Simplify Your Life - Einfacher und Gluecklicher Leben

jeden Papierstapel lautet: Drehen! Bauen Sie Stapel ab, indem Sie sie um 90 Grad kippen und die einzelnen Arbeitsgebiete in eine Hängeregistratur (mit nach oben offenen Mappen) einsortieren. Aus dem undurchsichtigen |34| Stapel wird so ein transparentes Gebilde. Dadurch wird es im wahrsten Sinne des Wortes »einfach«, denn nun hat jede Aufgabe »ein Fach«. Beim Umräumen eines Stapels in die Hängemappen kommen Sie einen entscheidenden Schritt weiter: Sie ordnen, fassen Gleichartiges zusammen und können sogar eine Hierarchie erstellen. Etwa, indem Sie die Mappen mit den wichtigsten Aufgaben ganz nach vorne stellen.
    Was ist damit gewonnen? Ihre Aufgaben müssen Sie natürlich nach wie vor abarbeiten. Aber neu eintreffende Papiere können an der richtigen Stelle einsortiert werden, Sie gewinnen Übersicht, und nach einiger Zeit werden Sie feststellen, dass das dumpfe Stapel-Gefühl nicht mehr auf Ihnen lastet.
    Damit Sie die in einer Mappe verschwundene Aufgabe nicht vergessen, müssen Sie den entsprechenden Job in eine To-do-Liste (am besten die in Ihrem Kalender oder Zeitplanbuch) eintragen.
    Zwischen- statt Endstation
    Ihre Hängeregistratur wird bald zum zentralen Werkzeug an Ihrem Arbeitsplatz, zur Kommandozentrale, in der alle Fäden zusammenlaufen. Das ist sie aber nur, wenn Sie sie als reine Zwischenstation betrachten. Kein Papier sollte dort länger als etwa drei Monate lagern.
    Mit Disziplin und etwas Gewöhnung können Sie Ihre Kommandozentrale aber zu einem treuen und motivierenden Mitarbeiter machen.
    |35| Zehn bewährte Entstapelungs-Regeln
Im Ordner endlagern
Wenn etwas erledigt ist, fliegt es aus der Registratur raus. Dazu ist der Platz hier zu wertvoll. Schriftstücke, die Sie dauerhaft aufheben müssen, dürfen nicht in den Hängemappen bleiben, sondern gehören in einen Aktenordner. Deshalb sollte es zu jeder Hängemappe mindestens einen thematisch passenden Ordner geben. Was nicht aufgehoben werden muss, fliegt in den
Papierkorb
. Die »runde Ablage« hat immer Vorrang!
Außenstationen bilden
Dinge, die nicht in eine Hängemappe passen, sollten Sie anderweitig ablegen. Lagern Sie dicke Schriftstücke in einem
Stehsammler
. In die zugehörige Hängemappe stecken Sie als Erinnerung zum Beispiel den Begleitbrief zum Schriftstück oder die Kopie der Titelseite.
Im Kalender verankern
Das hatten wir schon: Damit Sie sich an die To-do-Aufgabe erinnern, wird sie
im Zeitplaner eingetragen
, und zwar an einem realistischen Termin.
Kluge Namen erfinden
Beschriften Sie die Hängemappen mit
aussagekräftigen Namen
(»Messestand«, »Forschungsabteilung«, »Dienstreisen«) Vermeiden Sie Aufschriften wie »Dringend!« oder »Zu erledigen«. Mappen mit allgemeinen, nicht motivierenden Bezeichnungen werden in der Regel als Erste zu frustrierenden Grabstätten, in denen wichtige Unterlagen verloren gehen. Verfallen Sie beim Ausdenken der Mappennamen nicht in unnötiges Amtsdeutsch, sondern nutzen Sie die erleichternde Wirkung des Humors. Statt »Zu erledigen« »Beantworte mich!«, statt »Rechnungen« »Bezahl mich!«, statt »Auswärtige Termine« »Bloß weg hier!« usw.
Ständig verändern
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Hängeregistratur lebt. Scheuen Sie sich nicht, die Namen der Mappen
häufig zu wechseln
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.
Ihre Hängeregistratur soll ein lebendiges Wesen bleiben. Beispiel: Ein TV-Journalist hat für jeden Filmbericht eine Mappe. Ist der Bericht gesendet, landet das, was unbedingt aufgehoben werden muss, in einem Aktenordner. Die alte Mappe bekommt den Namen eines neuen Filmprojekts. Halten Sie dazu ausreichend Schildchen für die Beschriftung bereit, am besten in der letzten Mappe Ihrer Hängeregistratur.
Schnell reagieren
Es hat sich bewährt, wenn Sie in einer der vorderen Mappen
vorbereitete Brief- und Faxbogen
für Schnellantworten bereithalten. So können Sie in einem Aufwasch Dinge schnell beantworten.
Konsequent nutzen
Prüfen Sie, welche Art von Schriftstücken chronisch auf Ihrem Schreibtisch liegen bleibt, weil sie in
keine
Kategorie
passt. Eröffnen Sie entsprechende Mappen. Dadurch entsteht zum Beispiel die Abteilung »Kinder« (Einladungen zum Elternsprechtag, Klassenlisten, Formulare für die Krankmeldung) oder »Sportverein« (wenn Sie in einem solchen Mitglied sind) oder irgendeine andere.
»Fundsachen« (Zeitungsausschnitte, Broschüren) kommen in die jeweilige thematische Mappe. Gibt es keine, eröffnen Sie eine (zum Beispiel »Persönliche Gesundheitstipps«).
Bewährt hat sich