Simplify Your Life - Einfacher und Gluecklicher Leben

verteilen. Beziehen Sie alle ein, die Ihnen einfallen: Kollegen, Familienmitglieder, jemand vom Studentenschnelldienst, oder nehmen Sie die Hilfe eines Büroservice in Anspruch.
    |31| 3. Wichtig
    In Feld 3 legen Sie alles, was Sie in der nächsten Zeit selber tun müssen. Machen Sie sich dabei klar, was der nächste Schritt sein wird, den Sie mit dem entsprechenden Schriftstück tun werden. Seien Sie bei diesem Stapel besonders geizig!
    4. Wunder
    Mit dem Feld 4 hat es eine besondere Bewandtnis. Hier kommen die Papiere hin, die Sie bereits erledigen können, während Sie noch beim Aufräumen sind, und zwar durch eine der folgenden Sofort-Aktionen:

    Telefon:
Sie erledigen die Sache telefonisch, auch wenn Sie es ursprünglich schriftlich machen wollten. Ist der entsprechende Partner nicht erreichbar, kommt das Schriftstück in Feld 3.

    Fax:
Sie faxen das Originalschreiben mit einer handschriftlichen Bemerkung an den Absender zurück (oder schicken es per Post, falls er kein Fax hat).

    Ablage:
Sie legen es jetzt, hier und sofort in den richtigen Ordner oder das entsprechende Fach Ihrer Hängeregistratur ab (mehr dazu auf Seite 33).
    Die Grundgesetze der Eisenhower-Methode
    Die Vier-Quadranten-Methode funktioniert hundertprozentig, wenn Sie sich streng an diese drei einfachen Regeln halten:

    Bilden Sie keine Zwischenhäufchen.

    Fassen Sie jedes Papier nur einmal an.

    Bilden Sie keine Felder 5, 6 usw.

    |32| Nach einer derartigen Erste-Hilfe-Aktion sind Sie frei für neue Taten. Sie haben eine freie Arbeitsfläche vor sich; die bislang dort gelagerten Haufen sind besiegt. Nun haben Sie Kraft für all die anderen Orte, an denen sich die schlimmste Form von zusammengeballter Materie gebildet hat: der Stapel.

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simplify-Idee 2
Ent-stapeln Sie Ihr Büro
    Auch für Ihr Ablagesystem gilt: Ihr Leben wird leichter, sobald Sie das Grundprinzip »Einfach statt mehrfach!« beherzigen. Vermeiden Sie alles, was »multipel« ist. Das bekannteste Symbol für falsche Mehrfachbelastung ist ein Papierstapel der Sorte »To do«: Jedes Schriftstück steht für eine Aufgabe, die noch erledigt werden muss. Doch dieser Haufen von Papieren verursacht Depressionen. Er drückt Sie nieder, denn er ist undurchsichtig. Sie wissen nicht mehr genau, was er alles enthält. Damit wird der Stapel stärker als Sie. Wortlos sagt er zu Ihnen: »Mich schaffst du nicht!« Dabei ist es ein Irrglaube, dass Aufgaben dann nicht vergessen werden, wenn Sie sie auf dem Schreibtisch liegen lassen. Denn wenn erst einmal genügend andere Unterlagen darüber liegen, ist der Erinnerungseffekt des Schriftstücks dahin. Es ist vielfach erprobt: Die Kombination aus Kalender (mit To-do-Liste) und Hängemappen ist die effektivste und sicherste Methode.
    Teufelszeug Stapel
    Stapel, die Sie niederdrücken, sind nicht nur die Zu-erledigen-Stapel auf dem Schreibtisch, sondern alle derartigen Gebilde. Ein Stoß ungelesener Zeitschriften (die Sie später einmal durcharbeiten wollen |33| ), ein Haufen mit interessanten Zeitschriftenartikeln (die Sie irgendwann übersichtlich sortieren möchten), ein Stapel mit Urlaubsfotos (die eines Tages säuberlich eingeklebt werden sollen), ja sogar ein Stapel mit ungebügelter Wäsche (der demnächst gebügelt werden soll). Es gibt eine Menge Möglichkeiten für Stapel in Ihrer Umgebung.
    Entstapeln Sie radikal! Werfen Sie alles weg, was älter ist als ein halbes Jahr (ausgenommen steuerlich relevanter Unterlagen und unbezahlter Rechnungen). Ganz besonders gilt das für unbeantwortete Briefe. Machen Sie sich klar: Nach so langer Zeit ist beim anderen die Wunde über Ihr Schweigen längst verheilt. Wenn Sie jetzt noch antworten, müssen Sie sich wortreich entschuldigen und kratzen die alte Verletzung wieder auf. simplify-Tipp: Lieber wegwerfen und stattdessen ein paar neue Briefe beantworten!
    Die klassische Methode gegen Stapel ist, es erst gar nicht so weit kommen zu lassen. »Jedes Stück Papier nur einmal in die Hand nehmen und gleich erledigen« ist ein kluges Prinzip, das sich bei einer einmaligen Notaktion wie der Eisenhower-Methode durchziehen lässt. Im wirklichen Leben aber ist es fast nur für Spitzenleute durchführbar, bei denen ein Team motivierter Mitarbeiter darauf wartet, etwas delegiert zu bekommen. In Ihrem Alltag werden Sie eingehende Schriftstücke immer wieder zwischenlagern müssen: Unweigerlich entstehen Stapel.
    Die Hängeregistratur – Ihre simplify-Zentrale
    Das goldene simplify-Prinzip für