Was Ihr Chef Nicht Wissen Muss

Missstände künftig beseitigen können;
in welchen Situationen Sie an diesem Tag hätten Nein sagen sollen;
wer oder was Sie besonders motiviert oder positiv beeinflusst hat.

    Gehen Sie diese Fragen im Detail durch. So finden Sie heraus, an welchen Punkten Sie ansetzen und Ihre Arbeitsweise optimieren können.
Kundendienst an Kollegen und Vorgesetzten
    Ein Büro ist keine Insel, und Sie arbeiten nicht allein – sondern mit Kollegen und Vorgesetzten zusammen. Was nutzt es daher, wenn nur Sie funktionieren? Erst wenn das gesamte Team oder die Abteilung gute Ergebnisse produziert, arbeiten auch Sie effizient. Einen Gradmesser, ob Sie wirklich eine Hilfe für Ihre nächste Umgebung sind, haben Sie, wenn Sie sich vorstellen, Sie seien der interne Kundendienst Ihrer Firma. Versuchen Sie einmal, in die Dienstleistungsrolle zu schlüpfen. Füllen Sie diese zur allgemeinen Zufriedenheit aus? Wo herrscht Verbesserungsbedarf? Fragen Sie sich in dieser Hinsicht:
Welche Leistungen erwartet mein Chef von mir?
In welcher Qualität und Geschwindigkeit wünscht er sie?
Welchen Wert haben diese Leistungen für ihn?
Welche dieser Erwartungen erfülle ich in welchem Maß?
Was erwarten die anderen Mitarbeiter von mir?
Wie kann ich deren Wünsche bedienen, ohne meine Pflichten zu vernachlässigen und mein Zeitbudget zu überziehen?
    Betrachten Sie sich immer als ein Teil des Ganzen. Logischerweise fällt von dem Glanz, den Ihre Abteilung oder Firma versprüht, immer auch etwas auf Sie ab.
    Kennen Sie übrigens den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität. Dazu meint der eingangs zitierte Peter F. Drucker: «Effizienz bedeutet, Dinge richtig zu machen. Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu machen.»

E-Mail-Management
    Mit E-Mail hat die Computerindustrie ein Monster
in die Welt gesetzt und wollte doch nur ein Heimzelmännchen
erschaffen.
    Erkenntniss der Fachzeitschrift «PC-Welt»
    92 Prozent aller Vorgesetzten beantworten E-Mails grundsätzlich selbst, ergab die jährlich unter 1500 europäischen Führungskräften abgehaltene Umfrage UPS Europe Business Monitor . Eine Studie des Henley Management College fand heraus, dass diese Beschäftigung wenig einbringt: Im Schnitt hat ein Mitglied der Führungsspitze eines europäischen Konzerns am Ende seiner Karriere dreieinhalb Jahre mit Sichten und Beantworten von E-Mails verbracht – von denen jede dritte völlig irrelevant ist. So verwundert es kaum, dass der unscheinbare Faktor E-Mail sich zum Zeitfresser Nummer eins in der Arbeitswelt entwickelt hat. Dabei ist es recht einfach, ihm einen Maulkorb zu verpassen.
Ablenkungen vermeiden, Zeit sparen
    Managen Sie den Mailverkehr Ihres Chefs: Sie bewahren ihn vor unnötigen Ablenkungen und sparen ihm eine Menge Zeit. Vereinbaren Sie zu diesem Zweck ein bestimmtes Ritual, wie Sie mit eingehenden E-Mails umgehen:

Sichten und bearbeiten Sie die Mails so weit wie möglich.
Alles, was Sie bearbeitet haben, legen Sie in einen separaten Ordner, den Sie mit dem Etikett «erledigt» versehen. Dannkann Ihr Chef bei Bedarf nachschauen, was Sie alles für ihn beantwortet haben, und ist auf dem Laufenden.
Was Sie nicht bearbeiten können, haben Sie zumindest gelesen, und sind somit informiert. Setzen Sie diese Mails für Ihren Chef auf «ungelesen», damit er sie nicht übersieht. Die unbearbeiteten bleiben in seinem Postfach. Lassen Sie seinen Rechner so einrichten, dass Sie automatisch Kopien seiner versandten Mails erhalten.
Richten Sie zwei E-Mail-Adressen ein
    Viele Chefs haben etwas dagegen, dass die Sekretärin Zugriff auf seine Mails hat. Doch leidet darunter der Informationsfluss und eine wirksame Chefentlastung ist so gut wie unmöglich. Überzeugen Sie Ihren Chef daher, dass zwei E-Mail-Adressen eingerichtet werden:
Die Adresse [email protected] nutzt Ihr Chef für die Korrespondenz, die er selbst erledigen möchte.
Für die allgemeine Chefkorrespondenz, die Sie für ihn erledigen, gilt die E-Mail-Adresse [email protected].

    Durch die Einführung beider E-Mail-Adressen erreichen Sie, dass es zu keinen Überschneidungen kommt: Alle Nachrichten, die an die Adresse [email protected] geschickt werden, bearbeiten Sie zuerst für Ihren Chef. Ihr Administrator hat es schnell eingerichtet, dass diese E-Mails automatisch in Ihrem eigenen Posteingang abgelegt werden. So bleibt die Privatsphäre Ihres Chefs geschützt, falls er bislang Angst darum hatte.

Erfolgskiller
    Menschen, an denen nichts auszusetzen ist, haben