Simplify Your Life - Einfacher und Gluecklicher Leben

Information, die in die Ablage
hineinkommt
, werfen Sie sofort eine ältere hinaus. Betrachten Sie Ihre Papiere nicht als unvergänglichen Besitz, sondern als Gäste, die nicht ewig bei Ihnen bleiben müssen.
Die Zwischendurchstrategie
Legen Sie am Vorabend jedes Tages eine oder zwei zu verschlankende Mappen, Ordner oder Ablagekörbe auf Ihren Schreibtisch. Am nächsten Tag schauen Sie diese »nebenbei« durch, zum Beispiel beim Pausenkaffee, bei Wartezeiten, zwischen zwei Terminen, oder wenn Sie Ihr persönliches Tagestief spüren.
Das Verfallsdatum
Kennzeichnen Sie Mappen oder Ordner, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ihren Nutzen verlieren, mit einem auffälligen »Verfallsdatum«. Zum Beispiel zeitraumbezogene Planungen und Kalkulationen: »Ins Altpapier am 31. 12. 04« oder »Ins Archiv am 30. 6. 04«. Zusätzlich können Sie eine Wegwerf-Erinnerung in Ihre Wiedervorlage legen oder in Ihren Terminkalender schreiben.
Das Projektfest
Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, gehen Sie alle betroffenen Ablagen und Ordner durch. Geben Sie alle nicht mehr notwendigen Papiere und Bücher zurück oder werfen Sie sie fort. Für alles, was später noch gebraucht werden könnte, legen Sie einen Archivordner an. Und dann feiern Sie, dass Sie es geschafft haben!
    |40| So bleibt Ihr Schreibtisch leer
    Zunächst einmal erklären wir hiermit die Debatte »Leertischler« kontra »Volltischler« für beendet – der »Leertischler« hat gesiegt. Mit einem vollen Schreibtisch wird Ihnen das Vereinfachen Ihres Lebens nicht gelingen.
    Der wichtigste Trick: Bauen Sie alles, was Sie bisher auf Ihrer Arbeitsfläche gestapelt haben, hinter sich auf. Installieren Sie dort einen halbhohen Schrank, ein Regal oder einen zweiten Tisch.
    Das Desk-Memory-Buch
    Ein sinnvoller Trick für alle, auf deren Schreibtischunterlagen sich gekritzelte Telefonnummern und allerlei Notizzettel ansammeln: Räumen Sie in regelmäßigen Abständen alles zusammen, schneiden Sie notfalls Notizen aus der großen Unterlage aus und kleben Sie alles in ein Heft mit dem Titel »Was bisher auf dem Schreibtisch lag«. Der Vorteil: Ihr Schreibtisch ist leer, aber im Notfall sind alle Informationen verfügbar.
    Erkennen Sie Staus frühzeitig
    Wenn Sie trotz aller guten Vorsätze mit dem Aufräumen nicht nachkommen, liegt es häufig an einer Kleinigkeit: ein Stau, den Sie auf den ersten Blick gar nicht bemerken, weil er sich am Ende der Ordnungskette befindet.
    Ein Beispiel: Auf Ihrem Schreibtisch sammeln sich die Kontoauszüge. Aber der Ordner mit den Auszügen ist randvoll. Sie müssten einen neuen Ordner anlegen, doch auch das Regal ist bis auf den letzten Zentimeter mit Ordnern gefüllt. Eine komplette Umorganisation des Regals wäre nötig, möglicherweise verbunden mit einer Aufräumaktion |41| des gesamten Büros. Dazu haben Sie im Moment keine Zeit.
    Resultat: Auf dem Schreibtisch stapeln sich bald nicht nur die Kontoauszüge, sondern viele andere Schriftstücke. Sie wissen, dass irgendwo die wichtigen Bankbelege liegen, trauen sich aber gar nicht mehr an die Stapel heran. Ein Teufelskreis.
    Solche Teufelskreise der Unordnung gibt es nicht nur auf Ihrem Schreibtisch, sondern an allen Aufbewahrungsorten: in Bücher- und Aktenregalen, in Schubladen, in Lagerräumen, im Kleider- und Geschirrschrank oder in der Speisekammer.
    Lösen Sie aktuelle Probleme sofort
    Das Schlüsselwort für eine aufgeräumte Umgebung ist »Fließen«. Das Problem ist nicht, dass zu viel Material zu Ihnen hinfließt, sondern dass es zu stockend abfließt. Der Unterschied zwischen Papier-hin-und-her-Schieben und Papier-Management besteht darin, schnell Entscheidungen zu treffen. Die meisten Dinge, die auf einem To-do-Stapel landen, bleiben später doch unerledigt. Wie große Brocken im Ablauf eines Waschbeckens verstopfen sie aber den Fluss, bremsen Ihre Motivation und machen Sie unzufrieden. Dann also lieber sofort weg damit!
    Entwickeln Sie ein Gespür für derartige Staus. Prüfen Sie kritisch: Was hindert Sie momentan daran, die herumliegenden Dinge aufzuräumen? Was ist die Ursache für Ihre Unlust: eine überquellende Hängeregistratur, ein schwer erreichbarer Ordner oder eine noch gar nicht existierende Ablage für ein neues Arbeitsgebiet?
    Denken Sie an das simplify-Prinzip der kleinen Schritte: Sie können und müssen nicht alle Blockaden auf einmal besiegen. Aber wenn Sie einen einzigen Störenfried gefunden haben, dann beseitigen Sie diese Blockaden sofort. Träumen Sie nicht