation zu kombinieren. Dies hätte zur Folge, dass zusätzlich zu den bereits vorliegenden Informationen wie Abschlagshöhe und Fälligkeitstermin der Abschläge nun auch noch die Mandats-Referenz sowie die Kreditoren-ID mitzuteilen sind.
Trotz dieser sehr eleganten Lösung zur Abbildung der Pre-Notifikation bleiben noch folgende Fragen offen:
Wie erfolgt die erneute Pre-Notifikation nach Terminverschiebung oder Betragsänderung auf Kundenwunsch hin? Muss die Pre-Notifikation erneut erfolgen?
Wie muss der Prozess der Pre-Notifikation lauten, wenn eine Forderung aufgrund von Rückläufern erneut eingezogen werden soll?
Diese Fragen sollten in Zusammenarbeit mit den Vertriebsabteilungen und einem Rechtsexperten diskutiert werden.
Gehen Sie den Weg der Pre-Notifikation über die Jahresrechnung, so ist zu beachten, dass aufgrund des baldigen SEPA-Stichtages zum 01.02.2014 die letzte Jahresrechnung bereits im Februar 2013 erfolgen muss. Diese Jahresrechnung müsste dann bereits alle mandatsrelevanten Informationen wie Kreditoren-ID und Mandatsreferenz aufweisen können. Sollten Sie nicht in der Lage sein, dieses technische und prozessuale Projekt bereits erfolgreich beendet zu haben, so müssen Sie eine unterjährige schriftliche Pre-Notifikation der Kunden in Betracht ziehen.
6.4.6 Mandatsmigration für Einzugsermächtigungen
Sehr gespannt haben die Unternehmen auf die AGB-Regelung der Banken gewartet. Die Migration der bestehenden Einzugsermächtigungen ist nun da. Aber haben sich die Unternehmen das so vorgestellt? Welche Bedingungen bzw. Voraussetzungen sind bei der Nutzung der AGB-Lösung zu berücksichtigen? Eine Bedingung der AGB-Lösung lautet: „Die Einzugsermächtigungen müssen dem Forderungsinhaber schriftlich vorliegen.“
Die Fragen, die sich im Zeitalter der Online-Portale und Telefon-Service-Center stellen, lauten: Kann das jedes Unternehmen leisten? Liegen die erteilten Einzugsermächtigen tatsächlich vor? Wurden alle Bankverbindungsänderungen ausschließlich schriftlich vorgenommen? Kann diese schriftliche Änderung tatsächlich innerhalb von fünf Bankarbeitstagen der Bank des Zahlungspflichtigen glaubhaft nachgewiesen werden?
Eine Vielzahl der betroffenen Unternehmen kann mindestens eine der Fragen nicht zufriedenstellend beantworten. Infolgedessen sollte über die Konsequenzen nachgedacht und diese bewertet werden. Wenn die Bedingungen für die Nutzung der AGB-Lösung zur Mandats-Migration nicht vorliegen, müssten alle Mandate neu eingeholt werden. Wie streng diese Bedingungen im Unternehmen bewertet werden, muss in dem jeweiligen Umsetzungsprojekt sehr kritisch betrachtet werden. Eine kleine Gegenüberstellung zur Bewertung der Risiken und Chancen könnte wie in Abbildung 6.14 aussehen.
Abbildung 6.14: Bewertung Risiken und Chancen
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Die Beurteilung im Unternehmen kann jedoch nur sehr individuell ausfallen, und die herbeizuführende Entscheidung sollte nur in
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