Simplify Your Life - Einfacher und Gluecklicher Leben

eine Neue-Reisen-Mappe, in die alle Unterlagen für geschäftliche Reisen hineinkommen (Fahrkarten, Reisepläne, Stadtpläne, Hoteladressen, Einladungsschreiben, Reiseprospekte – und zwar nur die herausgerissenen Seiten mit den wichtigen Informationen). Jede einzelne Reise steckt dabei in einer Klarsichthülle. Vor Reiseantritt nehmen Sie die entsprechende Hülle mit und können sicher sein, dass alles Wichtige dabei ist. Während der Reise kommen in die Klarsichthülle alle Unterlagen, die Sie aufheben möchten, vor allem sämtliche für die Reisekostenabrechnung wichtigen Belege. Weil Sie alles Nötige dabei haben, können Sie mit der |37| ungeliebten Abrechnung möglicherweise bereits während der Heimreise beginnen.
Sind Abrechnung und Reise erledigt, stecken Sie ein besonders aussagekräftiges Blatt zuoberst in die Klarsichthülle und stellen das Ganze in einen Stehsammler »Alte Reisen«. Eine einfache und sichere Lösung, bei der nichts verloren geht.
Mappenvorderseite mitnutzen
Schreiben Sie auf die Vorderseite der Hängemappe Telefonnummern, Namen, Adressen, Termine, Mitgliedsnummer und andere Fakten, die für das Thema der Mappe wichtig sind. Wenn Sie die Tasche herausnehmen, haben Sie alle wichtigen Daten auf einen Blick vor sich.
Originell bleiben
Gehen Sie davon aus, dass Ihre Hängeregistratur
alles
organisieren kann, wenn Sie es nur clever genug anstellen. Bleiben Sie kreativ im Entdecken neuer Anwendungen. Am schönsten ist es, wenn Sie Ihre zentrale Zwischenablage nicht nur nutzen, sondern lieben (und anderen Menschen stolz vorführen). Beispiele: Ein Freund des Schreibens mit dem Füller hat eine Hängemappe mit Löschpapier, weil er vorher immer danach suchen musste. Ein Familienvater, der zu Hause arbeitet, hat eine Mappe mit Überraschungen für seine Kinder (Aufkleber, Rätselseiten aus Zeitschriften, kleine Tütchen mit Gummibärchen).
Regelmäßig abspecken
Durchforsten Sie Ihre Hängeregistratur, wenn sie zu voll aussieht. In jeder Mappe gibt es Dinge, die sich längst erledigt haben. Das geht schneller, als viele meinen. Nach
10 Minuten
Wegschmeißen
sind Ihre Mappen in der Regel wieder voll funktionstüchtig.
Träumen Sie angesichts zu voller Mappen nicht von einer »großen Aufräumaktion«, bei der »dann alles« perfekt in Schuss gebracht wird – diese Aktion findet womöglich niemals statt. Machen Sie lieber einen kleinen Schritt, aber den sofort.
    |38| Alternative Mappensysteme
    Von den Firmen
Classei
und
Mappei
gibt es Mappensysteme, die Ihnen den umständlichen Abheftvorgang in klassischen Ordnern ersparen. Bei diesem Verfahren wird nicht der Inhalt einer Mappe aufgeteilt und abgeheftet, sondern die komplette Mappe wird in einem speziellen Plastikcontainer aufgehoben. Sie müssten dazu allerdings Ihre Ordner weitgehend aufgeben und Ihr Büro komplett umstellen.
    Für welches Verfahren Sie sich entscheiden, ist vor allem eine Typfrage. Das System von
Classei
bzw.
Mappei
erfordert von Anfang an eine treffsichere Beschriftung der Mappe, weil sie den Inhalt bis an sein »Lebensende« begleiten wird. Die einzelnen Mappen sind nicht so sehr als Zwischenspeicher gedacht, sondern eher als einfach zu handhabender Ordnerersatz. In einer simplify-Hängeregistratur dagegen landen über 80 Prozent aller gesammelten Schriftstücke früher oder später im Abfall; nur ein Fünftel wird dauerhaft in Ordnern archiviert.
    Die dünneren
Classei/Mappei-
Taschen müssen zum Einstecken von Schriftstücken aus dem Ständer genommen werden. Das Befüllen der Mappen ist bei der klassischen Hängeregistratur eleganter: Sie ziehen die Mappe im Ständer auf und lassen die Schriftstücke hineingleiten.
    Fünf Tipps für dauerhafte Ordnung
    Gleichgültig, ob Hängeregistratur oder Ordner: Unaufhaltsam schwellen die gesammelten Aufbewahrungsmittel an. Die Suchzeiten werden länger, die enthaltenen Informationen veralten, der Platz wird knapp und Ihre Arbeitsfreude sinkt. Das muss nicht sein. Mit Ihrer persönlichen Auswahl von einer oder mehrerer der folgenden fünf simplify-Methoden bekommen Sie die Papierflut ganz bestimmt in den Griff.
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Die Dreierregel
Jedes Mal, wenn Sie in einem stetig wachsenden Informationsordner etwas
suchen
, entfernen Sie drei veraltete Informationen. Denken Sie an das simplify-Prinzip der kleinen Sofort-Schritte. Freuen Sie sich über jedes Stück Papier, das im Altpapier landet: Es erleichtert Ihre Mappen, Ihre Seele und Ihr Zeitbudget.
Der Tauschhandel
Für jede neue