Taschen-Knigge

anrufen. An Feiertagen und Wochenenden rufen Sie nicht vor 11:00 Uhr vormittags an. Beachten Sie zudem die Mittagspause von 12:30 bis 14:00 Uhr. Ausnahmen sind natürlich Notfälle und wenn eine andere Vereinbarung getroffen wurde.
    Zum höflichen Telefonieren gehört darüber hinaus:
    ▶ SIE MELDEN SICH - obwohl es eine unausrottbare Sitte zu sein scheint - nicht nur mit »Ja« oder »Hallo«. Die meisten Anrufer empfinden dies als extrem unhöflich. Richtig ist, sich mit Namen (unter Umständen auch Vornamen) sowie einem »Guten Tag«, »Guten Morgen« oder »Guten Abend« zu melden. In Familien und Wohngemeinschaften sollte es selbstverständlich sein, sich mit Vor- und Zunamen zu melden, damit dem Anrufer völlig klar ist, ob er mit Vater oder Sohn beziehungsweise Mutter oder Tochter spricht. Und wenn Sie ein Gespräch annehmen, das nicht für Sie selbst ist, schreien Sie bitte nicht laut durchs ganze Haus, dass es dem Anrufer in den Ohren gellt, sondern legen Sie den Hörer beiseite, und rufen Sie die entsprechende Person. Ganz klar: Nachrichten, die für einen anderen bestimmt sind, schreiben Sie am besten auf. Zu leicht gerät ein Anruf in Vergessenheit, und Sie handeln sich unter Umständen Ärger ein.
    ▶ IM GESCHÄFTSLEBEN wird Ihnen die Meldeformel von Ihrem Arbeitgeber oftmals vorgegeben. Ist das nicht der Fall, sollte sie auf jeden Fall folgende Elemente enthalten: den Tagesgruß, den Namen des Unternehmens sowie Ihren Vor- und Zunamen. Dabei empfiehlt es sich, den Tagesgruß an den Anfang zu setzen, da der Anrufer die ersten beiden Silben oft nicht richtig wahrnimmt.
    ▶ ALS ANRUFER ist es ein Gebot der Höflichkeit, dass Sie fragen, ob der Zeitpunkt gerade günstig ist oder ob Sie stören. Geben Sie Ihrem Telefonpartner stets Gelegenheit, sich auf das von Ihnen gewünschte Thema einzustellen. Auch privat kann es nötig und hilfreich sein, sich auf ein wichtiges Gespräch vorzubereiten. Bei beruflichen Telefonaten tun Sie dies stets.
    ▶ IST DAS TELEFONGESPRÄCH beendet, verabschieden Sie sich höflich. Es gibt wohl kaum etwas Unbefriedigenderes oder Brüskierenderes, als wenn der Hörer einfach - vielleicht sogar noch mitten im Satz - aufgelegt wird. Selbst wenn Sie am Telefon eine Auseinandersetzung haben: So viel Zeit und Höflichkeit sollte sein, dass Sie sich verabschieden. Wenn Sie ein Gespräch abbrechen wollen oder müssen, teilen Sie dies dem Anrufer mit, etwa mit den Worten »Tut mir wirklich leid, aber ich muss jetzt Schluss machen!«. Wenn möglich oder nötig, vereinbaren Sie einen anderen Zeitpunkt, zu dem Sie das Telefonat in Ruhe fortsetzen können.
    Wie Sie mit Vielrednern am Telefon umgehen
    Aussagen wie »Lassen Sie uns später telefonieren« oder »Ich rufe Sie später zurück« setzen Ihrem Telefonat zwar zunächst ein Ende, sind aber so genannte Weichmacher. Die meisten Menschen schaffen es einfach nicht, eine Unterhaltung zu beenden, ohne eine Fortsetzung zu versprechen - aus Angst, unhöflich zu wirken. Dabei ist es gar nicht so schwierig: Schaffen Sie durch Verständigungsworte wie »okay« oder »gut« eine Zusammenfassung und fragen Sie dann: »Was kann ich sonst noch für Sie tun?« Wollen Sie ein Telefonat beenden, vermeiden Sie Bestätigungslaute wie »ja« oder »hm«, denn sie animieren den anderen dazu, weiterzureden. Spricht jemand ohne Punkt und Komma, ist die beste Methode, einfach zu schweigen. Kaum jemand hält es länger als 15 Sekunden aus zu reden, ohne dass die andere Seite etwas sagt.

Wie Sie Ihren Anrufbeantworter besprechen
    Heutzutage haben längst nicht mehr nur Firmen und Geschäftsleute einen Anrufbeantworter eingeschaltet. Auch Privatleute nutzen ihn, und sowohl fürs Festnetz als auch fürs Handy gibt es netzinterne Versionen. Achten Sie beim Ansagetext darauf, dass Sie nicht nur laut und deutlich sprechen, sondern sich außerdem kurz halten. Immerhin zahlt der Anrufer die Gebühren. Als Ansagetext genügt eigentlich der Name des Anschlussinhabers, ein kurzer Hinweis darauf, dass er nicht selbst, sondern eben der Apparat spricht, und unter Umständen die Telefonnummer. Selbst das Übliche »Sprechen Sie bitte nach dem Piepton« muss heute nicht mehr zwingend mit aufs Band - jeder Fernsprechteilnehmer sollte eigentlich wissen, wann er auf einem Anrufbeantworter seine Nachricht hinterlassen kann. Leider kommt nicht jeder Anrufer mit diesem Gerät zurecht. Viele hören sich brav die Ansage an und legen dann einfach wieder auf. Zum Teil liegt das an